详解如何利用word邮件合并功能制作准考证

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1、详解如何利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证作者：马恩辉单位：滁州市南谯区大柳初级中学Word2003邮件合功能大有作为，用此功能可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书、工资单、请柬等等。1、邮件合并基础知识1.1、邮件合并过程涉及到3个文档主文档、数据源和合并文档主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。例如：在制作准考证中，对固定不变的主体内容和版面进行了设置，将其作为主文档；而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取，这个Excel表就是“邮件合并”中的数据源。1.2、邮件合并步骤邮件合并通

2、常包含以下4个步骤：新建或选择主文档连接数据源插入合并域执行合并。在“邮件合并”任务窗格中，使用“邮件合并向导”，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。2、运用Word2003中“邮件合并”功能批量制作准考证现在我们就以批量制作准考证为了来学习邮件合并的应用。2.1、素材的准备准备的素材主要是学生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的统一尺寸。照片可以按照序号命名，也可以用学生姓名命名。2.2、建立数据源照片如果按照序号命名，我们可以建立如下图（1）所示的学生信息数据源，我们把学生信息表和照片文件夹放在同一目录下，照片相对路径记录方法图（1）F列所示。请注意：学生信息工作表中

3、只应该有准考号、姓名、性别、考场、座位和照片等字段和相应的记录，不要在字段上再添加一标题行，否则就不是有效的数据源。图（1）学生信息表数据源我喜欢照片记录使用相对路径，用相对路径的好处是只要把主文档、数据源和照片文件夹放在一目录下，那么将该目录文件夹拷贝到任何其他一台安装有word的电脑上都可以轻松生成合并文档。2.3、创建准考证主文档启动word2003，用表格制作主文档，如下图（2），以此来固定各信息的位置，并把表格线颜色设成与背景色相同。5图（2）准考证主文档制作为了美观，还可以在主文档中添加背景图片。2.4、连接数据源我们可以使用邮件合并向导连接数据源，如下图（3）依次选择“工具”→“

4、信函与邮件”→“邮件合并”命令，调出图右侧的邮件合并向导。图（3）调出邮件合并向导依向导步骤二提示，选取收件人，点击“浏览”按钮，就可以弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“学生信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”，如图（4）所示。点击“确定”按钮返回主文档。图（4）选择数据源表52.4、插入域将光标定位到“准考号”后一单元格，依据向导步骤三撰写信函提示，选择“其他项目”按钮，就会弹出如下图（5）的插入合并域对话框。在该对话框中的域列表中选择“准考号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法，

5、将“姓名”、“性别”、“考场”、“座位”域分别插入到主文档中相应的位置。图（5）插入合并域说明：步骤2.3和2.4的连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的，我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。如上图（3）依次选择“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具”命令，调出如下图（6）的邮件合工具条，利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮也可以完成连接数据源和插入域的工作。图（6）邮件合并工具条以上从数据库域调用的都是文字数据，照片导入主文档就没有这么方便了。照片的成功导入是制作准考证的关键，下面我们就来讨论照片导入主文档的方法。照片导入主文档的方法（插入图片域的方法）：方法一、

6、利用数据库中照片路径记录导入照片法。将光标定位于“准考证”右下边大的单元格内，我们要在此显示学生的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"”(不含外边引号)，特别提示：其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。如果你编写域代码的水平有限，请使用自动插入加载照片域代码的方法。详细内容见后面“附加说明”。实际上，我们用“MERGEFIELD"照片"”调用的是照片路径记录，所以INCLUDEPICTURE后引号""中内容就是照片路径。如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，我们可以在信息表中编写照

7、片路径，方法如下图（7）中“照片2”字段记录所示，我们在G2单元格中输入=H2&B2&I2，就可以得到以姓名命名的照片路径。5图（7）用姓名命名的照片路径的编辑方法方法二、在主文档中直接编辑照片路径记录导入照片法。如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，这时学生信息表中可以不编写照片路径记录栏。在这种情况下，我们可以借用数据库非照片路径记录导入照片，同上，按“Ctrl+F9”来插入域，此时我们只要把