文秘__时间管理与日程安排

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1、第二节时间管理与日程安排时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。案例分析一、时间管理（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮――滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”――拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮――滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时

2、十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人――接受请托比拒绝更容易――拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复――我想做一个广受爱戴的人――我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”――拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去

3、对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（二）跨越时间陷阱（返回）要事第一（ABC法则，大石头理论）以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的清理运动恰当、有效地使用电话筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则）2、列表分析AB

4、C时间管理分类见表2-13、确定ABC工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性5、实行ABC时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤二、日程安排（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求（三）日程安排的形式（四）日程安排的注意事项（五）日志系统（一）日程安排的内容　　　　　　　（二）日程安排的基本要求1、统筹兼顾2、安排规范3、效率原则4、突出重点ABCD法则5、留

5、有余地6、适当保密7、事先同意　（三）日程安排的形式1、年预定表、2、月预定表、3、周预定表、4、日预定表（日程表）年预定表（未完）月预定表（未完）周预定表（未完）22日一～28日日（四）日程安排的注意事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。是否已处理完工作，一般都应注明结果。（五）日志系统1、日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵――以时间为线索;横――以事务为线索。　2、日志的方法（1）手工填写的工作日志（一本为上司用

6、，另一本为自己用）工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划注意事项秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议3、上司工作日志的内容（1）上司在单位

7、内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）（4）个人的安排（看病）（5）私人的信息（亲属生日）注意事项所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需