员工档案管理办法

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1、员工档案管理办法第一章目的第一条目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据相关规定，结合公司实际，特制定本制度。第二章材料归档管理第二条收集的人事档案材料必须经过认真的签别，属于归档的材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具体保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。第三条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，可分情况予以处理。凡销毁材料，均须详细登记并报请有关负责人审查批准，有专人负责监销。第三章档案的借阅与查阅第四条档案一般不借出查阅如必须借阅时，须持注明借阅理由的

2、单位介绍信，经综合部负责人批准后办理借阅手续。外单位来公司查阅档案时必须持盖有公章的单位的介绍信及本人工作证和身份证，经分管领导批准后方可查阅。第五条本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由综合部负责人批准后方可查阅。第六条借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。第七条借阅档案时，档案管理员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时单面交清。双方签字认可。借档人员要保证档案的安全完整，有遗失、缺页、损坏等情况时，应承担相应责任。第八条未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。第九条人事档案管理人员每月检查、核对一

3、次借用和查阅档次数，并及时做好档案的入库归为工作。第十条公司建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。第四章档案的专递第十一条档案应通过公司机要部门转递或专人送取，不准邮寄或本人自带。第十二条调出人员持“调档通知”要求转递档案的，必须经公司综合部负责人同意并签署意见后可方进行。第十三条接受公司收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出公司未收到回执时应及时催问，以防档案丢失。第五章人事档案安全保密管理第十四条档案应由专人负责保管，离开办公室时应及时将门窗锁好。第十五条档案处理人员不得擅自向他人提供档案或泄露档案内容；整理档案过程中不得丢

4、失档案材料，不随便议论档案内容；不得将档案材料带至公共场所。第十六条个人不得擅自转移，分散和销毁档案材料，需要销毁的材料，必须进行登记，经领导批准后方可按照规定的程序进行销毁。第十七条档案管理人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄露。第六章档案整理工作规定第十八条员工人事档案由综合部集中保管，其任务是：收集、保管、签别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具，调查研究档案管理工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。第十九条离职、退休等人员的档案，按公司有关规定移交档案管理部门保管。第二十条解除（终止）劳动合

5、同人员的档案，在其办理解除（终止）劳动合同手续后、由公司综合部即将转交至其新的工作单位或劳动保障行政部门。二十一条加强档案管理，提高档案的保存价值。应做到每月归档材料一次，每年整理档案及装订一次，不得存在档案未整理为装订的现象。第二十二条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理。第七章附则第二十三条本制度由综合部负责制定、修改并解释，自印发之日起实施。