提升档案管理信息化的思考

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1、提升档案管理信息化的思考［摘要］随着我国国民经济的持续增长，档案管理作为一种重要的管理手段，在社会稳定发展中占有重要地位。以往的档案管理工作主要是手工实现，从公文和档案一体化管理，工作涉及内容较广、复杂，可能浪费大量的人力、物力和财力，由于档案载体更多的是纸质，所以在存储中需要占用大面积的空间，由于种种因素无法完整的保存下来。由此，本文主要就提升档案管理信息化展开分析，结合实际情况，提出合理的改善措施，为档案管理信息化建设提供切实的保障。［关键词］档案管理；信息化；档案信息平台中图分类号：TF046.6文献标识码：A文章编号:1009-9

2、14X(2016)17-0128-01在当前信息时代背景下，档案管理工作中开始引进更多现代化管理技术和设备，促使档案管理信息化发展，这就需要档案管理人员能够明确认知，转变传统的管理理念，掌握更加先进的计算机知识和技术，构建完整的档案管理数据库，促使档案管理工作更加便捷和高效，为用户提供信息检索、查询和传输等服务。但是，由于很多档案管理部门的领导干部对于信息化建设认知存在局限，缺少信赖，未能给予足够的支持，造成档案信息化建设发生偏离。由此看来，加强档案管理信息化研宄是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。一、档案信息

3、化管理的意义档案管理信息化，主要是指在国家档案行政管理部门的统一规划下，全面应用现代化信息技术，整合档案资源，辅助档案管理工作开展，提供更加优质的信息服务。总的说来，档案信息化就是指从以往人工档案管理模式转变为信息化档案管理模式，从以往的纸质档案载体变为数字化档案载体，可以实现档案信息传输、存储和利用一体化功能，实现更广范围的信息共享和传递［1］。档案是对原始数据资料的记载，同时也是长日常工作有序开展的重要参考依据，应用现代化信息技术，促使档案信息化发展，为档案管理工作开辟了一条新的发展道路，更好的迎合时代发展需要。主要表现在以下几个方面

4、：其一，改变了档案载体。传统档案载体为纸质，档案信息化建设则将档案存储方式变为虚拟数字化形式，并不具备实体，所以在查询和使用档案信息时只需要从数据库中调取即可，数字化档案信息利用效率更高，同时不需要担心档案损坏。其二，提高档案的利用效用。档案管理工作主要是为人们获取信息提供更大的便利，传统的档案从信息收集、存储和使用过程较为繁琐，档案形成时间奇偶奥长，而信息化档案管理则为档案管理提供新的途径，利用效率更高。其三，为档案重利用功能提供保障。传统档案在利用中十分不便，而信息化档案管理只需要账号和密码，即可在权限范围内实现人机交互，充分利用档案

5、信息资源。二、档案管理信息化中存在的问题（一）缺少专业的决策者档案管理信息化建设中，主要是对传统管理理念的转变，作为档案管理部门的领导干部，应该充分发挥自身引导性作用，提高对档案管理信息化建设重视程度。但是，很多档案管理部门的领导干部自身专业素质并未达到实际要求，对于信息档案管理认知存在局限，难以更加有效的接受，加之传统思想的影响，导致对新知识接受能力较弱，自然就谈不上专项研究，决策管理存在较大局限［2］。（二）缺少专业信息化人才档案管理信息化建设中，对于专业的信息化人才尤为匮乏，斌去给存在着不同程度上的管路部门和机构不合理现象，管理人员

6、整体素质有待进一步提升。档案信息化管理是一项系统且复杂的工程，需要大量的专业信息化人才来满足设计工作需求，但是当前体制中仍然存在较大局限，无法满足实际工作需要，较之其他部门而言，档案管理部门自身社会地位和资源中存在较大的局限。基于此，档案信息化人才流失，严重制约档案管理信息化建设[3]。三、提升档案管理信息化对策（一）加强档案信息平台建设在信息化背景下，为了能够提供更加优质的信息服务，应该一个用更加安全、稳定的数据管理系统，杜绝外来数据来源，防止外来病毒、木马入侵，盗取或篡改数据库资料信息。还应该派遣专人做好数据库的维护和更新，为档案管理

7、信息化提供更坚实的保障。（二）加强科研工作伴随着科学技术的快速发展，大量现代化信息技术涌现，并被广泛应用在档案管理工作中，越来越多新型档案载体，为档案信息安全管理工作带来了更大的挑战，加强档案载体保护标准化成为今后乃至未来的主要研究内容。加强档案载体保管方法和内容安全的研宄是尤为关键的，促使档案管理工作更加标准化[4]o(三)强化档案管理人员综合素质信息技术在档案管理中应用，对于管理人员的知识结构同样提出了更高的要求，应加强专业能力和业务素养培训，优化队伍人员结构。不断强化档案管理人员的业务能力，掌握更多新知识和新技术[5]。结论：综上所

8、述，在信息化时代背景下，现代化信息技术在档案管理中应用，为其开辟了新的发展途径，全国范围内的档案管理工作掀起了一场轰轰烈烈的信息化管理热潮，在一定程度上推动了我国档案管理工作发展。参考文献：[