采购物资验收管理规定

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1、采购物资验收管理规定1目的为规范企业采购交货的及时性、准确性，提高工作效率，降低运营成本，特制订本规定。2适用范围本规定适用于****公司采购物资的验收管理。3职责3.1仓库负责采购物资的数量、规格、品种验收。3.2各相关使用、质检部门负责采购物资的质量验收。3.3发包采购部负责采购物资的验收入库、换货、退货、索赔等手续的办理。4管理内容与要求4.1采购物资验收流程具体操作流程如图1所示。4.2采购物资验收标准仓库管理部门及质检部门凭借请购部门提供的《请购单》、《采购合同》规定的验收方式及验收标准进行验收。4.3采购物资的常规验收4.3.1数量、外观验收采购人员或供应商将采

2、购物资送到公司指定地点验收，由仓库管理员依照《请购单》及供应商《送货单》进行数量、外观验收，经清点无误后，由仓库管理员开具入库单，并经仓库主管复核。4.3.1.1交货数量超额处理交货数量超过订购数量时，原则上应予退回。特殊情况下，经公司报集团批准或授权批准后依照实收数量付款，否则仅依照订购数量付款。4.3.1.2交货数量短缺处理交货数量未达到订购数量时，原则上应予以补足。特殊情况下，经公司报集团批准或授权批准后依照实收数量付款。4.3.2质量验收4.3.2.1对零星采购物资，一般由仓库管理部门进行质量验收；对采购金额较大、技术复杂、专业性强的采购物资，由专门的质检部门或技术

3、部门依照质量验收标准或合同规定进行质量验收。验收合格后，由检验部门在《入库单》上签名确认或出具《质量验收报告》。对采购金额重大或重要的采购物资，必要时邀请审计、稽察人员现场监督。4.3.2.2对公司暂时缺乏验收条件，无法实时进行验收，需要在使用过程才能检验效果的采购项目，使用部门应在产品的质保期限内使用，以便采购部门认清责任，进行采购索赔。4.3.2.3对暂时无法进行验收，需要安排一定期限观察实际使用效果的采购项目，采购部门可在采购合同中以质保金的形式事先约定。如果在规定的期限内确无质量问题发生，由使用、质检部门出具最终《质量验收报告》。4.3.3到货通知义务仓库在进行数量

4、和质量验收无误后，应及时通知使用部门或计划申报部门前来领取物品，以保障生产经营顺利进行。4.3.4验收勤勉义务货到公司指定地点后，特别是货到付款具有验收期限限制的采购项目，仓库及相关使用、质检部门应及时进行数量和质量验收。4.4紧急采购物资的验收4.4.1在生产经营急需情况下，因来不及检验而放行时，应由使用部门填写紧急放行申请单，经石化公司报集团批准或授权批准后，通知仓库办理入库和发放手续。4.4.2质检人员在放行前应抽取样本供检验，并尽快对样本进行检验，如果检验合格，则继续使用；一旦发现不合格，应立即通知仓库将放行的物料追回，并反馈采购部门，进行换货、退货及索赔处理。4.

5、5不合格采购物资的验收4.5.1不合格品的发现发现质量问题，主要分两种情况：仓库验收时，仓管、质检人员发现质量问题；仓库验收时未发现质量问题，但在使用过程中发现质量问题。采购物资应尽量在合同规定的质量保证期限内使用。4.5.2不合格品的存放对于检验部合格的产品，由仓库或质检人员及时通知采购部门，并将不合格品放入待处理区，以便区分。4.5.3不合格品的处理采购部门接到仓库或质检人员的通知后，应及时查清情况，将信息及时反馈给供应商，与供应商协商处理方案：a)对可让步使用、降级降等使用的采购物资，由采购部门通知供应商降价处理。b)对需要返工、返修或挑选使用的采购物资，由采购部门通

6、知供应商来人处理，返工、返修货挑选后的产品须重新验收合格后方能入库。c)对需要退货的采购物资，由采购部门通知供应商进行退货处理。若供应商有现货调换时，可进行换货处理；若供应商没有现货库存，但近期将安排生产时，可进行补货处理；若供应商无法满足公司的要求时，采购人员应根据采购合格向供应商进行索赔，同时应积极联系其他供应商进行订购。4.6采购物资质量跟踪和售后服务管理4.6.1为了更好地保证采购物资的质量，采购部门应建立采购物资质量跟踪制度、售后服务制度。4.6.2对采购物资在质量保证期内发生质量问题，应积极督促供应商厂商按照合同条款做好产品的“三包”免费服务。4.6.3对采购合

7、同中规定有时间限制的质保金，必须在保证期结束后，由使用单位或质检部门签注“验收合格”的意见后支付。4.7验收记录的保存仓库管理人员应分类建立、保存好供应商的供货数量、交货期记录；使用、质检部门应分类建立、保存好供应商的供货质量记录，作为月度、年度供应商的考核基础资料。