商务文秘—时间管理

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1、商务文秘时间管理一生只有14年在工作一生只有14年在工作朱自清先生在《匆匆》里写到：“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉得他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他便从庶挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上踌过，从我的脚边飞过。等我睁大眼和太阳再见，这又算划走一日。我掩着面叹息，但是新来日子的影子，又开始在叹息里闪过。”时间就是生命本身，再强调它的价值也不为过。对于时间的重要性，在职场人士体会很深刻，大部份人都会有这样的感概：就在不知不觉的上下班中，一周又一周

2、的飞逝面过。的确，职场人士的时间单位不是以小时、天为单位计算的，倏忽而过的一周才是他们可以清晰感觉到的时间概念。小时候无忧无累的孩子总是但心时间过得太慢，人到成年以后，随着生命节奏的加快，时间也突然由悠闲的踱步变成匆匆的急行军。实际上，人对时间的体验也遵循相对论，而不是一分一秒均匀流逝，一旦进入职场，时间就加速度运转。有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配：睡觉21年工作14年人人卫生7年吃饭6年旅游6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年可见，尽管职场人士每天花在工作中的时间往往超过8小进，可是一生

3、当中累积起来却只有不到20%。在这不到20%的工作时间里，你需要为自己整个一生积攒下必须的生活资料，小到一日三餐，大到买房照顾家人。正常情况下，付出与回报是大体成正比的，当然，衡量付出的可不仅仅是投入的工作时间。人的精力有限，因而每个人花在工作上的时间大体是相当的，而收获确大不一样，差异显然在于不同的工作效能。时间对每个人都是公平的，没有人享受一天25小时的特权；人们强调在珍惜时间，说的其实就是提高工作效能。我们无法挽留时间，但我们可以控制时间的“流向”，通过有效的时间管理，让时间流向有意义的地方。控制时间的流向事情的四个层次每

4、个人每天的事情，按照轻重缓急的和度，可以分为以下四个层次：①重要且紧迫的事；②重要但不紧迫的事；③紧迫但不重要的事；④不紧迫也不重要的事。1.重要且紧迫的事情这类事情是你最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，它们比其他任何一件事情都值得你优先去做。只有它们都得到合理的高效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。比如，对于一个依赖电脑的美术编辑，修理坏了的苹果机；对于一个市场策划人员，做好市场调查和分析。2.重要但不紧迫的事情这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，

5、可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们急迫吗？不。所以很多时候这些事情我们都可以拖延下去，并且似乎可以拖延下去，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早点来着手重视解决它们。对于重要但不急迫的事情，你最好腾出专门的时间，养成定时应对的习惯。3.紧迫但不重要的事情有这样的事情吗？当然，而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息，好养足精神明天去图

6、书馆看书时，忽然电话响彻云霄起，你的朋友邀请你现在去酒吧聊天。你就是没足够的勇气回绝他们，你不想让你的朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你头昏脑胀，一个白天都昏昏沉沉的，你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做，这或许造成你很长时间都比较被动。高效能人士处理这类小事的一般做法是，尽量做好工作安排，杜绝“骚扰”，有理有节地拒绝。4.既不紧迫又不重要的事情很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值，但如果说我们毫无节制的沉溺于此，我们就是在浪费大量宝贵的时间。比如，我们吃完饭就坐下来看电视，却常常不知道

7、想看什么和后面要播什么，只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书，甚至不如去跑跑健身车，那么刚才我们所做的就是浪费时间。你的时间都花费在哪里了？是A吗？要是那样，可以想象你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个总是会像大浪一样向你冲来。要是经常这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。要是C的话，你的工作效率就可想而知了。不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。要是D呢？很遗憾，如果长此以

8、往，你将一事无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外，还证明是一个控制不住自己情绪的人。只有B，它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急。但它决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成“做要事不