浅谈文书立卷工作在现代企业的作用

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1、浅谈文书立卷工作在现代企业的作用：随着现代科技的发展，传统的、低效率的手工立卷方式已不再适应快节奏、高质量、高效率的现代企业的发展，并将逐步被电子立卷所代替。文章主要对现代企业文书立卷的必要性，应遵循的原则，立卷方式以及运用现代化办公设备进行文书立卷等方面展开了论述。　　关键词：现代企业；文书立卷　　Abstract:entofmodernscienceandtechnology,traditional,loanualrecordingmodehasnolongeradaptthequickrhythm,highquality,efficientmodernenterprisedevelop

2、ment,andainlyonmodernenterprisedocumentvaluingnecessity,theprinciplethatshouldfolloodernofficeequipment,documentfiling,spreadouttodiscuss.　　Keyodernenterprise;documentfiling　　：F279.23：A：2095-2104（2012）10-0020-02　　　　　　1概述　　在现代企业的实际管理工作中，有许多企业仍将文书工作和档案工作作为两个独立的工作体系，各自为政，独立运行，造成工作运转不畅，工作效率低下。1993年修订通过

3、的《国家行政机关公文处理办法》对文书立卷做了明确的规定。但是文书立卷并过调查：据不完全统计，全国真正推行文书立卷是企业公文处理工作中的一项重要内容，也是现行文书转化为档案的开端。文书立卷密切了文书工作和档案工作的关系，加强了两者的协调和配合，为实现文件和档案的一体化管理奠定了基础。　　2企业文书立卷的作用　　2.1有利于文件的完整和安全　　企业在管理运行过程中所使用的文件包括企业内部印发的文件和由外部送达企业的外部文件，以及有保存价值和参考价值的资料，这些文件材料记录和反映了企业的发展历史和生产经营活动，有的文件材料甚至还反映了企业工作的机密事件，对企业的生存和发展有着致关重要的影响。在日益

4、激烈的社会竞争中，竞争对手为了战胜对手并取得较高的经济效益，刺探对手信息的现象屡有发生。由此可见，对文件进行规范化管理是十分必要的，企业要求文书立卷可以避免其文件材料的丢失。因为文书在文件的处理过程中，对文件材料的流向是十分清楚的，在对文件材料集中整理时可以发现文件是否齐全。如不齐全，可以把部门或个人手中办理的文件收集起来统一整理。企业日常处理的单份文件越来越多，这些零散的单份文件不仅杂乱，而且容易磨损和丢失。如果将零散的单份文件按照一定规格立卷，可以避免文件材料的破损和失散，保证了文件材料的安全和齐全，也便于保存和管理。　　2.2便于查找利用　　企业文件材料是随着企业工作的实际需要而产生的

5、，每份文件都有它特定的使用价值，而且有些文件材料之间有着必然的联系。例如，某企业要扩建厂房，企业向上级和各有关单位申请其所需要的土地、资金时所形成的请示性文件；上级对该工程项目的批复性文件；以及图纸、招投标书、各种施工合同、设备购置合同等等，都是同一项工程中的多种文件材料，他们之间有着密切的联系。对这些文件材料进行整理、立卷，形成一套完整的资料，这就对以后的查找工作提供了便利的条件。若拆散了文件间的固有联系，使文件零散、杂乱无章，查找起来如同大海捞针，费时又费力。因此文书处理部门不仅需要将具有参考价值的全部文件完整在联系，科学、有序、系统地进行整理，并组成案卷，使每一卷都成为精练的、有机联系

6、的文件组合体，为今后的查找利用提供方便。　　2.3为档案工作的开展奠定基础　　文书立卷是文件处理工作的最后环节，案卷移交给档案部门后，文件材料就结束了它在秘书部门的处理和运转过程，进入档案管理阶段。文件材料和档案有着渊源关系，在立卷前是文件材料，立卷后便成了档案，立卷归档工作是两者的“结合部”和中间环节。立卷工作做得好，可以加快文件材料向档案的转化，为档案管理工作的开展奠定基础。　　3如何保证案卷的质量　　一般来说，企业形成的文件有四种类型，即综合性工作计划、报告、总结；会议材料；处理具体业务所形成的文件；本企业编印的刊物。在对这些文件立卷时，一定要从本企业形成文件的整体情况出发，全面考虑、

7、综合分析，：随着现代科技的发展，传统的、低效率的手工立卷方式已不再适应快节奏、高质量、高效率的现代企业的发展，并将逐步被电子立卷所代替。文章主要对现代企业文书立卷的必要性，应遵循的原则，立卷方式以及运用现代化办公设备进行文书立卷等方面展开了论述。　　关键词：现代企业；文书立卷　　Abstract:entofmodernscienceandtechnology,traditional,loanualrecord