行政管理之高效率开会

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1、行政管理之高效率开会　　每个企业都要开会，会议的主要目的就是解决问题，但许多厂子由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。　　先小结下：　　1.要严格遵守会议的开始时间。　　2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。　　3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。　　4.在会议进行中要注意如下事项：　　1)发言内容是否偏离了议题?　　2)发言内容是否出于个人的利害?　　3)是否全体人员

2、都专心聆听发言呢?　　4)是否发言者过于集中于某些人呢?　　5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?　　6)是否某个人的发言过于冗长呢?　　7)发言的内容是否朝着结论推进呢?　　5.应当引导在预定时间内做出结论。　　6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。　　7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。　　8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。　　9.把会议签名放在会议完毕之时，一是最后参加人数，二是对会议内容的肯定与确定。　　(二)会议禁忌事项　　1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)　　2

3、.不可从头到尾沉默到底。　　3.不可取用不正确的资料。　　4.不要尽谈些期待性的预测。　　5.不可做人身攻击。　　6.不可打断他人的发言。　　7.不可不懂装懂，胡言乱语。　　8.不要谈到抽象论或观念论。　　9.不可对发言者吹毛求疵。　　10.不要中途离席开会的目的　　1、集思广益的渠道：通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。　　2、会议显示一个组织或一个部门的存在，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。　　3、会议是一种群体沟通的方式　　开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技

4、的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过　　E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直　　接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。实现有效沟通是会议的一个主要目的　　4、通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。　　5、许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度;同时，借助会议这种　　“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛

5、盾。　　6、达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。　　即：说明原因与困难-----发现问题并寻求解决办法----衡量事情轻重缓急-----想出新点子-----评意新点子----确定执行方法　　7、利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。　　8、月总结、年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。　　9、经理或主管为了体现自身的存在价值，巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位，培训上阶员工　　会议的种类　　会议可

6、以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。　　按人数分类　　按开会方式分类　　按开会目的分类　　●团体会议　　●一对一会议　　●全公司会议　　　　●面对面会议　　●电话会议　　●视频会议　　●宣布人事安排、生产安排，讲解企业制度的会议　　●总结表扬与缺失教育的会议　　●临时处理突发事件的会议　　●周月总结和事务处理团队会议　　●集思广益的会议　　会议的频率　　每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决

7、问题、达到目的。　　1.固定的部门会议：建议最月一次，不要多于一周一次，会造成拖沓的不良习惯。　　2.全体会议：最好每两月一次，频繁会造成各方面负担。　　3.处理突发事件的会议：随时，但能在桌边解决的问题决不进会议室，频繁会倒员工觉得有一定压力，让员工觉得公司管理无条理。　　4.一对一会议：一对一也叫相互沟通，要经常安排去做，利用一对一沟通预防和纠正员工的思想与行动，但每次时间不要长于48分钟。　　会议成本的计算　　会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目。　　1.会议的时间成本：　　参加会议人

8、数*(会议准备时间+与会者参加时间+会议记录与相关资料管理时间+会议相关管理时间)　　开会时间成本*与会人员平均薪资=会议成本　　2.直接的会议成本　　纸张，电费，文件准备费用，电脑投影仪等。　　3.效率损