excel数据填充信息录入

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1、第三章EXCEL数据填充本章主要是撑握在Excel中实现等差序列、等比序列、日期序列等有规律的数据填充，以及一些特殊数据输入的技巧，能够把批量数据在短时间内录入到Excel中。3.1人员基本信息录入&案例描述内蒙古呼和浩特“×××企业”组建成功，该企业有3000员工，办公室人员根据每位员工的档案汇总人员基本信息。打开“EXCEL0301.XLSX”工作簿，完成以下操作：①为单位的员工编制职工号，职工号的规律是以NMG开头然后分别是NMG0001、NMG0002，以此类推，一直到NMG3000。②填充每

2、位职工的来源。③填充每位职工的身份证号。④填充每位职工的家庭所在地区的电话区号。'知识要点分析在日常办公中如果快速的完成上面的数据填充，需要掌握自动序列填充、向下填充、向右填充、记忆式键入以及数字变文本输入。1．自动序列。自动序列是指有规律的数据只需要填充第1个数，然后会自动按规律进行按行或列进行填充。如图3-1所示（1）经常用到的是非数值的序列，如填充星期一，自采自动序列会填充到星期日；填充了一月，会自动填充到十二月等等。（2）另外自动序列填充还经常用到公式中的复制填充。如果数据规模比较大，采用拖动

3、填充柄会发现拖动的速度并不是很快，如果采用自动填充会准确的在填充的范围内容完成填充。图3-1“序列”对话框2．向上填充、向下填充、向左填充和向右填充。如图3-2所示。这四种填充方式是指在已经有一个数据的前提下，向上、向下、向左、向右填充相同的数据，实际上也就是复制一个已有的数据。根据我们填充数据的习惯，一般向下或向右填充用的比较多，而向上和向左填充相对比较少。向下填充可以采用快捷键Ctrl+D，向右填充也可以采用Ctrl+R来实现。不习惯使用快捷键的也可以通过工具栏中的填充实现。如图所示，在M2单元格

4、中填充800后，可以在M2单元格的基础上向上、向下、向左、向右分别填充相同的数据800。图3-2填充3．记忆式键入。这种填充方式是指填充的数据已经填充过，可以通过ALT+↓光标键打开键入列表，然后通过光标键进行选择来完成填充。4．数字变文本输入。这种填充方式主要是指不需要计算的数据，或计算完成后的结果不具有任何意义的数据可以采用这种填充方式。比如电话号码、身份证号、手机号等等，这些数据在实际应用过程中进行算术四则运算没有任何意义，因此在输入时先输入’（单引号）然后在输入相应用的数据。?案例实现打开“E

5、XCEL0301.XLSX”中的“企业人员基本信息录入”，从中分析可以看出职工号可以采用自动填充来实现，职工来源可以通过向下填充或记忆式键入实现，身份证号和电话区号可以采用数字变文本输入来实现。如图3-3所示：图3-3企业人员基本信息[1]通过名称框输入A2：A3001选中员工作所有职工号，然后选择系列填充中的自动序列就完成了3000员工的自动编号。[2]姓名为A2职工来源与A1职工来源相同，直接按Ctrl+D即可完成。姓名为A3和A4的职工正常输入职工来源为天津和上海，A5的职工假设不是“上海”而是

6、“天津”或“内蒙古”，可以按Alt+↓光标键打开键入列表，直接进行选择。[3]假设A1的身份证号为152326197209216619，直接进行输入后变成了1.52326E+17,而不是我们预期的结果，原因是Excel把身份证当成数字处理，数字位数过多而采用了科学计数法。对于这样的数据可以在前面输入’（单引号）然后在输入相应用的身份证号，如姓名为A2的职工采用的就是这种输入方式。[4]姓名为A1的职工在输入电话区号为0471后，Excel系统就把0471当成数字来处理，因而就把0省略，看到的输入结果为

7、471。在输入时也是采用先输入’（单引号），然后再输入0471才能达到预期的输入效果如E3单元格。s问题思考²什么样的数据采用自动序列？²什么样的数据在输入时候前面要加’（单引号）？²什么样的数据按Ctrl+D输入，什么样的数据不能按Ctrl+D，而是按Alt+↓进行选择？²企业人员基本信息录入中3000职工的姓名分别是A1，A2，……到A3000是通过什么方式填充完成的？3.2办公室人员值班表设计&案例描述内蒙古呼和浩特“×××企业”办公室有6位工作人员，企业要求这6名职工每周一到周五的晚上轮回值班

8、。周六日休息，不作值班安排。打开“EXCEL0302.XLSX”工作簿,设计并安排2009年全年值班表。表3-1办公室工作人员'知识要点分析在企业的日常办公中进行值班安排是很常见的办公处理，如果不采用数据填充技巧与方法，制作该案例中的值班表也非常麻烦。这个案例涉及以下几个知识点。1．日期序列。日期序列的填充包含按日填充、按工作日填充、按月填充、按年填充等。在实际操作过程中可以使用序列填充，如图3-4所示，也可以通过左键填充柄或右键填充柄实现。(1)按左键