文秘 时间管理与日程安排

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1、第二节时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5

2、、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析一、时间管理（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”——拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间

3、做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以

4、使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（二）跨越时间陷阱（返回）要事第一（ABC法则，大石头理论）以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的清理运动恰当、有效地使用电话筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻

5、找最佳布局和途径。（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则）2、列表分析ABC时间管理分类见表2-13、确定ABC工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可

6、以忘掉5、实行ABC时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤二、日程安排（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求（三）日程安排的形式（四）日程安排的注意事项（五）日志系统１、各种接待、约会。２、商务旅行活动。３、参加各类会议。４、到车间进行实地检查或指导。５、组织的各类重大活动的安排。６、领导私人活动的安排。（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求1、统筹

7、兼顾2、安排规范3、效率原则4、突出重点(ABCD法则)5、留有余地6、适当保密7、事先同意（三）日程安排的形式1、年预定表、2、月预定表、3、周预定表、4、日预定表（日程表）年预定表（未完）一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议月预定表（未完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8

8、一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见周预定表（未完）22日(一)～28日(日