公务文书写作的基础知识

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1、公务文书写作的基础知识主讲：陈思政今天我们从四个章节讲述公务文书的写作知识，第一章节：公文的构成；第二章节：公文撰写的组织；第三章节：公文的案例分析与研究；第四章节：写作研究。第一章：公文的构成第一节什么是公务文书在日常工作中，有许多事情和问题需要文字材料来记载和表达，也就是日常生活中所说的文字材料。公文是文字材料中的一部分。目前，在办公室里，人们常常会听到“文书”、“公文”、“文件”三个不同的称谓，这三个概念为什么会同时使用？这到底是怎么回事？它们之间有什么内在的关联？。现在对上述三者称谓进行定义分析：文书――从广意上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中

2、，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。常有“空口无凭，立此文书为据”的说法。“文书”一词在《汉书.刑法志》中就有叙述。公文――是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务时所使用的文书称之为公文。“公文”一词出现于东汉末年和三国时期，从此以后公文成为公务文书的统称。文件――是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词清代末年才开始正式使用。综上所说，文书、公文、文件这三个词的含义基本相同。但严格地说，它们之间即有含义宽窄

3、之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。我们习惯上说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”；习惯说“文书处理程序”而不说“公文处理程序”或“文件处理程序”；习惯说“中央文件”而不说“中央公文”或“中央文书”。习惯用语，是约定成俗的。在不同的地方使用，都表达了公务文书的含义。所以一般的来讲，办公室的文字材料都可称为公务文书（新闻报道稿除外）。第二节公务文书的特点和作用文书工作者只有对每一种公文的概念、特点、用途、结构、撰写的方法等有了认识。同时对不同类型的公文的基本特征、体式、要

4、求等也熟悉掌握，运用自如，这样我们才能提高公文的撰写质量。一、公务文书的特点1.公文是由法定的作者制成和发布的69所谓的“法定的作者”――主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。说得通俗一点，就是指发文的名义。2.公文具有法定的权威和效力公文是为了实现特定工作和为了完成特定的现实任务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。公文的时效长短不等，没有统一的固定期限。3.公文具有特定体式的处理流程正是因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。为了维护公文的严肃性和处理公文的便利，规定了统一的文种格式。二、公务文书的

5、作用1.法规作用2.指挥作用3.沟通商洽作用4.宣传教育作用5.凭证依据作用第三节从事公务文书工作的原则和组织形式及起源一、原则1.及时2.准确3.安全二、组织形式1.集中形式2.分散形式3.混合形式以苏州邮政局公文为例，主要是混合形式。如：会议通知、法律文本、对外（对上）相关文书、协商函、介绍信、月度工作任务书、局规局纪、各类文档（技术、财务会计）档案管理等是属于集中形式，由局（职能科室）以局文件字头编号下发。如：业务通知、业务通报、部门操作流程制定、部门规章制度等是属于分散形式，由各专业局（科室）以部门文件字头编号下发。三、文书工作的起源在我国文书和文书工作是同步产

6、生的。从现在所掌握的资料分析来看，殷商时代的文书已经具有一定的格式，文书工作也有较细的程序，并建立了一些文书制度。1.文书的形式：经历了以甲骨文书、简册文书、石刻文书、金文文书、到现代的纸质文书、电子文书。2.文书内容：最早的文书内容：主要有王命、盟约、版图、会计统计等。现代的文书内容：函、通知、信息、方案、请示、报告、调查报告、经验材料、法律文本等。3.文书的种类：古代有檄文、移书、书、盟书、制书、诏书等。现代文书种类有：令、咨、呈、示、状、函、信息、通知、报告、合同、文件、方案、工作任务计划书、经验材料、数据图表、电子文档等。4.文书的演变：文书是随着政权的更替和社

7、会进步，同步演变，以适应所处时代的政治需要。下面列举部分中国古今文书演变，以便掌握它们之间的历史渊源。檄文――即征召讨伐出师前的文告，是一种军事文书。古代凡遇有征战之时，或号召士兵，或颁布军纪，或表明出征目的，或揭露对方之罪行，皆用檄文。现在由通知、文件、方案、工作任务计划书等替代。移书――古代国与国之间的一种公务往来的文书。移书类似现代公文中的函、介绍信等，是一种平行公文。目前，我国在外交上仍使用，叫国书。书――即臣下对上有所陈述奏谏时用的一种公文。是一种上行公文。在现代公文中其表现形式主要有请示报告、汇报材料（上报经验材料、上报检查书