谈加强会计电算化内部控制

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1、谈加强会计电算化内部控制随着计算机在全球商业当中的普遍应用和全球信息一体化，企业越来越重视财会的电算化工作，会计电算化逐渐替代了手工记帐，但也随之带来了许多问题。我们经常可以在报刊、电台中看到或听到有关电脑系统故障或电脑舞弊案件的报道。这些案件所涉及的金额及所造成的损失往往比手工系统大得多。特别是西方发达国家为此付出昂贵代价。我国电脑应用的范围和应用水平还较低，X络化的程度也不高，但电脑方面的案件近几年也时有发生。这些都要求我们必须适应电算化的特点，在电算化的环境下，建立强有力的内部控制，以保证系统的安全可靠。一、会计电算化数据处理风险会计电算化之后，复式记账、借

2、贷平衡原理作为现代会计的主要原则没有变，内部控制的目的也依然如前，某些手工内部控制行之有效的组织措施和规章制度仍可沿用，但是，会计业务统一由计算机完成，虽然在一定程度上减少了差错的可能性，但这种集中处理数据的方式不但使数据处理手段、数据存储的形式发生了变化，而且也带来许多新的问题，面临许多特殊的风险，这些风险主要表现在：1.错误的连续性和重复性。手工会计作业由于从凭证到日记帐、明细帐、总帐均由不同人员计算登录，并定期核对，所以几个人同时出错的可能性较小。而会计电算化系统的所有数据由于都源于凭证，只要一次输入原始数据，系统就会自动进行多项处理，故一旦出错，将引发日记

3、帐、明细帐及总帐直至报表输出等一系列错误。当然，计算机是按人们事先编好的程序和指令工作的，只要程序正确，无论处理业务多繁，也不会出现类似手工处理中由于疏忽而引起的计算或入帐方面的错误，这也是电脑处理高度自动化的优越性。2.数据与责任的高度集中。手工环境中，会计的凭证、日记帐、明细帐、总帐等资料均由不同的责任人员分别记录并保管，未经授权任何人要想浏览所有的会计资料是较困难的。电算化后，所有的会计信息均集中于机器中，特别是数据库技术和X络技术的应用，使数据资料的共享程度更高。如果没有相应的控制措施，未经授权的人员可以轻而易举地利用电脑指令浏览所有文件，某些数据可能被不

4、法分子很方便的拷贝，甚至非法篡改或损毁，而不留下任何痕迹。除了数据高度集中会带来风险以外，电算化的另一威胁来自责任的高度集中。前面已经谈到，手工会计作业的组织分工十分明确，不但如此，其每一作业步骤都有文字记录，包括经手人、审核人、负责人等。而在电算化系统中，原始数据输入电脑后，全部责任将集中于电脑系统，记帐、算帐、报帐等均由机器处理，而没有明确的经手人负责。因此，一旦处理过程中出现纰漏，将无法追查责任人员。3.存储介质变化使数据易于丢失和篡改。与手工存储数据主要是纸质材料不同，电算化系统中数据文件的存储介质大多是磁性材料，如磁盘、磁带、光盘等。存储在上面的数据文件

5、只有经过相应的设备方可阅读，其直观性较差，并且修改、擦除、拷贝均不会留下痕迹。此外，磁性介质在受热、受潮、弯曲、强电磁等影响下都会损坏，由此可造成会计信息的丢失，这是电算化会计系统的又一风险。4.未经授权的软件调用或修改。软件包括程序和文档资料，是电算化系统的核心。系统的操作与维护是严格按文档说明进行，而数据的处理是按设计好的程序运行。如果系统缺乏有效的控制，未经授权的人可非法调用系统，甚至篡改程序，这将使计算机犯罪成为可能。应该注意的是，比未经授权非法调用系统威胁更大的是被授权人的‘监守自盗”行为。由于他们是经过授权的，更具有欺骗性，手段更隐蔽，往往都是在偶然间

6、才被发现，这些事件大多发生于会计、银行、证券等系统，并主要涉及现金问题。5.内部审计监督薄弱。由于我国内部审计制度不够完善，内部审计监督人员素质有限，一般都不太熟悉电算化系统的特点和风险，不太了解电算化会计系统应有的内部控制，更不熟悉如何对电算化会计系统进行审计。因此，高风险的电算化会计系统未能得到有效的内部审计监督。6.对岗位职责分离认识不足，执行不力。按职责分离原则，系统程序员不应操作正式使用的电算化系统，操作员不得接触参与程序设计，不得更改软件和打开数据库修改数据。要严格分清程序员、操作员、管理员的职责，加强各级代码、密码的管理。但一些单位的程序员或系统维护

7、人员可以随时接触系统，甚至顶班操作。也有一部分单位密码互通，同一个人用不同密码完成凭证输入、审核；对系统打印输出资料没有登记、传送、签收制度。7.会计软件的程序控制失效。为了保证储存在磁性介质上的会计信息的安全可靠。财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》对会计软件必有程序控制作了规定。大多数用户单位也或多或少地制定了相应的管理制度，但仅此是不够的，漏洞还比较多，不足以确保会计系统的安全。据调查，许多商品化软件中，设置了一些不应有的功能，使不少必要的程序控制失效。如有些软件设置了反登帐、反结帐、取消审核等功能，违反了记帐后不能再直接修改凭证，结帐后不允许再输入或修

8、改当月凭证