采购管理控制程序

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1、1.0目的为合理采购经营商品，确保公司采购品的供货渠道的安全、畅通，从而保证销售正常运转。2.0范围此程序涉及采购信息收集、商品订购、进货验收等过程管理。3.0定义无4.0职责4.1采购部负责收集与传递市场供需信息，并选择适宜的供应商提供公司所需商品，并向合格供应商索取质量报告。4.2配货中心负责商品验收与每年初对大宗商品抽检。5.0程序5.1采购计划5.1.1每年年底根据年度营销数据及市场反馈信息，编写《年度采购计划》。5.1.2《年度采购计划》的审批流程及权限详见《请示批复流程及审批权限分类明细规定》中的相关规定。5.1.3每月与供应商进行沟通，索要供应商近期生产计划，

2、公司根据供应商生产计划、公司库存及市场信息要求，编制月度《商品采购计划表》。5.1.4《商品采购计划表》的审批由采购提出，并由采购部经理审批。5.1.5定制品的开发，每年年初或不定期根据市场需求提出定制品的开发。由营销部收集市场相关信息，包括价格、产品的类型、规格、原料、包装等信息，对定制品的可行性进行分析，并提出定制品设计的概念，形成定制品《推广方案》，附带《请示签呈》，上报集团公司审批。5．2采购需求提出：5.2.1营销部或配送中心根据库存信息与市场信息填写《商品需求单》。5．3采购实施5.3.1所采购的商品由采购员按《商品需求单》的信息，填写《商品申购单》，注明商品名

3、称、预计进价、数量、总价、结算方式、到货时间和相关市场信息。5.3.2经相应各级审批《商品申购单》后，由采购员到财务部申领货款，实施采购。5.3.3对于非计划性商品采购，如紧急采购、特殊采购等，经办人员必须请示并经审批人同意后方可实施，事后补办采购及入仓手续。但新商品的采购必须先审批，再实施采购，不得后补手续。5.3.4对于定制品的采购，待定制品《推广方案》审批后，采购部与合格生产厂商进行洽谈，商定好定制品的原料、包装、价格、数量等相关事宜，再签订生产合同。定制品的配货及货款支付由分管采购领导按照合同条款或送货单审批相关业务。定制品上市一个月后，由营销部对其品质、销量进行分

4、析、评估，编写定制品《推广总结》判定是否达到预期目标，并对后期销售工作提出意见。5.3.5采购商品到货后，由公司茶叶评审小组对新商品进行质量评审，填写《商品质量评审表》，新商品指公司未销售过的品种。5.4商品的验收5.4.1属于公司合格供应商，且其商品具备以下一个条件：检验报告、免检测报告、获奖、参加国家标准拟定或作为行业标准的企业商品，供应商的选择与评估参见《供应商管理控制程序》。公司可对其商品质量可以予以免检开箱检验，对商品品名、规格、产地、出产时间、数量、外观等情况进行验收，检验完后填写《商品验收登记表》。5.4.2每批新开发进货的商品,要求供应商提供经第三方检验机构

5、出具的有关商品质量检验报告。并检查报告是否包含了国家强制性标准要求的质量检验条款。5.4.3如果检验合格，仓管员确认后办理入仓手续，参考《仓库管理控制程序》。5.4.4如果检验不合格的商品，检验员在商品上标识“不合格”，以示区分，合格与不合格的商品应严格分开放置，按《不合格控制程序》中不合格品的识别和控制要求执行，由仓库主管以上人员通知采购部采取有效措施。5.4.3每年初由仓管人员对单一商品低于20件的商品按每一厂家抽查三个商品以上，以免检开箱，对商品品名、规格、产地、出产时间、数量、外观等情况进行检验，检验完后填写《商品验收登记表》。对超过20件大宗商品进行抽样检验，原则

6、上单一商品抽样二个，仓管人员按照《分类茶叶检验规范》的要求进行检验，若两个抽样检验合格即合格,若其中一个样品不合格,再抽二个样品检验,均合格,识别为“合格”商品,若还有一个不合格的,识别为“不合格”商品，记录《商品质量评审表》。5.5商品的定价对所采购的商品，依据市场指导价进行商品定价、调价，参考《商品定价制度》。6.0相关文件6.1HRJ2-CG-02《供应商管理控制程序》6.2HRJ3-CG-01《分类茶叶检验规范》6.3HRJ2-PH-04《仓库管理控制程序》6.4HRJ2-GD-04《不合格管理控制程序》6.5HRJ3-XZ-04《请示批复流程及审批权限分类明细规定

7、》7.0相关表单7.1HRJ4-CG-01《年度采购计划》7.2HRJ4-CG-02《商品申购单》7.3HRJ4-CG-03《商品质量评审表》7.4HRJ4-CG-04《商品检验登记表》7.5HRJ4-CG-08《商品采购计划表》7.6HRJ4-XZ-07《请示签呈表》7.7HRJ4-YX-08《商品需求单》7.8HRJ4-YX-12《推广方案》7.9HRJ4-YX-14《推广总结》8．0流程图8.1商品采购审批流程商品采购审批流程供求合同（1）营销信息（2）市场信息（3）与供应洽谈（4）填写《商品申购单》（5）采