大汉技术学院公文处理办法

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1、大漢技術學院公文處理辦法中華民國95年7月19日第880次行政會議通過中華民國100年3月16日第996次行政會議修訂通過中華民國104年6月3日第1100次行政會議修訂通過第一章總則第一條本校為加強文書管理，有效控制公文處理之流程速度、提高行政效率，特參照行政院訂頒《文書處理手冊》暨教育部公文處理程序，訂定本辦法。第二條本校文書之種類如下：一、令：發布法規命令及人事命令時使用。二、函：本校對校外機關或校內各單位間行文時使用。三、書函：用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見、答覆簡單案情、寄送普通文件書刊，或為一般聯繫、查詢、通報等事項之行文時使用。四、簽：各單位處理公務、表達意

2、見，以供主管作決策之依據時使用。五、公告：各單位對特定之對象宣布周知，並張貼於布告欄時使用。六、通知：各單位對特定之對象或單位有所告知時使用。七、聘書：於聘用一、二級單位主管、教師、各委員會委員時使用。八、證明書：於證明教職員工之服務、離職、考績、在職或學生修習學分、轉學、畢業、操行、兵役等證明時使用。第三條本校公文處理時限基準：一、特急件：隨到隨辦。二、最速件：不超過一天。三、速件：不超過三天。四、普通件：不超過七天。第四條文書處理應以「隨到隨辦」、「隨辦隨送」為原則，不得無故積壓。第五條文書製作應採「由左至右」、「由上而下」之橫行格式。第六條來文之受文者為「大漢技術學院」

3、之重要公文，非經授權，各級主管不得自行核判。6第七條本校公文撰擬核判程序規定如下：一、擬辦：承辦人。二、初核：系、組主管。三、覆核：行政單位主管。四、會核：各有關單位。五、綜閱：秘書室（承校長之命）。六、判行：校長。承辦公文應按公文處理程序逐級核轉。第八條承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。第九條每月1日至10日前須填報學校前一個月收發文電子公文及紙本統計申報表至教育部彙整。第二章收文處理第十條總收文之作業程序分為：來文(公文交換傳輸)、分文、遞送、稽催、歸檔等。第十一條來文(公文交換傳輸)處理：一、來文電子

4、化線上接收作業：透過電子公文交換傳輸，每日經由ＩＣ認證卡讀取公文，庶務組依公文業務性質予以判斷適切之承辦單位，並立即作來文登錄及分文至各單位，單位簽收後交承辦人員作後續之必要簽核工作。二、未循電子交換之機關團體紙本來文，庶務組依第十條第一項作業處理流程辦理。三、紙本來文附件，裝訂於文後，以「上齊、左齊」為準。附件繁多者，裝袋附於文後，不能裝者，捆紮後於分文時一併隨文送辦。四、附件如為金錢、支票、匯票及有價証券等，分送各承辦人員或出納人員保管，並在文內簽收。五、附件未到而公文先到者，應俟附件到齊再分辦，公文如為急要件，可先送承辦單位簽辦，附件後補。六、各單位如有收到校外單位來文

5、，應先至庶務組登記掛號後再行簽辦。如屬急件不及登記掛號者，得於事後補行之。6第十二條分文處理：一、庶務組分文人員應注意來文時間，依序迅速辦理。二、電子及紙本公文由庶務組依來文性質分文至各承辦單位，承辦單位簽收後，單位分辦人員即送交承辦人員進行簽核工作。三、極重要或有特別時限之公文應迅速先請校長或主任秘書或有關之行政單位主管核閱，然後分辦。四、各單位如發現總收文之分文有誤或有疑問時，請先以電話向庶務組反應，並協商適當之承辦單位，經庶務組同意更改後，再作退文重分手續。但如外來文件因業務權責模糊，難以判定適當之承辦單位，且涉及二個以上單位均予拒收時，由相關單位填具「退文判定單」，送

6、交主任秘書協調後分文，如協調不成，簽請校長裁示。五、單位收受來文，如因特殊原由發現該文已無承辦必要，應經主管於「公文上」簽註「銷號」核章後，送庶務組銷號，以免承辦人私下規避業務。第十三條擬辦、會簽處理：一、承辦人擬辦：由承辦人針對公文內容，擬列出處理辦法。承辦人簽收外來公文後，即可進行公文擬辦，於公文上簽署意見後，即可依文書作業流程辦理，經核判長官「判行」後，由原承辦人擲回庶務組，由庶務組進行結案歸檔動作。二、承辦人員於擬辦案件時應衡量案情緩急輕重，急要者提前辦理，其它亦按順序辦理，不得積壓。三、會簽：擬辦公文內容如涉及其它單位，應由承辦單位送請會辦單位簽擬「會辦意見」。會辦

7、之文件，受會單位應視同「速件」辦理，並作簽收，會畢後「傳遞分文」至下一會辦單位，如無下一會辦單位，則呈上級單位核判，如有延誤情形，由受會單位負連帶負責。第十四條陳核、批示、執行處理：一、陳核：承辦公文人員將已簽辦並已完成會簽之公文，送呈單位主管核閱。二、批示：承辦單位將已完成簽辦、會簽、陳核之公文送秘書室及校長室請主任秘書及校長批示。三、執行：承辦單位針對校長批示之內容，確實執行。6第十五條稽催、歸檔處理：一、承辦單位應按時將處理完之公文歸檔。為有效管制公文辦理時效，總務處庶務組以公文稽催系統為準，對未