文件管理控制程序

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1、北京榆树庄园房地产开发有限公司文件管理控制程序编制：日期：.审核：日期：.批准：日期：.版本号：.颁布日期：.文件管理控制程序目录1、目的12、适用范围13、职责与权限14、工作程序14.1文件的分类、分级及编号14.2文件的编写34.3文件的审核与批准34.4文件的发放44.5文件评审44.6文件的更改54.7文件的回收、作废、销毁54.8文件的管理和归档54.9外来文件的控制54.10电子文件的管理64.11工程档案文件的管理64.12公司公文的管理65、相关文件75.1《管理手册》75.2《记录管理控制程序》75.3《档案管理制度》75.4《业务体系档案管理制度》

2、75.5《信息化管理制度》75.6《保密制度》76、记录76.1《文件发放回收登记表》76.2《文件借阅登记表》76.3《受控文件清单》76.4《文件更改记录》7文件管理控制程序1、目的为保证公司管理文件及其他有关资料处于受控状态，明确管理文件的编写、审批、发放、评审、更改、使用、回收的控制方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更新的控制方法，规范体系文件的管理，确保管理文件的适宜性、有效性，以及在各个场所得到适用、有效的文件。2、适用范围适用于对公司管理体系有关的文件，主要是管理手册、程序文件、管理流程和工作指引、管理制度、有关合同、工程文件、各类证件、国家颁布的法

3、律、法规，公司接收的上级来文等的管理。3、职责与权限3.1行政中心是文件和档案资料的主管部门，负责公司发文工作管理，上级和公司外来文的接收、登记、传阅等，同时负责公司管理体系文件的归档管理，以及电子信息系统的管理。3.2企业运营管理部负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度的编制、更改控制；各部门负责编制本部门管理办法、技术规范、作业文件、计划方案和外来文件的收集、核准和编号控制。3.3行政中心负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度等文件资料的印刷、装订、发放。3.4各部门和工程管理部负责所有本部门归档前的文件管理、控制，并按要求做好归档工作。4、工作程序

4、4.1文件的分类、分级及编号4.1.1按照编制的主体、内容和形式的不同，公司文件分为如下几种类型：Ø管理类文件：包括质量管理体系管理手册、程序文件、制度、流程、管理办法、指引；各种记录、表格等；Ø技术类文件：企业标准和设计文件、图纸、工艺文件、质量标准等；Ø外来文件：包括外来的标准、规范，法律、法规、规章、通知等。4.1.2按照文件的重要程度、适用范围，公司文件分为如下几级：Ø7/7A/0文件管理控制程序一级文件：公司运营层面的主要管理文件，包括人事管理制度、采购管理制度、质量管理手册、程序文件等；Ø二级文件：主要阐明的是如何操作及推进工作的先后顺序。是对一级文件的诠释

5、和分解。包括：流程文件、管理规定、方法等；Ø三级文件：是针对具体工作中某一个操作步骤，进行细致的展开，主要阐明的是做的标准，以达到预期成果。包括：作业指导书、指引等。4.1.3文件编号规则Ø管理类文件编号管理手册：Q/YK-M手册“榆开”缩写管理程序文件：Q/YK-P-xx顺序号程序文件其他管理类文件：Q/YK-**-##-xx顺序号类别部门类别简写：序号类别编号序号类别编号1制度ZD5指引ZY2流程LC6记录JL3办法BF7规定GD4作业指导书SOP8操作规程GC部门简写：序号部门编号序号部门编号1总经办ZB7战略发展部ZL7/7A/0文件管理控制程序2行政部XZ8财

6、务部CW3企划部QH9前期开发部KF4后勤服务中心HQ10规划设计部SJ5企业运营管理部QG11合约预算部HY6人力资源部YZ12工程管理部GCØ技术类文件编号：J/YK-**-##-xx顺序号类别部门技术Ø外来文件不再进行编号，以其原有名称和序号为识别标识4.2文件的编写4.2.1管理手册、程序文件由企业运营管理部负责组织编写；4.2.2部门管理制度、流程、规定和记录表式等文件由各对口管理部门起草编制，发布或修订后的文件及电子文件报企业运营管理部备案；4.2.3各类文件的格式按统一标准制定。文件的内容应符合国家有关标准、法律、法规要求，符合本公司实际情况。4.3文件的

7、审核与批准4.3.1一级文件的审批a）管理手册、程序文件由管理者代表审核，公司总经理批准发布；b）其它一级文件：文件编制部门分管领导审核→企业运营管理部审核→总经理办公会审核→总经理批准发布；4.3.2二级文件的审批文件编制部门分管领导审核→企业运营管理部审核→总经理批准发布；4.3.3三级文件的审批7/7A/0文件管理控制程序文件编制部门经理审核→分管领导批准4.3.4公司发文由行政中心初审，总经理批准发布。4.4文件的发放4.4.1管理手册、程序文件由管理者代表确定发放范围和受控状态；4.4.2管理手册、程序文件、流程、管理制度、公司