银河大酒店物资管理规范

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1、重庆银河大酒店物资管理规范为加强我店物资管理工作，规范物资从申请、审批、采购、验收、库管、付款等各环节的管理行为，根据国家相关规定，结合酒店实际，特制定本办法。一、编制物资采购计划1、年度物资采购计划的编制：每年年末12月15日前，由财务部经理负责组织各部门编制次年的大宗物资采购计划。年度物资采购计划的编制以本年度发生的各项物资实际使用量及消费金额为依据，结合下一年度的经营情况预测进行编制。2、月度物资采购计划的编制：每月月末25日前，各部门根据下月所需使用物资，填报月度物资采购计划表。财务部物资核算员根据仓

2、库现有库存量和该物资上月的实际使用量核定本月需求量，在能够保证供应的前提下会同使用部门调整请购量。3、应急物资由使用部门负责提出临时采购计划。二、审批权限1、年度物资采购计划须经分管副总经理审核后，报总经理审批，并在办公会上进行通报。62、月度物资采购计划经财务部经理、分管副总经理审核后，报总经理审批。每天的鲜活食品数量由使用部门提前一天提出，经厨师长、使用部门经理审核签字后，交采购部执行。3、应急物资一次性采购在200元以下，由使用部门提出申请，使用部门经理审核后，报财务部经理审批；一次性采购200-100

3、0元，由使用部门经理提出申请，经财务部经理审核，报分管副总经理审批；一次性采购1000元以上，经分管副总经理审核，报总经理审批。4、酒店所有物资必须由采购部统一采购（含经营性物资和非经营性物资），严禁物资使用人、审批人或管理人直接进行采购。三、物资采购1、采购部负责物资的取样、询价工作。取样、询价工作必须遵循“货比三家”的原则，认真确定供货单位的质量、价格、信誉等情况，选择同一品种中质优、价廉的产品，并对同类物资掌握3个以上供货商进行质价比和性价比。2、物资使用部门负责物资的定样工作。物资定样以能满足实际使用

4、需求为原则。3、财务部负责物资价格的审核定价工作。在使用部门定样的基础上，财务部根据定样和询价等情况进行审核定价，确定具有质价优势的供货单位。4、鲜活食品每10天进行一次询价、定价工作。四、签订合同采购部负责与长期供货单位签订购销合同，建立客户档案。合同中应明确各自的权责，对6供货单位、供货品种的品名、规格、数量、质量要求、价格、到货时间、到货地点、交通运输、付款方式及期限、违约处理等相关条款内容做出明确规定。购销合同须经总经理办公室审核，报总经理审批后，由总经理办公室盖章生效。对购销合同中有歧义或有疑问的条

5、款须征求法律顾问意见。购销合同由财务部负责存档。五、物资验收采购物资的验收由使用部门负责。验收程序为：1、检查到货物资是否属计划采购物资；2、逐项逐件检查物资的质量是否符合采购计划要求；3、清点实际到货数量是否与入库验收单和发票相符；4、检查入库验收单和发票上标明的品名、数量是否与采购计划一致；5、完成验收手续后，验收人员在入库验收单和发票上签字。如检查验收不合格，由采购部门负责与供货单位交涉，按合同处理，直至问题圆满解决。发票上没有使用部门验收人员签字，财务部不予报销。六、物资入库1、库管员对入库物资要严格

6、把关，认真核对入库物资的名称、规格型号、数量、供货单位、出厂日期及包装，对不合格或非采购计划物资不予入库。2、仔细核对物资入库单据的书写是否与入库实物相符，规范办理物资入库手续，防止“虚入”“虚出”现象,即：“虚入”是物资不入库，只填写入库单、领料单，一进一出，库管员未见物资；“虚出”6就是一次性填写大金额物资出库单，但物资不全出库，造成库房物资与帐不相符。3、特殊物资的入库验收要主动请使用部门相关人员协同验收。4、认真登记物资明细帐簿，建立物资存放卡片。七、物资出库1、一次性领用单位金额在200元以内的由部

7、门经理审批；200---1000元以内的由财务部经理审批；1000以上的由分管副总经理审批。物资出库时必须有审批人的签字方可发货，不得先发货，月末补签字。2、物资领用人开具的领料单，由审批人签字后交库管员发货。严格杜绝领用人随时从库房取用物资，使用后再补填领料单据，由相关人员补签字的现象。3、库管员只能按已审批的领料单发货，禁止涂改已审批的领料单据，涂改的单据视同无效。4、领用人与库管员当场验货后方能出库。5、严禁库管员将过期或损坏物资发放出库。6、库管员发货后应及时登记物资明细帐簿。八、物资库存1、库房要保

8、持合理库存量，库管员要根据库存情况及时填报月采购计划。合理库存量一般以上月实际消耗量的一倍为参数，大宗批量的物资库存量不得超过半年的用量。使用人需要采购新品种物资时，直接向部门经理或主管提出申请，批准后再由库管填报采购计划。62、库管员要做好所管物资的出、入库帐务登记，定期盘存与永续盘存相结合，确保帐实相符、帐帐相符。3、库管员负责保持所管物资的清洁、卫生，坚持“先进先出”的原则，确保库存物资的完好