三级秘书工作实务

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1、一、会议管理1、会议筹备方案的拟订内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。（1）组建会议筹备委员会（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案（4）领导审核方案2、会务检查工作程序内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。(1）开会检查的程序1）会

2、议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3）召开协调会并在会上现场解决问题4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实（2）现场检查的程序1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2）制作检查单，以便记录和汇总3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正3、会议文件审核工作程序内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符

3、，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。（1）起草该文件的秘书就内容进行自审（2）主观秘书进行初审（3）如内容涉及部门较多，要进行会审（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审4、拟订会议的应急方案内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。（1）预测不可预知的情况（2）提前准备应对的备选方案（3）讨论会议紧急情况（4）确定会议应急方案5、提示会议按计划进行是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适

4、应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。（1）了解议题和议程（2）准时宣布开会（3）有效引导议题6、处理会议突发事件的程序（1）向领导报告（2）启动会议应急方案（3）实施应急方案（4）必要时向公共应急机构请求支援（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）7、会议总结工作程序内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。（1）对会议征询意见，拟就工

5、作总结稿（2）向领导报告会议结论（3）总结定稿（4）印发（5）归档（6）组织全体工作人员进行总结二、事务管理1、礼宾次序确定步骤亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。（1）确定礼宾次序方案（2）提前通知有关各方（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序2、安排涉外迎送工作程序（1）确定迎候人员（2）准备迎宾的物品（3）见面讲究礼节（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式3、会见会谈工作程序会见也叫礼节性会

6、晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。（1）约定（2）通知对方有关事项（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排（4）迎接客人（5）会见、会谈（6）送别客人4、西餐礼仪（1）赴宴前的准备1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变3）到别人家赴宴需要带礼物4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装5）要准时赴宴（2）西餐的座次安排主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐（3）入席、退席礼节1）客人要在主人的带领下

7、顺序入席2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席（4）餐具的使用方法与席间礼节1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2）吃鸡、虾、鱼的方法3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中4）吃意大利面条的方法5）吃水果的方法6）喝咖啡或茶的方法7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内8）进餐速度应该与大家一致9）谈话声音一定要轻（5）西餐的饮酒礼仪1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾

8、酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上5、招待会的礼仪（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客