上司出差前的准备工作

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1、上司出差前的准备工作 秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。 1．确定出差行程秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过

2、紧张。 【举例】秘书小李在为上司安排出差行程时，计划上司在上午11点拜访完Ａ公司，12点约Ｂ公司的客户吃午餐，小李考虑到两个公司之间正好是一个小时的车程，所以时间刚好。但是事实上，上司在从Ａ公司到Ｂ公司的路上遇上了堵车，浪费了半个多小时，结果耽误了与客户的约会。小李应该事先考虑到突发的状况，留出一定的富裕时间。 2．旅程中的安排在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。Æ交通首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。在选

3、择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。如果是上司自己开车，秘书应该为上司准备好沿途的地图，并且在地图上把路线和目的

4、地用红笔标注出来，让上司一看就知道什么时候上高速，什么时候下来，下来之后又怎样走。Æ住宿预定饭店也是秘书的职责，秘书可以直接打电话预定饭店，或询问拜访的公司是否有合作的饭店，或从网上查询。预订时要依照上司的喜好习惯，如果上司喜欢豪华型的饭店，认为只有五星级饭店才能凸显个人的身份地位，那么秘书就应依照上司的需求，帮他预订五星级的饭店；如果上司是属于务实型的，只要求房间干净、不噪杂、安全就可以了，那么秘书就应该选择这样的饭店。注意预定的饭店离上司的目的地不能太远，不然每次上司去拜访的时候都要舟车劳累，而且浪费时间。20currencydeposit,weprescribea

5、passonaregularbasis,qilucardaccountonaregularbasis),certificatebondsandsavingsbonds(electronic);3.notdrawnonabanksavingscertificate,certificatebondsapplyformortgageloans,acceptingonlythelender在选择了饭店之后，应该打电话进行询问，了解一下饭店是否有附带餐厅，是否提供早餐，有没有其他的休闲娱乐设备。一些高级的酒店会提供免费的服务，如健身房、桑拿等，秘书最好在备注上写明饭店的附带服务，

6、当上司劳累的时候可以有所选择。Æ接待在上司出发之前，秘书应事先与出差目的地的有关人员取得联系，并且沟通好接待事务，如确定对方是否派交通工具接送上司，如果没有，怎样克服这个困难，是坐出租车还是选择其他的代步工具；如果对方有餐宴，秘书要说明上司的饮食习惯，尤其是上司有禁忌或忌口的食物，更要提前打好招呼。 【举例】林秘书是一位细心的好秘书，每次上司出差的时候，林秘书都会提前与对方沟通，告诉他们：“王经理的血脂稍微有点高，所以比较忌口油腻的食物，麻烦你们在这方面多费心了。”接到电话的当地主管都很感叹：为什么自己没有这么好的秘书来帮助打点这些细节问题呢。 3．注意事项在为上司准备

7、行程的时候，有一些细节问题必须注意，对于上司没有考虑到的方面，秘书应该为他考虑到，这样才是一位优秀的秘书。需注意的细节事项有以下几个方面：Æ打电话询问出差地的天气如何，如果与当地的气温相差较大，要提醒上司注意添减衣服，如11月份从上海到北京出差，上海的气温还比较高，穿一件衬衫就可以了，而北京可能已经穿毛衣了，那么就要准备毛衣、手套、围巾之类的衣物。Æ出差前再次确认行程，确定对方是否有变动，并口头向上司或陪同人员说明。Æ记得为上司准备一些常用的感冒药等，如果上司身体不适，患有宿疾，秘书则需要为上司带好备用的药品。Æ帮助上司备妥名片、公司产品