浅谈对行政许可案卷整理的几点认识

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1、浅谈对行政许可案卷整理的几点认识农业局侯志华行政许可案卷是行政机关实施行政许可法定职权的全过程记录，是参加行政复议及诉讼的唯一证据，是执法工作档案，也是行政机关内部监督检查的凭证。简单的讲，从一份案卷可以了解一项许可、一个问题的处理过程。为了规范行政许可行为，提高案卷制作质量，区法制办、区行政服务中心、区档案局组成联合检查组，从9月30日至10月29日，对进驻区行政服务中心所有窗口的许可案卷进行了专项检查。从11月1日至12月20日，区法制办对区政府各部门、区直有关单位的行政执法案卷进行检查评比。从11月16日起，青岛市法制办对全市行政处罚案卷和行政许可案

2、卷进行检查评比。11月11日至12月10日，区法制办组织有关部门人员及有关专家共同组成评审小组，对各单位开展的行政执法案卷评查情况进行重点检查，随机抽取一定数量的案卷（行政许可和行政处罚案卷均不少于2卷）进行评查，同时对各单位推荐的案卷进行集中评审，确定2010年度十佳案卷，对评选出的十佳执法案卷进行通报表彰。从市、区两级法制机关近期对行政执法案卷多次检查评比可以看出案卷在行政执法和档案管理中的重要性。本人结合工作实践，谈谈对整理行政许可案卷的几点认识，仅供大家参考，希望对今后整理案卷工作有所帮助。今天到会的领导和同事长期从事行政执法工作，工作经验丰富，是

3、技术上的能手，业务上的高手，同你们相比，本人的认识还是粗浅的，有不对、甚至错误的地方，肯请批评指正。一、行政许可案卷的释义可从三方面理解：理论界把行政许可案卷理解为，是对行政许可程序本身的记载以及行政许可9行为所根据的一切文献资料，具有程序性、唯一性、封闭性、客观性、整体性、相关性和多样性的特点。强调行政许可案卷对行政许可程序的反映，追求案卷的完美性。（关于它的完美性，下面的内容基本都涉及到）实务界把行政许可案卷理解为，是按照一定的主题和过程，对内部特征和外部特征的关联性进行排列、编注页码、填写目录，并装订成册的行政许可文书的组合体。强调行政许可案卷对行政

4、许可过程的反映，追求案卷的客观性。通俗的讲行政许可案卷就是将在行政许可过程中按照行政许可程序形成的文书，按照一定规则装订起来的卷宗。二、封面的整理（一）封面格式各单位使用的案卷封面格式不一样，有的是本系统上级机关规定的格式，有的是本单位根据工作实际制定的格式，但是不管何种格式，主要内容应包括：⑴制发文件的机关、即文件的发文机关，⑵案卷类别，⑶申请人，⑷申请事项，⑸许可决定书文号，⑹受理日期，⑺办结日期，⑻受理部门，⑼受理人，⑽办理结果，⑾归档日期，⑿归档号，⒀保管期限，⒁本卷共件页，⒂全宗号，⒃目录号，⒄案卷，等等。（二）单位名称1、应是行政许可实施主体，

5、分三类：一是依法具有行政许可权的行政机关，能以本行政机关名义在法定职权范围内作出行政许可决定及相关文书。政府和政府所属部门都属于行政机关，但并非所有的行政机关都能够实施行政许可。只有法律、法规、规章明确规定有行政许可权的行政机关，才有权实施行政许可。二是法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，能以本组织的名义在法定授权范围内作出行政许可决定及相关文书。具有管理公共事务职能的组织，是指承担着管理公共事务的责任的组织，9如医院、学校、图书馆以及一些公用事业机构等。这类组织经法律、行政法规和地方性法规的授权，也可以实施行政许可。三是依法受委托的行政机关，能以

6、委托行政机关的名义在委托范围内作出行政许可决定及相关文书。一些行政机关虽然具有行政许可权，但囿于某方面原因，可能无法有效实施行政许可。此种情况下，这部分行政机关可在其法定职权范围内，依照法律、法规、规章的规定，委托其他行政机关实施行政许可。2、不能作为行政许可实施主体的，可分三种：一是以非法定行政主体的名义实施行政许可的；二是以非法定授权组织的名义实施行政许可的；三是实施的行政许可超出其法定职权的。3、单位名称应是执法主体的名称，例如：青岛市城阳区*******局；不应是执法主体下面承办部门（科室）名称。4、单位名称应写全称或通用简称，不应写日常口语简称，

7、尽量不要写通用简称，写通用简称有时不同的检查人员会有不同的掌握标准。（三）案卷名称：案卷名称应是“行政许可案卷”，有副卷的话，应分别标明“正卷”、“副卷”；依法不能公开的材料和对许可事项集体讨论的记录，应当装入副卷。（四）申请人：写申请人的全称，与案卷内的申请人名称要前后一致。（五）申请事项：事项名称不清，不能揭示或不能全面揭示事项内容的,应根据事项内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。（六）文号：行政许可决定书的发文字号。（七）受理日期、办结日期：应标注年月日，文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位

8、，前加“0”。（八）受理部门、受理人、办理结果、归档日期要据实填写