xx物业公文管理规程

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1、XX物业公文管理规程1.0目的规范公司级文件、以公司名义对外发的正式公函和公司内部文档的产生、签批、流转和落实。2.0适用范围适用于公司内外部公文管理，含发文和收文管理。3.0定义公文一般有决定、通报、公告、启事、通知、报告、请示、纪要、函、备忘录、传签单等。4.0职责4.1公司执行总经理负责公司级发文的审批和公司收文处理意见的审批。4.2各部门（项目）经理负责所分管部门或业务板块文件的审核，及按本文件授权进行文件的审批。4.3行政人事部行政助理负责公司级文件的接收、登记、送文、取文、分发等。4.4各部门（项目）经理负责

2、本部门文件的提交和接收，必要时部门（项目）经理指定专人进行协助。5.0程序要点5.1公文的分类5.1.1按使用用途分为：上行文：请示（需要批复）、报告下行文：决定平行文：通知、备忘录（含内部备忘录）、公函、工作联系函（需要回复）综合文：公告、启事、纪要、传签单（跨部门、级别）5.1.2按使用场合分为外部公文：与公司和集团外部单位联系事宜的公文内部公文：在公司内部传递信息的公文5.1.3发文按权限效力分为forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAc

3、ompliance,whethercopiesofchecks;(B)whetherdoubleinvestigation;(C)submissionofprogramcompliance,investigationorexaminationofwhetherviewsareclear;(D)theborrower,guarantorloans9/9公司级发文：指经执行总经理审批的，并加盖公司印章的公文，若是发文则一般使用红头文件管理级发文：指经执行总经理授权行政人事部、财务部进行审批的，并加盖行政人事部、财务部印章的公

4、文项目级发文：指经执行总经理授权项目负责人进行审批的，并加盖项目“客户服务中心”或其它印章的公文5.1.4收文按权限效力分为公司级收文：指公司各部门收到的以公司名义为送达对象的文件，由接收部门必须在当日将公文内容传递到行政人事部行政助理处，最终按执行总经理审批意见执行部门级收文：指公司各部门收到的以项目名义或其它部门名义为送达对象的文件，由接收部门（项目）经理负责处理5.2发文的格式：见附件5.3公司发文的管理5.3.1公司级文件：行政人事部行政助理拟稿→行政人事经理审核→必要时相关人员审核→执行总经理审批→行政助理印制

5、→用印→行政助理发布，审批流程一般情况下采用背书签批，征询人员较多时可用传签单。5.3.2管理级文件和项目级文件：部门（项目）经理审批→部门用印→部门内业发布和上报备案，审批流程一般情况下采用背书签批，征询人员较多时可用传签单，上报备案一般使用扫描件上传到公司服务器。5.3.3文件编号5.3.3.1行政助理负责公司红头文件编号，公司红头文件统一编号为“XX物业[年份（四位数）]文件字第×××（三位数）号”。5.3.3.2《文件传签单》、《文件处理单》及《内部备忘录》按“年度-流水号”由OA自动生成编号。5.4公司收文的管

6、理5.4.1公司级收文：收文部门/人员签收→行政人事部行政助理编号登记→行政人事经理初步意见→必要时相关人员意见→执行总经理审批意见→行政助理按意见执行→存档，签批一般使用《收文处理单》，若是工作联系函、会签单等可以直接由处理人进行签批。5.5文件归档forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAcompliance,whethercopiesofchecks;(B)whetherdoubleinvestigation;(C)submissionof

7、programcompliance,investigationorexaminationofwhetherviewsareclear;(D)theborrower,guarantorloans9/95.5.1行政助理每月底将需归档的纸质及电子文档进行整理后，统一存档。5.5.2对外重要的传真件均需存入档案室。发件人在发传真前应复印并自己留用，原件交综合文员发送传真后，由综合文员转行政助理存档。5.5.3各部门（项目）负责人签批的一般性工作往来文件由各部门自行存档。6.0记录6.1《文件格式》6.2《发文处理单》6.3《发

8、文登记簿》（内部文件）6.4《发文登记簿》（外发文件）6.5《收文处理单》6.6《收文登记簿》7.0相关支持文件7.1《档案管理规程》forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAcompliance,whethercopiesofchecks;