高级秘书(实务)讲述

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1、秘书实务第一章会议管理会议的类型：会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。1、有关会议立项方面的文件：关于召开会议的请示、关于召开会议的批复。2、有关会议筹备工作的文件：会议预案、策划书、会议通知。3、有关会议内容的文件：议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议。4、有关会议宣传报道的文件：会议宣传提纲、新闻发布会上的介绍材料和稿件（包括报刊

2、上刊登的新闻版面）、会议简报。5、有关会议管理与服务方面的文件：各种名单、票证、报告、簿册、会议总结6、不同载体的信息材料：有关会议活动的照片、有关会议活动的录音和录像带、记载会议信息的计算机软盘、磁盘、光盘。7、各种形式的文件材料：①会议的指导文书：上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。②会议的主题文书：开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。③33会议程序文书：议程文书、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表等。④会议参考文书：各部门统计报表、财务

3、报表等。⑤会议管理文书：开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等。⑥会议成果文书：选举结果、会议记录、会议纪要。⑦会议宣传、传达文书：新闻稿、传达提纲、执行计划等。会议文件审核的内容：1、审核会议文件的准确性和完整性（选择）：认真核对每一项细节，确保每一项与实际相符。无论主办单位自己起草的文件，还是参会单位报送的文件都要全面认真的审核。2、审核会议文件的具体内容：①审核会议文件与会议主题的关系。②审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容。③审核会议文件内

4、容实现是否经过调查研究，是否与实际相符。④提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。（选择）⑤审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。会议文件审核的方法（选择）：对校法、折校法、读校法会议文件审核的程序（选择）：起草秘书自审→主管秘书初审→涉及部门会审→主管领导终审与领导沟通会议有关事宜的原则（选择）：时间性、及时性、全面性——33会议领导和会务部门与领导沟通有关会议事宜的效果检查时应注意：1、对领导的指示和双方讨论的结果要

5、尽快进行部署和落实。2、要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈。3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点。分配会议组织与服务工作应考虑的因素（实务）：1、成员工作经验的多少。应考虑没有工作经验的成员需要更多的时间来完成某项工作。2、承担的工作总量。应考虑那些还承担其他工作任务的成员，他们也要为那些任务的达标而努力，不要负担过重。3、统筹分配任务，不要将那些有趣的、大家都愿意做的工作总分配给同一个人，而要平均分配。4、考虑会议成员的特长爱好，发挥每个人的

6、积极性。这需要主动与之沟通，征求他们对承担工作的期望。5、组织会议共同讨论如分配成员工作，公开化讨论时分配工作更合理、更公平。6、在实施执行中还要有灵活性，通过监督和检查会议成员的工作进展，如果发现任务分配不合理、不公平的现象，应立即重新调整工作任务，以保证会议达到预期的目标。会议应急方案的内容：应在会议开始前制定出应急方案331、会议举行过程中可能出现的问题（选择）：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题。2、出现问题是负责解决的会议工作人员：在会议筹备方案中，应明确指出各小组的成员组成

7、情况，同时注明各工作人员的职责。在会议应急方案中，也应明确在会议筹备和举行过程中，出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会议中落实到人。处理会议突发事件的方法（录像）P26会议应急方案的制定程序：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案会议应急方案的注意事项（录像）P28-30：1、住宿安排要妥善2、餐饮服务要周到3、医疗卫生工作要有备无患4、交通保障应落实到位5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速6、在娱乐生活上需丰富多彩7、会议值班要制度健全

8、，人员要坚守岗位：手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络。要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。会议应急方案特点（选择）：有的放矢、预防为主、留有余地。推进会议进程应遵循的原则（多选）：1、认真倾听，最少限度地打断谈话。2、树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。333、消除交流障碍。4、强调问题。5、使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。提示会议按计划进行的意见（选择）：引导会议的进程，是根据会议目标的需要，