excel资料库基本概论

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1、EXCEL資料庫基本概論資料庫基本觀念介紹在資料庫中，每一欄稱為一個欄位，每列則稱為一筆記錄，第一列的名稱就稱為欄位名稱建立清單的原則：1.範圍的第一列為各欄位的名稱，其餘為資料列2.欄位名稱與資料列的格式最好是不一樣的格式3.同一欄的資料都須具有相同的性質4.欄與欄、列與列之間必須相鄰，清單範圍內不可有空一整列或空一整欄(兔兔建議，一個資料庫放在一張工作表內)5.如果工作表內除了清單之外，還有其他的資料，則清單和其他資料之間，至少要隔一個空白欄或空白列輸入資料的方式法一：在表單上直接輸入，但是最好執行視窗／凍結視窗的命令，將標

2、題欄的欄位凍結起來，以便輸入上的方便法二：1.將游標移至表單內，執行資料／表單的命令，會出現下面的畫面2.按新增的功能，可以輸入新的資料3.按刪除，可以刪除該筆資料資料／表單，雖然有尋找及篩選等功能，但是建議若要尋找某筆的資料，用編輯／尋找的功能比較快速且實用。若要篩選資料，用資料／篩選的功能多且迅速。按找上一筆，找下一筆鈕，或利用捲軸，可以瀏覽清單中的所有資料記錄。也可以用方向鍵的↑↓鍵作上下移動，而PgUp,PgDn鍵則可直接移到第一筆，最後一筆記錄資料的排序排序是將清單資料按照某個順序重新組織排列，這有助於資料的觀察與分析

3、·依據：Excel可以設定三個排序的值·方式：有遞增(由小而大 )和遞減(由大到小)二種方式·自訂：由工具／選項／自訂清單去自訂系統所沒有的順序，如台北、台中、台南、高雄　問題：部份排序該如何做？先點在欲排序的主欄位上／標記欲排序的儲存格／按排序鍵　　　自訂清單工具／選項／自訂清單1.橫式輸入，例：趙、錢、孫、李新清單／趙,錢,孫,李／新增2.直式輸入，例：周、吳、鄭、王新清單／周吳鄭王／新增3.匯入清單，例：台北、台中、台南、高雄先按後標記：按紅點／標記／匯入先標記後匯入：標記／工具／選項／自訂清單／匯入刪除清單點選欲刪除項目

4、／刪除自動篩選篩選也是呈現記錄的一種方式，它會將不符合搜尋準則的記錄暫時隱藏起來，使清單中只留下你要的記錄1.將游標放在表單內任一儲存格內2.執行資料／篩選／自動篩選的命令，在欄位名稱上會出現有下拉式按鈕3.在下拉式按鈕按一下，會出現下方的畫面來4.若是點取全部，則全部會顯示出來，另外的全部被隱藏起來5.自訂：可以一欄中，設定兩項篩選準則部份篩選(兔兔秘技)篩選過程中，事實上也不需全部都要篩選，若只要部份篩選，則方法如下1.標記欲篩選欄位名稱2.資料／篩選／自動篩選　篩選後資料的應用篩選後所留下的資料，仍可以比照一般工作表的資料

5、進行各種處理。例如，將它們加以排序或列印出來，也可以利用這個範圍來繪製圖表·移除所有欄位的篩選：資料／篩選／全部顯示·取消自動篩選箭號：資料／篩選／自動篩選取消打勾　選擇篩選資料篩選可以很快找到同分類的資料，方便作後續各種處理。圖例為篩選中的畫面圖例為篩選後的結果畫面，下拉選單及左側在篩選後均呈藍色　清單小計功能自動小計功能，可以很快速地為清單加上一些摘要資料而不需自己設計或輸入公式。但是要使用清單小計功能之前，必須決定下列三件事：分組、使用的函數及進行小計的欄位要在清單中插入自動小計，首先要考慮資料分組的問題資料／小計分組小計

6、欄位：為了讓Excel能夠正確的分組，在使用自動小計前，最好能將清單先排序，其排序鍵就設為分組的欄位使用函數：在自動小計內提供了許多計算函數，可以依其需要，在下拉式選單中選擇新增小計位置：欲求Word、Excel、Access的總和，就是小計的欄位小計交談視窗還有三個多選鈕，其用法如下：1.取代現有小計：系統會自動標示這個多選鈕，所以即使你執行多次的自動小計，最後的結果也是每一組只有一列小計，新的小計是會將原來的小計取代掉。如果希望將每一次的小計都保留下來的話，請取消本鈕2.每組資料分頁：若標示本鈕，則Excel會在每一組資料的

7、下方插入分線，因此，若將這份清單列印出來，則每一組資料都會列成一頁1.摘要至小計資料下方：Excel會自動標示本鈕，所以小計列和總計列都是位分組資料的下方。若是取消本選項，則會跑到上方取消小計若要將清單恢復原狀，只要在小計交談視窗內按一下 全部移除 即可 資料合併公司內可能有許多銷售地區或分公司，各個地區的銷售資料或會計資料，必須合併彙總成為全公司的銷售資料或會計資料，Excel的合併資料功能，使這類的合併工作更容易得多了合併後的範圍，稱為目的範圍，而來合併的範圍，稱為來源範圍。來源範圍最多可以255個，可以相同的一個活頁簿內不

8、同的工作表，也可以來自不同的活頁簿資料合併：可以依來源範圍的位置是否相同，分為兩種方式1.依據位置合併：即所謂來源位置都是一樣的2.依據類別合併：即所謂來源位置都不一樣的，這可能是各分公司的銷售產品不太一樣樞紐分析將游標放在欲被統計之工作表範圍內資料／樞紐分析表