合同档案管理规范

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1、合同档案管理规范　　篇一：合同档案管理制度　　合同档案管理制度　　一、合同档案管理原则　　本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法　　为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管

2、理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。　　1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。　　2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。　　3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。　　4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。　　5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。　　6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分

3、类编号，编制合同统计清单。　　7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。　　8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。　　9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。　　10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。　　11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。三、合同档案的移交　　1、正式签署

4、合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。　　2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。　　3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。　　4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。附件：1、合同借阅登记表；2、合同档案移交清单。　　合同借阅登记表　　合同档案移交清单　　篇二：合同档案管理制度　　1.目的：为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。　　2.范围　　本公司。　　

5、3.操作规定　　一合同的签订　　1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是经公司授权的代表人员,受托人必须对本企业负责。　　2、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，并要求对方当事人提供营业执照，组织机构代码证和税务登记证等证明文件。　　3、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。　　4、合同除即时履行外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。　　5、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。　　6合同内容应注意的主要问题是：　　、部首部分，要注意

6、写明双方的全称、签约时间和签约地点；　　、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；　　、结尾部分：注意双方都必须使用公章，原则上不使用合同专用章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。　　7、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖。　　8、任何人对外签订合同，都必须

7、以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者视为严重违反公司规章制度,触犯国家刑事法律规范的,依法追求其刑事责任.　　9签订合同时，应当使用公司内部合同标准文本，如对方当事人要求使用对方合同的，应当先将合同交法务审核，并根据法务的修改意见进行谈判,并将达成的合同意向书面化并走会签流程.　　二合同审查制度　　10、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订,审批内容包括合同文本是否为公司的标准文本（包括公司标准安