浅析成人高校档案管理的问题与创新

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1、浅析成人高校档案管理的问题与创新潘君（洛阳市职工科学技术学院）摘要：随着我国高等教育改革的不断深入，成人教育事业获得了蓬勃的发展，成人高校档案数量明显增加，己经成为高等院校档案的重要组成部分。然而现有成人高校建立的档案室，其档案管理工作只是停留在收集、整理档案的阶段，档案的利用价值也只是日常的文件查询与档案保管等基木功能。因此，采取什么样的策略进而有效地解决目前成人高校档案管理工作面临的问题，做好成人高校档案工作，满足成人教育改革及社会各方面的需求，是成人高校档案管理工作者义不容辞的责任。关键词：成人高校档案管理问题创新1成人高校档案管理工作面临的问题1.1思想观念陈旧，管理意识淡薄当

2、前成人高校档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足，缺乏系统的认识和理性的思考。有的认为档案管理工作无足轻重，无非就是整理资料之类的事情，只要不出差错就可以了。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带工作，做好做坏无关紧要对学校发展没有什么影响，因而在行动上表现出安于现状的工作态度。这些都是造成成人高校档案管理落后的重要思想根源。成人教育作为高等教育的一种尝试，在各种教学、教研、学牛活动中，形成了许多有价值的文件资料。但是，因为成人教育是一种相对独立性较强的办学形式，人员编制紧张，加上档案管理意识不强，对如何管理好成人教育自身形成的文件，并没有一个统一的标准。使大量反映学校进

3、程的文件材料都散落在各职能部门的负责人或具体的操作人员手中，没有及时归档，档案丢失现象严重。同时许多成人高校的档案管理依然停留在建档、管档、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发和利用，许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津，不能发挥其应有的作用，造成了资源的极大浪费。1.2资金投入不足硬件设备落后成人教育发展时间短，基础建设任务繁重，动辄投资上千万元，有的甚至达几亿元。而在档案管理过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金，同吋还需大量资金支持维护。同时由于落后思想观念的制约，档案管理工作在学校不是“主战场”，学校更愿意或者说习惯将资

4、金投入到科研、教学这些高产出的领域中，无暇顾及档案工作硬件更新问题，配套资金往往不能到位，有吋经费还会被一些更为紧急或者重要的工作临吋挪用，因而无法购置好的硬件设备，建立高起点的档案网络，更谈不上对便件设备的及时更新。因此资金投入不足已成为制约我国成人高校档案管理的最大障碍。造成当前我国大部分成人高校档案管理硬件设备比较落后，与成人高校其它部门或高校非成人教育档案管理部门的硬件形成强烈反差，严重影响了成人高校档案管理工作的服务功能。1.3机构设置不够健全，人员素质较低专业化程度不高大多成人高校的系、部、处室没有专职档案资料管理人员，多数是教学秘书或行政秘书兼任，他们既有日常教学行政事务

5、性工作，又要兼职收集、整理、归档、保存档案等。有的单位是归档吋才随便抓人或频繁换人，由于这些人员业务不熟悉，给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。有些成人高校虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确，导致了实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被被动局面，也影响了整个成人高校的档案政策、法规在学校工作中的贯彻落实。时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。他们不光要拥有档案管理的专业知识热爱档案管理爭业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护并要不断提高自己的档案信息安全防范意识。客观来说当前我国成人高校档案管理人员整体水平不高，

6、已经不能适应档案爭业的发展需要。1.4档案信息缺少开放性，缺乏服务功能随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高。高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广人利用者的强烈要求。然而成人高校由于对档案信息的开发利用价值认识不足，档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，这就失去了互相借鉴与交流的机会。缺乏对信息资源的开发和利用，不能把握信息开发和服务的实效性，这就难以形成信息资源开

7、发和服务功能的多元化，也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动。2创新是解决成人高校档案管理工作面临问题的必然选择针对上述问题，成人高校档案工作要顺应吋代的发展变化，抓住知识经济给档案工作带来的契机，以科学管理原理为指导，以充分发挥档案作用，以方便各部门利用为目标，强化对档案管理工作重要性的认识，增加资金投入力度,完善管理体制，提高档案管理人员的素质，以实现档案的科学管理。从而摆脱传统的服务模式，积极拓展档案服务工作的广度和深度，完善服务功