制定接待工作计划和外宾接待注意事项

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1、制定接待工作计划,就是拟定接待方案,其主要内容应包括接待方针、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排等。一、接待计划的主要内容(一)学习目标熟悉接待计划的主要内容。(二)拟定接待计划接待来访者,特别是接待来访团体的第一项工作,就是要拟定出切实可行的接待计划。接待计划的主要内容包括:1.接待方针,即接待的指导思想。2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待,即陪同人员与客人职务、级别大体一样,大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待,即陪同人员比客人职务要高,适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待,

2、即陪同人员比客人职务要低,主要适用在基层。3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑,上一项活动与下一项活动之间既不能冲突,又不能间隔太长。4.接待形式。5.接待经费开支。(三)相应知识我国是一个多民族的国家,在制定接待计划和接待工作时,一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况,供接待少数民族来访者时参考。二、熟悉接待工作具体事项(一)学习目标熟悉接待工作的具体事项,更好地制定接待计划。(

3、二)熟悉接待工作具体事项1.首先要了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。2.填报请示报告卡片,将来宾情况和意图向有关领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待计划和日程安排的初步意见,一并报请领导批示。3.根据来宾的身份和其他实际情况,通知具体接待部门安排好住宿。4.根据实际工作需要,安排好来宾用车和接待工作用车。5.在国家规定标准的范围内,尽可能周到地安排好来宾的饮食。6.根据来宾的工作内容,分别做好以下安排。如来宾要进行参观学习,则应根据对方的要求,事先安排好参观点,并通知有关部

4、门或单位准备汇报材料,组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。7.根据对方的工作内容,事先拟订出各个项目陪同人员的名单,报请领导批准后,即通知有关人员不要外出,并作好准备。8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。9.来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则,安排有关领导同志看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。11.根据领导指示或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排。12.在条件许可的情

5、况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动,如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。13.根据来宾要求,安排好体育活动,通知体育场馆作好场地、器材等准备,并安排陪同人员。14.来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关。15.事先征询来宾意见,预订、预购返程车船或飞机票。16.来宾离去时,安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。(三)相应知识为制定好接待计划,必须熟悉接待工作的具体事项,同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。1.见

6、面礼节(1)致意致意是用语言或行为向别人问好,表示自己的慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如:见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面,或一次活动中初遇,应问好,对方主动问好时,一定要相应回答。打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛,一副面带微笑的面容,声音热情地向人打招呼,是一个成功的秘书人员应具备的素质。(2)握手握手是表示友好的举止,是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手,朋友见面时需要握手,告别时也需要握手。它还是一种表示祝贺、感谢、

7、慰问相互鼓励的善意行为。通常双方相见时,主人,年长者,职高者,女士应先伸手;客人,年轻者,身份低者,男士可先问候,待对方伸手后立即随应再握手。行握手礼时,距离受礼者约一步,上身稍前倾,两足立正,伸出右手,四指并齐,拇指张开向受礼者伸出,在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握,一般3-4秒,礼毕即松开。如初次见面,握手时间不宜过长;如老朋友意外相见,握手时间可适当加长,以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手,时间应较短。一个人与多人握手时应遵守先高后低,先长后幼,先主后宾,先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉,待别人握完后再伸手,也不可同时伸出

8、双手与两人握手。2.引见介绍(1)自我介绍自我介绍是在没有中介人的情况下,树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。通常本人要镇定,充满信心,亲切自然,友善可掬,先向对方点头致意

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