高效会议管理技巧2 投稿：任旁旂

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2、光华管理课程，第三讲的题目是开会前的准备工作。这一讲主要和大家沟通一下如何做准备工作的一些小的窍门。有一个英文翻译过来的谚语，非常的打动人，如果一个人准备工作做失败了，那就是准备着失败，比方说工作中你和老板要求加薪，你想换工作，在生活中你和你的女朋友求婚或者是要买房子、买车，我们都当做项目来经营，这些的准备工作都是成败的关键，开会也同样是这样，高效率的会议在你宣布开始这个话音之前就已经开始了，准备工作非常的重要。在开会之前的准备先干什么呢？先问一个问题，这个会到底要不要开？什么会就不需要开了呢？有这几种情况：第一你已经按惯例每周有一次会议了，额外的会就不需要开了；第二没有什么特

3、别的事情要讨论，只为了巩固主管的地位，这种会建议不开；第三还有比开会更好的办法，我们想问其中的一位同学，开会很重要，但是有没有比开会更好的办法就能解决这个问题？台下：我觉得写一个纸条或者有时候用电话通知一下。张晓彤：写一个小纸条就管用，或者比开会更有效的方式是电话，但是现代人已经很少愿意拿起电话去和别人沟通，我们更多的是把大家聚起来开会或者是发邮件，电话慢慢的已经被贬为其次、贬为不太好的沟通的手段了；第四如果你预算出来会议成本太大，这个会就可以取消，改成其他的方式，比如在我原来就职的公司，我们有一个不太好的规定，各大区的总经理一个月去一次总部，就开一天的会，总部是离北京很远的地

4、方，有西北区的、有华南区的、有华北区的，各地的总经理飞机往返、住宿，只为了开一天六个小时的会，每个月一次，大家约定俗成，已经这样开了好几年了，后来我说咱们帮助你算算这一场会议的成本，结果算下来真的要几十万元，加上效率的损失，后来最高管理层还很吃惊，我开了这么多年的会，到底花了多少钱？费了多少钱？从现在开始把会议取消，改成每一个季度一次见面的会议，其他一个月一次变成电话会议，这样成本一下就缩小了、侠侣一下就提高了，会议成本过大的时候，就取消会议，换成其他的方式；第五如果你知道你就是唯一做决策的人，并且你自己也知道这事该怎么做，那还用开会吗？肯定就不用，但是实际上很多经理人明明他知

5、道他是一把手，这话他说了算，他也要纠集一个很长的会议，听听大家的意见，大家提来提去，最后就说我决定就这么办了，如果你预测出这五点，会议干脆就取消，你也不用做任何的准备工作，就不开了。什么时候一定要开会呢？第一是你必须把信息同时传达给很多人，这种情况发邮件可能不管用，开会是最好的方式，因为邮件可看可不看，大家聚集在一起，同一时间分享到同一个信息，这是必须要开的会；第二是你自己拿不定主意，要别人来参与决策或者是集思广益的时候一定要开会，因为不是你一言堂能定的；第三是每个月固定的听取各部门汇报工作，这种情况下是一定要开会的，我们往往经常会发现公司采用其他的方式就是交报告，每个月不一定

6、开会，每个月交到一份报告，你做到什么程度了、你这个月有什么贡献、有什么业绩？但是你会发现交报告很多情况下是浮于表面的，大家是为了凑这个报告，临时写上去一些话，然后在最后的期限交了。我经历过的这几家真的都还出现过这种毛病，结果我们说报告不用交了，改成开会，我一个一个听取部门的汇报，销售部、市场部、人力资源部、财务部，通过这种口头的汇报，大家互相也都了解了各自的进展，同时就某项会议决策也容易达成协议，因为大家是见面的、沟通的，这个时候必须要开会；第四是有一些事情需要当中表扬或者当中批评的，我想问一下各位有什么事情是必须要当中表扬的？台下：我觉得员工取得了很大的成绩，必须做一下激励，

7、以此来鼓舞士气的时候表扬一下。张晓彤：什么时候需要当众批评？台下：如果不批评的话，这个错误会在同事当中蔓延开来。张晓彤：什么时候当中批评？就是要杀鸡给猴看的时候，当中表扬是到年底我们选一些明星员工、优秀员工，这些员工选出来，怎么才有激励性质、怎么才让别人一股劲的跟着他去争当明星员工？就是要当中表扬，而且是在集体的大会上当中表扬，这是一种很好的激励方式。批评的时候尽量保持在一对一的关起门来的批评，但是其中如果有人犯了特别大的错误，而且真的像你说的那样能造成很大的隐患，这就是要当中批评的。比如我