江西省林业厅声像类电子文件归档管理规范

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1、附件2江西省林业厅照片、声像类电子文件归档管理要求为进一步规范和加强我厅照片、声像类电子文件的归档与管理，依据《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《江西省声像类电子文件归档管理规范》等相关规定，结合我厅实际，特提出如下要求。一、照片、声像类电子文件的涵义照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括照片和说明两部分。照片包括纸质照片与数码照片。声像类电子文件是指使用数字成像设备形成的，依赖电子计算机等数字设备阅读、视听、处理，并可在通信

2、网络上传送的静态图像文件、数字音频文件和数字音视频文件。主要包括：数码照片、录音、录像类电子文件。声像类电子档案是指具有查考和利用价值并归档保存的声像类电子文件，声像类电子档案由内容、结构和背景组成。—５１—二、照片、声像类电子文件的归档范围（一）照片归档范围1.上级领导、社会著名人物来本厅检查、视察、指导工作的照片。2.本厅召开的各种会议（包括全省性的工作会议、业务会议、表彰会议和代表会议等）的照片。3.本厅各种工作成果的照片。4.本厅外事活动的照片。5.本厅发生的各种重大事件、事故的照片。6.本厅在职能活动中主办或承办的重大活动的照片。7.记录本厅建设发展史的照片。8.本厅组织或参加的其

3、他重要活动的照片。（二）声像类电子文件归档范围1.本厅主要职能活动与重要工作成果。2.本厅的主要工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、民生工程、所获荣誉等。3.本厅主办或承办政治、经济、文化、体育及社会事业等重大活动；上级领导和著名人物前来本厅检查、视察工作或参加与本单位有关的重大公务活动。4.本厅组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件。—５１—5.列入本厅大事记或年鉴的业务活动中形成的声像类电子档案。三、照片、声像类电子文件的质量要求（一）照片的质量要求1.照片应确保真实、客观、准确，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。2.对反映同一内容的若干张照片，应选

4、择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。3.照片、说明应齐全。4.归档的纸质照片、数码照片影像应一致。5.室藏老照片应按标准扫描成数码照片一并归档。使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档；反映一般内容的，可只归档数码照片。（二）声像类电子文件的质量要求1.归档的声像类电子文件应齐全、完整，记录客观、系统，主题明确、画面完整、音像清晰。2.记录主要场景、重要人物、完整程序的声像类电子文件均应收集归档，具有相同场景或内容的挑选一件有代表性的归档即可。—５１—3.数码照片应未经过后期裁剪、修饰、合成、调色等修改性操作，与原

5、场景不符的电子文件不宜收集归档，调整显示方向的操作除外。以活动中直接形成的录像类电子文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的录像类电子文件应收集归档。4.声像类电子文件应以通用或长期保存格式归档。数码照片类电子文件归档格式为JPEG、TIFF，录音类电子文件归档格式为WAVE、MP3，录像类电子文件归档格式为MPEG2。5.归档的声像类电子文件应具备必要的品质。数码照片类电子文件像素数不低于300万像素，录音类电子文件音频采样率不低于44.1kHz（千赫兹），录像类电子文件比特率不低于8Mbps（兆比特每秒）。转换格式时，应确保数码照片类电子文件像素数不变。6.在重大活动中形成的声像类电

6、子文件，与其记录内容有关的文字材料应一并收集归档，包括公文、活动日程、工作方案、领导讲话、宣传报道、活动标志、座次表、证件、设计图、汇编等材料。 7.同一项活动中形成的声像类电子文件应分别集中存放在同一个文件夹下，并以活动名称和时间命名文件夹。四、照片、声像类电子文件的著录（一）照片的著录—５１—照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、摄影者等要素，确切地反映照片的内容。1.事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。2.被摄物所在的具体地点。3.照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置。4.照片影像所反映事件、事物的情由。5.照片的拍摄人。（二）声像类电子文件的著录形成部门应对

7、声像类电子文件做简要著录，并填写《声像类电子文件归档登记表》（详见附表），著录文字应与电子文件内容相对应。1.摄录者信息，即摄影者、摄像者、录音者的姓名与工作单位。2.活动描述，包括工作活动的名称、时间、地点、主要内容与成果等。3.创建录音、录像类电子文件的设备信息，包括录音、录像、录像带、非线性编辑等设备的品牌、型号，以及格式、时长等。4.声像类电子文件题名及其记录的人物、地点、重要背景物等。应为每件需归档