---文件的管理控制程序

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1、CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司海南昌江核电工程项目经理部文件名称：施工组织总设计（第四册）30-3文件管理控制程序文件类别：管理文件存盘号：30-3编码协作单位编号内部编号1预备2009．版次状态编制/修改审核质保核查批准批准日期修改说明受控状态分发状态版权声明：此文件知识产权属中国核工业第二二建设有限公司所有，未经同意不得以任何形式使用。中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-7CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：130-3

2、文件管理控制程序目录1　目的2　适用范围3　参考文件4　定义5　责任6　程序7　附件中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-7CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：11　目的为使中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部（以下简称项目部）在施工过程中所使用的各类文件，能够及时、准确地分发到各使用者，确保相关人员使用正确版本的文件，并保证与工程质量有关的各类文件均在受控状态下运行，特制定本程序。2　适用范围本程序适用于项目部在海南昌江核电工程投标阶段和合同执行期内所有内部文件与外来

3、文件的接收、复印、分发、贮存与销毁管理。3　参考文件3.1　HAF003《核电厂质量保证安全规定》3.2　《海南昌江核电工程土建施工质量保证大纲》3.3　《文件的格式与编码控制程序》3.4　《文件的编制控制程序》3.5　中国核工业第二二建设公司编制的《质量管理体系文件汇编》4　定义4.1　工程文件：本程序所指的工程文件是指体系文件、管理文件、规范标准类文件、合同文件、设计文件和在施工过程中形成的记录文件，以及竣工验收文件等。4.2　竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。4.3　建设工程档案：在工程

4、建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。4.4　立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。4.5　归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后按规定移交档案管理中心。5　责任中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-7CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：15.1　综合部档案室是项目部技术档案和文书档案的归口管理部门，负责所有内部与外来工程文件的接收、识别、复印、分发、回收和销毁的管理，负

5、责定期对各部门收集、整理并移交的工程文件进行立卷、贮存与保管，在工程完结后移交归档；负责项目部所有文书档案的接收、分发与保存。5.2　文件的签发人员对签发文件的覆盖面和可行性负责。5.3　本程序由项目部综合部负责编制和修订，总工程师审核，项目经理批准。6　程序6.1　文件的接收6.1.1　综合部档案室负责内、外部文件的接收，并履行签字手续。6.1.2　项目部各部门或其他人员直接收到上级业务部门或不相隶属单位的文件必须交综合部档案室办理登记。6.1.3　资料员在收到文件后首先要查对文件标题与内容是否相符；文件的编

6、、审、批签字是否齐全；文件的清晰度和可读性；内部文件应核对文件编码、页数，外来文件核对总份数和每份页数等，如发现文件有缺页、损坏、标文不一致等问题时，应及时与来文单位联系处理，对误送文件要及时退还。6.1.4　资料员查收的文件，应立即登记在收文簿中，文件接收登记簿（见附件一）应包括收文日期、来文单位、原文名称（或标题）、原文编码、内部编号等内容。外来文件登记后应立即报送分管领导，由其在“文件传阅单”（附件二）中签署分发意见。6.2　文件的复印与分发6.2.1　所有文件均由综合部负责复印、分发。复印原则上要求双面

7、复印，对作为交工资料或存档文件有要求的可进行单面复印。6.2.2　外来文件由分管经理负责在文件传阅单中签署处理及分发意见；各部门编制的文件由部门分管经理在文件分发清单中签署分发范围；对外行文与其它相关文件由项目经理在文件分发清单中签署分发范围。文件签发单中应注明每份文件的所属受控状态。6.2.3　专职资料员必须根据文件传阅单、文件分发清单中规定的范围进行复印、分发。分发前应在文件分发状态栏（或其它相应位置）上加盖“文件分发印章”。6.2.4　“文件分发印章”中登记的发文号必须与发文簿中接收人员所对应的分发号相一

8、致，以便于文件的跟踪管理。中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-7CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：16.2.5　对有受控要求的文件分发前资料员负责按文件签发单要求，在每份文件封面的受控状态栏内加盖“受控”印章，受控文件主要指以下几类：――质量体系文件：质量保证大纲、大纲程序、管理和工作程序、实施细则；――施工专用文件：指施工组织设计、施工方案、合同、施工