利用邮件合并批量制作带照片准考证的探讨

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1、利用邮件合并批量制作带照片准考证的探讨摘要：Microsoftoffice软件的推出解决了许多办公过程中繁琐、量大的问题，Word作为使用最广泛、频繁的软件之一功能越愈完善，开发者嵌入的邮件合并和域功能连通了Word和Excel两项软件。学校准考证制作问题十分重要，利用邮件合并和域功能来快速生成和打印准考证。该文探讨了Word中域和邮件合并的应用途径，提前准备好数据源和模板，通过设置数据源和插入数据来获取查看合并数据的权利，合并完成后通过“Doc文档”或直接打印出来，既能确保通知书信息的准确性，又能提高高校办公效率。中国8

2、/vie　　关键词：邮件合并；准考证制作　　中图分类号：TP311文献标识码：A：1009-3044（2016）35-0286-03　　1概述　　在日常工作及教学管理中经常需要打印带照片毕业证、准考证、学籍信息卡等需要编辑格式一致、数据字段相同，但数据内容不同的文件，这些需要打印的数量往往数以千计，如果一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但由于工作量大、繁琐，更重要的是还容易出错。　　Word的邮件合并功能正是为自动批量打印大量相同格式文档设计的。这些文档大部分内容相同，只有少部分是有区别的，例如毕业证、准考证

3、、学籍卡等的姓名、专业、身份证号、证书编号（准考证号）、照片等有区别外，其他内容相同。本文把word的邮件合并功能和word的“域”镶嵌功能相结合，制作带照片的准考证的批量打印方法进行探讨。　　2邮件合并解析　　“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（模板文档固定部分）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，包含在每个文档中都要改变数据源（变动部分如Excel表、Access数据表等），然后使用邮件合并功能在模板文档中插入变化的数据源，形成一个新的主题结构信息一致，而只有某

4、些属性不一致的合并文档。合并后的文档可以保存，也可以打印，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。因此，邮件合并的过程主要包括建立模板文档、建立数据源和将数据源合并到模板文档中这三个步骤…。　　WORD域的中文意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的一些字段。每个Word域都有一个唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版时，若能熟练使用WORD域，可增强排版的灵活性，减少许多烦

5、琐的重复操作，提高工作效率。域是文档中的变量。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。本文主要应用“INCLUDEPICTURE”域，将照片与相对应的信息数据进行链接。　　3带照片准考证的制作　　3.1准备工作　　3.1.1考生照片准备　　考生报名时交的电子照片或现场统一拍摄的照片，照片的格式、大小等可能有偏差，为了保证规范，先用ACDsee等软件对照片处理，照片格式统一转为为“.JPG”格式，并统一用考生身份证号作为基本命名（也可用学号、准考证号等命名），如“610122199601010001.JPG”，并使照

6、片的大小、像素尺寸等统一合适分辨率，也可以采用在制作模板文档时对显示照片统一设定大小尺寸的方法。并将处理过的合格照片统一放到同一文件夹（如“准考证信息”）中。　　3.1.2建立考生信息数据源文件　　制作准考证也要准备一份考生信息数据源，由于报名时各位考生的相关信息都已经采集过，准考证号、考场号等也已经编排完毕，将这些信息利用Excel建立“考生信息表.xel”，该表包含姓名、性别、身份证号、准考证号等准考证需要显示的信息，由于要准考证上需要打印照片，所以必须增加一个“照片”字段。　　照片字段中内容输入采用“身份证号+.JP

7、G”格式，即照片文件名称，如第一个考生身份证号为“610122199601010001”，在其照片字段“G2”中输入“=C2&”.JPG””，其中C2为本考生身份证号所在的单元格，然后按回车键，并重新选中G2单元格，再双击该单元格右下角的智能填充柄进行自动填充，便可完成以下所有考生照片列的数据输入，输入完成后的“考生信息表.xel”如图所示。数据表中第一行必须为字段名，即邮件合并的域名。　　3.2��建准考证打印模板模板文档　　打印模板模板文档是指要打印的准考证的基本格式、样式和邮件合并中内容固定不变的部分，启动Word创

8、建一个名为“考生准考证模板.doc”的模板文档，根据所需要求，在页面设置中设置好打印页面等，通过插入表格建立准考证模板，对表格单元格通过拆分、合并等进行设计排版，在相应单元格内填入相应固定内容。在表格右侧的单元格用来插入照片（如图）。　　3.3利用Word邮件合并功能把数据源合并到模板文档　　前面两步骤