社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读

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1、社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办

2、规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。直接形成的具有保存和利用价

3、值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电

4、子文档管理留有接口。第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案

5、的管理工作。社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指

6、：社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的保存；社会保险业务档案要实行集中保存，并由县级以上社会保险经办机构进行保存。县级以下的社会保险经办机构，原则上应及时将业务档案资料送县级以上社会保险经办机构保存。第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力，这是加强档案管理的前提和基础。社会保险业务档案是重要的民生档案，关系到每一个参保对象的切身利益。因此，《规定》明确要积极解

7、决管理社会保险业务档案所需的设施、场所和人员问题，同时要求根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。这既是确保社会保险业务档案安全的需要，也是维护参保对象权益的需要。为实现社会保险业务档案管理工作科学发展，必须保障基础用房、设备和人员三个方面的条件。1．基础建设档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保证通畅。各区域设置标准如下：(1)库房①面积。应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事

8、业发展趋势，测算档案室建筑面积。②承重。采用密集架时，楼面荷载应不小于12千牛／平方米。③消防。库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应采用不燃材料填塞密实。门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。(2)阅览室①面积。房问面积至少应达到12平方米。有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均2平方米为宜。②位置。应设在档案利用者易于到达的位置，有条件