人事档案管理在人力资源管理中的作用

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1、人事档案管理在人力资源管理中的作用枣庄监狱技术服务中心山东枣庄277522摘要：在企业制度日益完善的今天，人力资源管理占有重要位置。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，为人力资源活动提供了真实、详细、可靠的员工信息，有效促进了企业人力资源管理与优化配置，受到企业的广泛重视，木文基于此就人事档案管理在企业人力资源管理中的作用进行简要分析。关键词：人事档案管理；企业；人力资源管理；作用1人事档案与人力资源管理1.1人事档案管理定义人事活动中需要记录员工履历、家庭、工作情况等个人信息，以反映员工品德、才能、工作能力与

2、表现，这些记述性的人事活动，就形成了人事档案,以个人为单位保存起来，方便企业查阅、考核、评价等。人事档案管理包括人事档案内容、信息开发利用和括档案收集、鉴定、整理保管、登记、统计在内的档案实体管理。人事档案具有员工信息全面性、人事资源管理现实依据性、整体内容上较好真实性、随员工调动流动性、个人信息保密性五方面特点。1.2人力资源管理定义人力资源管理是在企业战略指导下运用科学的方法、以人力资源规划和职位需求分析为基础，为实现企业目标和员工价值而进行的人力资源合理配置、招聘、培训、激励、约束、考核、绩效管理、保障、福利、薪

3、酬、整合等一系列工作。1.3人事档案管理与人力资源管理关系人事档案管理促进人力资源管理活动进行，是人力资源管理内容之一,是人力资源科学、有效的进行人事管理的基础。员工档案为企业提供全面的基础个人资料，方便人力资源部门管理分析员工情况，进行绩效考核，是人事奖惩、任免的重要依据。人事档案是员工信息、企业工作情况载体。人力资源管理活动如员工招聘、奖惩、调动、加薪等又丰富了人事档案内容，是人事档案来源。科学的人事档案管理提高了人力资源管理的有效性，从而提高企业人力资源部门管理水平，可以有效发挥员工作用，使企业人力资源管理人员合

4、理分配企业员工,为企业效益最大化做出贡献。人事档案管理与人力资源管理相互影响，协冋合作。2人事档案管理在人力资源管理中的作用分析2.1保证企业员工招聘质量人力资源招聘从来源上划分为外部招聘和内部招聘。外部招聘，不可避免的会有企业员工或者人力招聘人员出于托关系、帮朋友等原因推荐熟人来企业工作，即使他们并不完全符合企业招聘要求。这样的行为无疑使招聘质量大幅下降，也会使企业员工小群体化，给企业管理活动带来闲难。人事档案记录员工详细个人情况，可以给人员外部招聘提供重要依据，利于比较甄别，对现冇任职员工履历、来源统计分析，避开同

5、源地区招聘，也是避免企业员工小集团化派系风气的办法之一。内部招聘，人事档案可以反映员工一直以来在企业成长、表现情况以及需求、0标、能力水平，有利于分析员工是否愿意、是否可以胜任新的工作，从而甄选出岗位所需要的人才，提高招聘质量，优化人力资源配置。2.2确定企业人力资源现状人事档案为企业人力资源管理提供当前企业人力资源状态，为资源规划提供帮助。人事档案中有企业员工数量、能力水平、任职、工龄、年龄、身体状况、人才结构等信息，方便人力资源了解分析企业人才需求与供给、人才资源存量，从而及早进行相应人力资源管理活动，保证人力调配

6、等有序正常进行。举例，如果某员工表现突出，冇意向提升并且满足条件，档案管理人员就可将此情况反映给人力资源管理人员，方便人力资源管理进行准备工作，如员工升职后原岗位招聘、新岗位接任、干部及技术人员培训与储备；员工预计暂吋调离原单位，原单位协调工作；根据员工构成，调整岗位与岗位职责，优化人力资源配置等。2.3了解员工地域、文化、风俗，方便沟通、交流与合作企业员工来自不同的地区，即使•一个地区，也会有不冋的信仰、风俗,观念。这些差异，往往使工作出现沟通问题与冲突。人事档案记录有员工民族、地域、经历等信息，管理人员可以根据这些

7、信息分析员工文化特质，提前对员工进行沟通交流，有效避免安排不同文化背景员工合作工作中可能出现的矛盾，也方便进行人性化管理，提高员工归属感，如，对冋族同胞设置清真餐厅窗口等。2.4有利于培训工作针对性开展培训是为来达到预期效果而不是结果，企业人事档案为企业提供的教育背景、年龄、履历、心理、身体状况等可以为培训提供依据，从而使培训冇针对性，效果更理想。比如，年龄大的员工对与知识培训不热心，不如培训身体素质，从而达到保证大龄员工出勤率的效果；对于有上进想法的员工，进行管理培训，为企业人才储备做贡献；对于学历不高的员工，可以进

8、行教育培训，从而提高企业整体文化水平，提高员工对未来新形势的适应能力。针对性培训不仅可以提高员工工作能力，还可以调动积极性，是人力资源管理必须重视的工作。2.5冇利于激励政策针对性制定员工家庭、需求情况不同，企业只奋一种激励政策往往难以达到理想效果。如果销售员工满足现状，就不会对多劳多得高业缋高工资的激励政策动心，如果员工想要深入