外贸部门管理规章制度

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1、外贸业务员管理(一)日常工作1.8:00之前打开电脑,查收邮件,查看询价信息。2.综合整理一天耍做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为四类:(1)紧急;(2)重要;(3)日常(4)临时3.和在线的客户进行及吋沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出來存入备忘录。4.工作结束之前确认一天的工作结來,将完成和未完成的标注出来。注明完成进度,如有未完成的工作,写清未完成的原因。5.每周一上午8点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划,每周六下午三点前交木周工作总结,并于下午4点开总结会议,做工作反馈和

2、总结。总结内容应包括:(1)所有在跟踪的客户名称,W家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。(2)总结一周内遇到的技术性问题。(3)总结在业务上遇到的问题6.每只对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。7对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析o8.自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。(二)客户开发前期工作1.收到询盘及报价吋,要及吋跟部门经

3、理确认是否已奋同事联系,如没奋,及吋跟踪和处理。2.在与客户商谈过程中,宥涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。如有客户耍求公司没有的证书,需耍跟公司及办证机构联系,进行办理。3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准方口J*邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品厄一个星期,须跟踪样品测试结果。(三)报价及合同签定1.收到客广询盘及报价吋,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部

4、门经理确认相关信息盾在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并耍求客户签字回传。2.收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。需支付仰金需与客户签定佣金协议。3.将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。1.合同盖章后,扫描发给客户确认签字。2.如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。3.双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。(四)安排生产(备货)安排跟单员安排生产订单及报关发货!1.业务员在收到财务确认预付款

5、已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员及吋制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。2.业务员需耍和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。(五)发货1.FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及吋联系货代,确认合适的轮班和发货吋间。2.货物

6、报关出UG,把所宥单据包括商业发票,筘单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。(六)文件资料管理业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。(七)文件管理1.所宥与客户往来及与发货宥关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放,保证所有资料在对应的文件夹下都能找到。2.文件存放说明:BusinessRepo

7、rt下存放业务进展,工作总结。Cust⑽erFile下存放来往邮件,传真,及报价。Packing下放置与也裝脊关的文件,图片。Shippingdocument下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货冇关的单据。保证所宥与客户宥关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。(八)邮件管理统一使用XX邮箱管理。邮件记录需保存。总经理,部门经理有权查看工作邮箱。(九)产品报价程序业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批申价后才可对外报价。(十)合同号登

8、记本业务员签订合同后,必须及吋在合同号登记木上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件枳。具体包括:合同签订n期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。合同号登记本统一挂在部门白板上,以确保所有信息公开透明。(H—)单证保管货物发出十闩后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。(十二)奖惩制度业务员严格按照以上规定执行,对于严格执行者给予激励加分,如违反以上规定

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