文件管理规定课件(修改)

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1、文件管理规定培训行政人事部目录一、总则二、管理职责三、具体规定四、附则第一章总则第一条为推进文件处理工作的规范化、标准化，提高文件处理效率及质量，特制定本规定。第二条本规定适用于淄博彩世界商业运营管理有限公司（以下简称公司）。第二章管理职责第三条各部门文件管理职能由行政人事部负责。第四条各部门文件撰写由文件承办部门拟稿，由该部门负责人审核文件内容。第五条行政人事部总负责审核文字内容、格式、文字校对并制发。第六条各部门都必须严格执行文件管理规定，按职责范围管理文件的各项工作，严格执行有关保密规定，加强文件的规范运作，提高文件办理的效率和质量。第三章具体规定第一节文件的种类第七条常用的文件种类分

2、为以下十种：（一）决定、决议对各部门的重要事项或重大行动做安排采用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项采用“决议”。（二）指示对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。（三）公告各部门决定的重要事项，需要向外宣布，采用“公告”。（四）通告各部门决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，采用“通告”。（五）通知发布各部门重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，转批下级单位的文件，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，采用“通知”。（六）通报表彰先进，批评错误，传达重要情况，采用“通报”。（七）报告、请示向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议采用“报告”。

3、向上级部门请求指示，并需批复的采用“请示”。（八）批复下级部门提出请示后，答复请示事项，采用“批复”。（九）函向外单位联系公务、洽谈工作事项，采用“函”。（十）会议纪要传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。第八条文件的标准行文格式1各类管理类文件包括通知、决议、决定、命令、通报、情况说明、奖惩公告、报告等公司、部门或个人形成的文件均使用《发由》（附件1）格式；并经总经理签发后下发；2呈送上级部门的文件、规定使用《文件会签单》（附件2）格式，各部门内部对负责人单独上报（一事一议）的无需会签的事项，可以在文件正文后由呈报人、部门负责人签字后，报审批人签

4、字批准执行，本着简化办公，提高效率的原则，无需使用《文件会签单》。在呈送件封面上标明文号、文件密级、报送单位、文件主题等，由行政人事部负责交送有关部门在“会签意见”栏内填写意见，再报主管领导批示；3会议纪要使用《会议纪要》（附件3）格式；会议纪要会议时间主持人会议地点记录人会议名称审核人签发人出席人列席人主送抄送会议议程：会议内容：4各单位对外（指公司以外的单位）业务沟通，一律使用《函》（附件4）格式；5凡下级对上级请示涉及与费用有关事项，一律使用《签呈》（附件5）格式；6凡下级对上级请示其他事务性的工作，一律使用《请示》（附件6）格式；7凡各平行部门间的业务沟通，一律使用《工作联系单》（附

5、件7）格式。第二节文件格式第九条文件一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、正文、发文时间、印章、主题词、主送单位、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。（一）标题，应当准确简要地概括文件的主要内容，应标明发文单位、事由和文种，除批转规章规定外，一般不加书名号和其它标点符号。（二）发文字号各单位形成的文件，均按统一标识编号。编号规则：公司代码＋部门代码＋文件类别代码＋年度＋序号。1公司代码：置业公司：ZY运营公司：YY物业公司:WY2部门代码：按类别汉语拼音的首字母组成,采用两位，用于表示该文件的来源单位；部门代码部门代码部门代码发展部门FZ行政人事部门XX工程部门GC销售部

6、门XS业务部门YG秩序维护部门ZX财务部门CW资讯部门ZX客服部门KF工程部门GC企划部门CH预算部门YS材料部门CL3类别代码：按类别汉语拼音的首字母组成，采用两位；文件类型代码文件类型代码文件类型代码请示QS会议纪要JY收文SW通知类TZ工作联系单LX传真CZ签呈QC函件HJ其他类QT4年度：指文件所属年份，采用四位数；5流水号：按类别依文件下发的时间顺序编，每个文件类别单独编号，采用三位数，每年元旦1号从001起编，到年底12月31号结束。上述代码表可以按照实际情况予以变更，每年最多变更一次。例:公司资讯部门请示类2012文件编号为:DTT-ZX-QS－2012-00×。（三）文件应加

7、盖印章。联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。（四）文件如有附件，应在正文之后、单位名称之间，注明附件的名称和件数。（五）文件纸一般用A4打印纸，左侧装订，装订文件一律使用二颗订书钉，装订时纸张翻页口边要齐整。（六）文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。（七）文件紧急程度分为特急、急件两种，注在文件首页右上角，先注紧急程度，再注秘密等级。绝密、机密文件应标明份数、序号。（八）发文单位应