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1、实现档案统计信息化的途径中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1672-3791(XX)11(b)-0000-001档案统计概述档案统计的内容档案统计是指运用多种多样的统计技术和方法,通过图、表、册以及数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程[1]。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段,是揭示档案工作有关情况及其发展规律的一项重要工作。档案统计包括以下几个方面,一是档案利用的统计,是嗌指一种对各种类型档案被各嫉机关、各项工作利用的统计檬,主要包括各类档案的查阅穷、借阅、复制利用等项
2、目;二是进行档案工作的统计,淼即对保管、编研、二次开发瑶、数字化等业务工作情况的根统计;三是进行档案统计分色析,对重要的统计报表的情况分析。主要包括:档案统蟆计年报、全年档案抢救统计誊表等。档案统计信息化及颇优势档案统计信息化是指ο在新型的档案统计方法的指鲤引下,运用先进的信息技术,对需要进行统计的档案信妲10/10息进行分类、编辑、整理、弋统计、打印和利用分析的新蟊型档案统计方式。档案统箦计对档案综合利用工作具有蒜重要的意义,首先使得档案痈统计工作化繁为简,提高档寤案统计效率;其次能够使统虹计数据更加准确,
3、更为直观的反映档案利用情况;三使霁移交档案统计报表变得更加｝安全、方便和快捷;四可增蚍加档案统计工作的灵活性,︾轻松应对越来越多样化的档但案统计工作;第五为整个档罗案管理工作的数字化与信息ベ化提供智力支持、技术支撑压和设备保障。2档案统计ぇ信息化的设计与实现档案觚统计模块的发展前景以往的档案管理系统一般注重收渐集、借阅、归档、整理等功饽能,只能进行最基本的数量统计,弱化统计功能,这样裢显然无法满足档案统计、档养案利用工作的需要[2]。访档案统计信息化促使档案管忆理部门淘汰传统的统计方式璺,细化统计分类、强化统
4、计羽分析、提高工作效率,以适睿应新形式的要求。因此优化准升级档案统计模块并挂接到麦档案管理系统中,可提高档￣案管理系统作用,使之更好佧地服务社会。档案统计模濉块的设计档案统计模块应跤设置档案利用统计模块、档蝙案业务工作统计模块、档案围统计分析模块。整个档案统馍10/10计模块由18个子功能组成孵,并能对需要上交的统计报价告、统计报表等进行打印。1、档案利用统计模块设计档案利用统计模块可以分为ǖ3个子功能:(1)查阅档案情况统计功能:建立各迤种类型的档案查阅记录表,鲩对表中的查阅人数、单位、仑档案卷号、数量等字段进
5、行凼记录,分季度进行统计,年闸末汇总成整年的查阅记录情攘况表。(2)复制利用档潭案统计功能:在后台建立档歆案利用信息记录表,对档案利用的情况和借阅人的情况Э进行录入,然后根据记录打拘印成档案资料利用三联单,茶发给所利用的单位或个人。⑨对表中记录的扫描复印的纸邹质档案文件数量、电子档案鹦文件数量、纸质图件数量、翁电子图件数量等字段进行统嗓计,生成某个时间段内整体荃档案利用情况。(3)借苛阅档案统计功能:调用档案珐管理数据库中的借阅档案信弃息管理表,对表中借阅的档ψ案名称、档案数量等字段进着行统计,生成全年的借阅档嫫
6、案信息表。2、档案业务岂工作统计模块设计档案业箫务工作统计模块可以分为1膊0个子功能:(1)档案孱保护情况统计功能:在后台钞10/10数据库建立档案保护信息表孤,对出现了:破损、字迹不蓿清、缺失、褪色、腐烂等情咨况的档案进行保护的情况录入登记,生成某个时间段内惊所有需要保护的档案目录清厅单。对整个清单进行汇总统Κ计,生成档案抢救统计表。侩(2)档案数字化工作情斌况统计功能:在数据库中建舣立档案数字化工作进度表,〕对工作日内档案数字化工作捌的进展情况,整体质量等进陶行记录,年末汇总成档案数醯字化工作总表,最终汇入统
7、轰计年报。(3)档案编研通成果统计功能:调用档案编研信息表,对某一时间段内犸档案编研工作产生的的档案鲇文集、大事记等编研成果的檑数量、内容等基本情况进行绮统计,汇总成全年档案编研嫒信息表,加入统计年报中。剜(4)档案二次开发信息衤统计功能:调用档案开发信颞息管理表,对有价值的档案湫进行开发利用产生的新的档沔案成果情况进行信息录入,瞻然后在年底对本年开发的档啻案的数量及其成果进行汇总舸。(5)档案统计年报功沆能:将一年内所有利用档案嬉的情况的汇总报告,加上整酆个馆藏的档案情况和档案馆(室)的基本情况整理到一鹈起,
8、向上级有关档案行政管理部门汇交[4]。(6)汇交档案情况统计功能:碚调用汇交档案信息表,对汇署交的档案的编号、名称、类獯型、格式、数量、汇交日期榜10/10等字段进行分类小计,生成跆某个时间段内所有汇交的档卢案目录清单。年末对整个汇啤交清单进行汇总统计,生成武全年汇交档案总表。(7媒)销毁档案数量统计功能:逋在后台数据库建立销毁档案蒇管理表,对需要销毁的
