让信息技术为档案工作服务

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1、让信息技术为档案工作服务：随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异给档案工作带来了新的模式，那就是档案数字化建设。　　关键词：信息技术档案工作服务　　一、档案数字化建设的具体内容　　1.推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平　　目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者

2、认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。　　2.数字化建设要着眼于提高系统的整体水平　　档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过X络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都

3、可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。　　3.有重点地抓好数据库建设　　目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长

4、期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过X络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。　　二、如何加快档案工作信息自动化进程　　近几年来，各级档案部门都十分注重抓业务建设，也创造了许多适合本地特点的档案工作思路和方法，各项业务工作已走向正规，对当地经济和社会发展起到了积极作用。在这

5、种情况下，紧紧围绕传统档案管理模式做文章，难以有大的作为，而要实现抓特色、抓亮点的要求，就必须打破老圈子束缚。近年来，我们通过进行深入调查研究认为，加快档案事业的发展，必须在实现信息化上有所突破。为此，我们确立了进行档案信息化建设的思路：　　一是坚持长远规划与近期目标相结合。我们认为，作为县级档案部门，由于受人才、财力制约，实现数字化档案馆不可能一蹴而就，必须制定长远规划，分步实施。为此，我们制定了建设数字档案馆的远景规划与近期目标，确定分三步走。第一步是扩大电子文档的接收范围，编制相应检索工具，提高检索速度，为利用者提供了方便、快捷的服务；第二步是筹建档案馆内部局域X

6、络，开通馆内局域X，实现X内档案信息资源共享。第三步是建档案信息X站，实现档案工作面向社会。　　二是坚持全面推进与重点突破相结合。建设数字档案馆需要做的工作很多。我们觉得，各项工作不可能齐头并进，必须抓住一点，集中突破，以此带动各项工作整体推进。馆藏案卷目录录入是基础性工作，也是需要近期攻克的难点。为此，我们把录入作为首要任务，采取分阶段集中录入的办法，将录入任务层层分解到个人，限定时间完成，营造了扎实、积极、高效的工作氛围。　　三是坚持硬件投入与软件开发相结合。近两年，我们先后购买了10台计算机和扫描仪、复印机、照相机、刻录机等设备，并对档案馆舍进行了大：随着社会信息

7、化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异给档案工作带来了新的模式，那就是档案数字化建设。　　关键词：信息技术档案工作服务　　一、档案数字化建设的具体内容　　1.推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平　　目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对