福建省社会保险业务档案管理办法(试行)

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1、专业资料各设区市劳动保障局、档案局及省级社会保险经办机构：为做好全省社会保险业务档案管理工作，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令有关精神，结合我省实际，省人社厅、档案局联合制定了《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》，现发给你们，请认真贯彻执行。福建省人力资源和社会保障厅福建省档案局二○一○年五月十八日福建省社会保险业务档案管理办法（试行）第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令及社会保险相关法规，结合社会保险业务经办操作规程，特制定本办法。第二条依法

2、经办养老、医疗、失业、工伤、生育保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），负责社会保险业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。第三条本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。第四条社会保险经办机构应接受同级人力资源社会保障行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导，并指导下级社会保险经办机构业务档案管理工作。社会保险经办机构应建立社会保险业务档案室，社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构档案室集中保

3、存。第五条社会保险经办机构应严格按照各单位制定的《社会保险业务档案归档范围和保管期限》，以及本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管社会保险业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改（整理方法见附件）。第六条社会保险经办机构应建立健全社保业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。第七条各级社会保险经办机构应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设

4、标准》，确保专用档案库房建设中长期目标。社会保险业务档案应使用密集架或专用铁皮柜保管。第八条各级社会保险经办机构应明确分管业务档案的领导，配备专职或兼职的档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守。第九条各级社会保险经办机构要指定专职或兼职档案人员及时将本部门各岗位人员手中已办结的社会保险业务材料收集齐全、整理规范、装订成册定期向本单位档案室归档，并办理归档交接手续。收集过程中应对社保业务档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改

5、。档案收集时应办理交接手续，经办人员应编制《社会保险业务档案收集目录》，并及时与档案人员双方签字确认。第十条word文档下载可编辑专业资料社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件）。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。第十一条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。社会保险业务档案定

6、期保管期限为最低保管期限，社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。第十二条社会保险经办机构应依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。第十三条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第十四条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责

7、人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。第十五条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。第十六条未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给参保单位和个人造成损失的，依照《档案法》、《福建省档案条例》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。第十七条各类社会保险业务经办过程中形成的基金会计、电子文档等材料分别按照《会计档案管理办法》、《电子文件

8、归档与管理规范》（GB/T18894-2002）进行管理。第十八条