oa使用管理制度[1]

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1、公司OA系统办公管理制度一、目的为保证公司OA系统使用的规范性，建立以OA系统为基础的办公流程管理，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司员工利用OA办公的各个环节。三、组织职责OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门（主要责任人：贺立芳，成员：仝萍萍、赵丽军）。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各部门工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限

2、；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、协助组织操作培训；（8）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（9）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；（10）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；2、信息部门负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行（主要责任人：贺立芳）。主要职责为：（1）、负责OA系统软件的开发升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章

3、制度；（4）、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；（7）、负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。3、行政部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给信息中心。4、其他部门主要职责为：（1）、负责制定本部门OA系统相应管理制度；（2）、负责指定部门OA管理员，参与本部门工作流程的

4、定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；（3）、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司行政部申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；（4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。四、文件管理1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。2、OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传

5、输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。3、公司行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检查。4、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。5、电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司行政部申请正式文件。6、各类电子公文处理程序按照《公文处理办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA系统中，公司收文办理程序为公司行政部起

6、发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办部门批办并择具体办理人办理。7、各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导意见后归档。8、在OA系统中，公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司行政部审阅公文，由行政部经理交公司领导签发。9、文签发后，由公司行政部编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司各部门主要负责人和OA管理员各一份，并根据实际需要打

7、印纸质文件若干份报出并归档。10、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。五、登陆规范及信息发送时间1、系统正式运行后，系统所有用户（除无法使用系统人员如出差公干在外或无电脑或不在网络等），至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子

8、签名密钥，并定期更换。要离开电脑需将电脑作屏保、多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。4、公司每位员工有保证OA正常