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1、浅析高校档案管理的标准化：档案工作标准化是档案管理发展的必然趋势。标准化是实现档案工作现代化的前提和档案工作科学管理的重要手段,可以节约大量的人力、物力。因此，必须加快高校档案管理的标准化建设，使高校档案信息资源发挥最大的效益。 关键词：高校；档案管理；标准化；现代化 ：G270：A：1672-1578（2011）01-0024-01 档案管理标准化，是指档案管理的程序、质量、标准的制度化、标准化、规范化。具体的来说，是指结合档案管理的工作实际,按照特定的形式和程序,科学地制定、贯彻有关档案的管理标准,使档案管理工作向统一化、规范
2、化方向发展,以保证其发挥更大的社会效益。 1、高校档案管理标准化的内容 国家标准化法“总则”中明确规定：“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督”。从我们档案工作标准化来看，就是以档案科学、技术和管理中重复性事物和概念为对象，制定、修订各类别、各层次的标准，并将其付之实施的过程。进一步贯彻《中华人民共和国档案法》关于"应当建立科学的管理制度便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术同"档案管理现代化"和"加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务"的要求精
3、神，以及上级的各项具体实施要求，全面提高高校档案的科学现代化管理水平。 档案工作标准化实质上是使标准化工作渗透到档案管理的收集、整理、鉴定、编目、保管、利用等各个环节，贯彻到管理工作的各个方面之中，使高校的档案管理活动都能以标准为依据、以标准化为手段，由有关人员共同参与、有条不紊地按标准的规定和要求去实施，使高校档案从形成到收集、整理、保管、利用的全过程都能保持行动的协调统一，从而更好地节约人力、物力，使高校档案信息资源发挥最大的效益。 2、高校档案管理标准化的建设 2.1提高高校全员的档案意识，尤其是校领导的档案意识。领导重视是学校
4、档案信息标准化建设的前提,因此,学校领导干部要带领本单位档案管理工作人员认真学习《档案法》和其它有关档案工作的法律、法规,充分认识档案标准建设在学校发展中的重要性和必要性,加强对档案管理工作的综合管理和达标升级工作的监督、检查和指导工作。 此外，校领导还应增加专管人员的投入，舍得投资,提高档案管理设施、设备的现代化水平。在档案信息管理过程中,不仅观念要更新,知识要更新,随着档案管理标准化建设的开展,档案管理的设施、设备也要经常更新换代,以现代化的设备促进档案信息管理标准化建设,促进管理水平的提高。目前,档案信息管理实行计算机程序管理已成必
5、然趋势,大量的纸张档案正一步步地被电子档案所替代。高校一定要克服经费困难的现状,舍得投资,配备相应的档案管理设备。高校领导也应转变过去那种将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念，要在档案工作中引进竞争机制，制定档案人员岗位职责，把档案工作的完成情况作为部门考核的重要依据，将工作成绩同工资晋升，职称评聘，评选先进等结合起来。为档案人员提供必要的条件、时间和财力，激发他们提高自身素质的自觉性和主动性，加快高校档案队伍建设。 2.2建立健全档案管理制度，促进档案工作规范化。加快高校档案管理制度的修订、完善、更新是档案管理标准化的一项重要内容
6、。为适应档案工作快速发展变化的特点，各高校应采取一系列措施，没有规章制度的学校，着手制定相应的档案管理制度；已有制度的，在此基础上将档案管理规章制度重新修订，编集成册。通过建章立制，规范学校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证。同时，通过完善的制度建设，使档案人员对档案进行有效控制成为可能。 2.3推进实施现代化的科学管理方法。采取现代化的科学管理方法是高校档案工作发展的客观需要和必然趋势。随着高校教育事业的发展，高校档案数量的急剧增加，门类不断增多，工作任务日益繁重。只有应用现代化科学管理方法，才能够提高档案工作的效率和质
7、量。档案部门普遍应用计算机系统工程、目标法管理X络技术，才能对档案信息资源实行有效监督和控制。应用现代化的管理手段，能提高检索速度和质量，提高查全率和查准率，且能够对工作中的大量统计数据进行处理加工，归纳分析。随着计算机技术的快速发展，计算机X络化的普及，档案管理软件的普及应用，国家档案局通过了《档案管理软件功能要求暂行规定》，这项规定的颁布实施，对档案管理现代化建设规范化标准化奠定了基础。 2.4加强档案行政管理部门的监督、指导和科学决策的能力。为了进一步加强高校档案管理，使其切实在标准化、现代化和档案信息资源开发方面取得较好的成效，首
8、先应加强高校档案管理的宏观调控机制，搞好统筹规划和组织协调，继续开展高校档案管理达标升级工作。通过几年来高校档案目标管理达标升级工作的实践，“上等级”这项工作优化了档案工作的内外
