如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位

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1、如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。下文对如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位进行了研究。　　　　【摘要】本文介绍了我国人力资源管理过程中利用人事档案的现状，并探析了人事档案在人力

2、资源管理中作用并如何提高其应用于人力资源管理的策略，为规范我国人事档案管理提供了可行方向。　　　　【关键词】人事档案管理，人力资源管理，作用　　一、前言　　人事档案是全面了解人才，合理使用人才的必要条件，而当今我国人力资源管理中人事档案管理存在有管理不规范，信息化程度不高，信息更新不完全等问题。要提高人事档案管理在人力资源管理中的地位需要设立相关的法律法规，规范人事档案管理制度。　　二、人力资源管理中利用人事档案的现状和困境　　1人事档案内容不全面　　经济改革打破了原有的“铁饭碗”制度，加强了人才的流动，也使雇佣时间变短。在招募人才过程中，由于人事

3、档案的内容片面化主观化，缺少反映一个人的工作能力，同事评价，培训成果，考核成绩等方面的材料，给企业选择合适的人才带来了不便。　　2人事档案缺少时效性　　人事档案中的材料没有及时更新，大多是对当事人长久以前工作的记录，档案内容停留在记流水帐水平上，通常来说，我国的人事档案以五年为一个周期进行整理，对于已经放入人事档案的材料不会再重新核对，添加的材料大多是些考核成绩单，工资表等例行性的东西，缺乏真正反映当事人近期工作生活情况的材料，人力资源管理部门无法根据这些不能及时更新的人事档案为公司选拔和任用人才。　　3人事档案管理信息化程度不高　　计算机管理也被

4、引用到现代人力资源管理中，计算机在对于人事档案管理可以起到收集信息，记录信息和检索等功能。虽然有些单位已经尝试着使用计算机管理人事档案，但在软件设计与开发过程中，大多是程序开发人员设计，没有和专业人事档案管理者进行有效沟通，因此人事档案管理功能没有达到很好地实现。计算机原有的方便，迅速，简洁等特点也没有完全展现出来，反而因为程序设计不严谨产生了信息难以输入，归类混乱和搜索出现错误等各种各样的问题，原有的电子档案也不能得到很好地利用。因此，信息化程度不高和信息化方向的错误对于我国人事档案管理造成了很大的不便，使其难以发挥在人力资源管理中的作用。　　4

5、人事档案管理工作运行效率低　　人事档案收集归档过程非常缓慢，没能结合新技术收集档案，不能跟上现代人力资源管理的信息化水平。同时管理人员在编辑总结档案过程中，由于缺乏外部信息沟通，而现有的档案汇编资料基本上来自于内部的资料，远远落后于现代人力资源管理的发展形势。很多档案管理人员平时没有主动询问，主动服务的想法，往往到档案要使用时才开始汇编工作，更有甚者，才开始档案补写工作，这大大地滞后了人事档案的编辑工作。因此人事档案不能及时的更新反映出当事人的动态，利用效率没能得到有效的提高。而当要使用人事档案时，由于信息化程度低，现在一般使用手工查阅资料，因此查

6、找和调阅人事档案都要花费很长的时间，阻碍了人事档案原有的功能的实现。　　三、人事档案管理在人力资源管理中的作用　　1促进人力资源开发　　人事档案的有效管理可以最大程度的发挥人力资源的作用，为企业寻找到适合自己的员工。避免了人才的埋没，让不同性格的人都能在适合自己的岗位上发挥自己的效用。因此，人事档案的使用能够实现人力资源的最有效配比。真实可靠的人事档案在人力资源部门分配岗位的时候能够促进人力资源部门合理分配，将每个员工分配到合适的岗位上去，并且能够加强公司每个部门之间的联系，实现人力的最优化发展。　　2为考核提供重要的依据　　人事考核已经成为企业现

7、代化管理常使用手段之一。而人事档案在此过程中起到了很大的参照作用，为企业的绩效评估，员工考核等提供了依据。关系到员工日后的职业发展道路和薪酬水平。在绩效考核过程中，人力资源管理部门要充分利用人事档案，分析员工的各方面能力作为绩效考核的重要参考。并将考核依据重新加入人事档案中，形成一个良性循环，保证企业决策和评估的公平性以及科学性。　　四、提高人事档案管理在人力资源管理中作用的策略　　1增强人事档案的真实性。　　真实性是人事档案最基本的要求。人事档案管理工作应定期对于人事档案进行检查、核对基本信息，抛弃虚假夸大内容，增加存档信息等工作。将个人非隐私信

8、息整理分类，建立企业人员数据中心。这些数据库应聘请专业人士管理，以便信息更新有效及时。对于企业的核心人员，如总经理、核心技