公司归档文件整理细则

《公司归档文件整理细则》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、公司归档文件整理细则为适应档案管理现代化的需要，对原有的“立卷”归档工作进行改革，以“简化整理、深化检索”为宗旨，简化工作环节，提高工作效率，规范归档文件的整理方法，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），制定本办法。1．范围本办法规定了归档文件整理的原则和方法。本办法适用于集团公司各分支机构，各直属、全资、控股单位。2．定义2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料（不涉及科技、会计、声像、实体档案）。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，

2、使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，本单位的批复与基层的请示为一件，本单位的请示与上级的批复各为一件。3．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4．质量要求4.1归档文件应齐全完整，破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5．整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，

3、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。5.2分类归档文件可以采用年度－机构－保管期限、年度－问题－保管期限、年度－保管期限等方法进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。5．2．1年度－机构－保管期限分类法此法适用于推行部门整理归档文件的单位。分类方案为:2002年：总经理工作部－永久、长期、短期安全生产部－永久、长期、短期5.2.2年度－问题－保管期限分类法此法适用于档案室或文书部门按问题整理归档文件的单位。分类方案为：2002年：党群类－永久、长期、短期行政类－永久、长期、短期5．2．3年度－

4、保管期限分类法此法适用于内部机构设置简单的基层单位或每年形成文件数量不多的单位。此类方案为：2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。来文与复文、随文办理的签报、收文、处理签等一起归档。跨年度请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年归档。对文件有问题的，应在备注栏中加以说明。统计报表可成套集中排列。5.4编号归档文件应依分类

5、方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容（见附录）。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号（这项不用填写）。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注（这项不用填写）。5.4.5机构：作为

6、分类方案类目的机构名称或规范化简称。5.4.6分类号：根据《电力工业企业档案分类表》的三级类目。5.5编目归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见附录）。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者（与印章相符）。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年

7、月日，如20020909。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并编封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目（见附录）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应适用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×2

8、20mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20、30、40mm。5.6.1.