新版文件管理规定

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1、文件编号：HT/体d-PB-4.2.3-01-2012文件管理规定文件版本：第1版修订状态：第0次修订页码：共5页第1页1　目的和范围为规范中恒天汽车集团保定汽车公司的文件管理过程，特制定本规定。本规定适用于中恒天汽车集团保定汽车公司的文件和记录管理过程。2　规范性引用文件JB/T9165.1　工艺文件完整性JB/T9165.2　工艺规程格式JB/T9165.3　管理用工艺文件格式JB/T9165.4　专用工艺装备设计图样及设计文件格式QC/T3　汽车产品图样及设计文件完整性3　术语和定义3.1　质量管理体系文件质量管理体系要求的文件3.2　非质量管理体系文

2、件与质量管理体系要求无关的文件。3.3　技术文件　　QC/T3和JB/T9165.1规定的文件。4　职责和权限4.1　品质管理部品保科负责公司范围内各类文件的统一管理和控制，文件立案部门应在文件发放前到品质管理部品保科审核盖章备案，需备案电子版文件及文件签字版原件。4.2　由部门指定兼职文件管理员并在品保科注册，文件管理员主要职责：a）编制本部门的《文件清单》、《受控文件清单》、《记录清单》、《受控记录清单》；b）负责本部门文件管理，保证文件的有效性及使用最新版本文件；c）及时按《文件更改通知单》、《产品设计变更通知单》、《工艺设计变更通知单》更改文件；d）

3、文件收、发及相关内容传达，必要时将文件内容目视化；e）本部门文件编号和标识控制；f）按时组织文件归档、鉴定、作废或销毁；g）妥善保管各种文件、记录。4.3　文件和记录制定部门职责：a）负责文件、记录的制定、修改、鉴定、废止和处置；b）确定文件发放范围及文件新、旧版本代替；c）文件内容宣贯，并监督其正确实施。-5-4.4　记录收集部门负责按保存期限保管记录。5管理内容与要求5.1　文件分类5.1.1　质量管理体系文件5.1.2　非质量管理文件5.1.3　技术文件5.2　文件格式（适用于规章制度、程序）5.2.1　文件的结构内容文件中“章”的设定：1目的和范围；

4、2规范性引用文件；3术语和定义；4职责和权限；5工作程序或管理内容与要求；6相关支持性文件；7记录，如无某“章”内容，需在标题下注明“无”。5.2.2　文件字体要求文件正文中各章、条号和标题为5号黑体字，其它内容为5号宋体字。5.2.3　需要时可以设置封面，质量体系文件封面格式见附件1，非质量管理体系文件封面格式见附件2。5.2.4　工艺规程及工艺管理性文件格式执行JB/T9165.2、JB/T9165.3、JB/T9165.4规定。5.3　文件编制、审批、发放、保存、更改、换版、作废、处置及外来文件控制执行《文件管理程序》4.2.3的规定。5.4　文件编号

5、和标识5.4.1　质量管理体系文件编号：品保科统一划定与质量管理体系有关的文件编号，见示例1，文件封面或首页同时盖“受控”和“恒天汽车文件管理”章；记录上加盖“ISO9000验证”章，同时纳入《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01)、《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01)管理。示例1：－－－□□同条款文件顺序号，从01～99GB/T19001或GB/T18305过程条款部门代号(见表2)□□□□发布年号（阿拉伯数字、体d、e类文件可省略)文件类别号(见表1)体系文件缩写中恒天汽车集团轻型车有限公司体□□□□□HT./表1类别文件

6、1质量管理体系第一层次文件：质量方针和质量目标，编号为a2质量管理体系第二层次文件：质量手册，编号为b3质量管理体系第三层次文件：程序文件，编号为c-5-4质量管理体系第四层次文件：其他管理性文件、作业性文件，编号为d5质量管理体系第五层次文件：记录，编号为e表2部门代号部门代号部门代号品质管理部PG生产管理部SC销售部XS品保科PB组焊车间ZH售后部SH品检科PJ电泳车间DY市场部XSSC技术部TD涂装车间TZ国际部GJ工艺技术部TDGY总装车间ZZ人力资源部HR开发部TDKF调试车间TS办公室＊BG设备动力部SB供应部GY财务部＊CW采购部WL库房KF注

7、：“＊”质量体系不作规定。5.4.2　非质量管理文件编号规则见示例2，文件和记录上盖“恒天汽车文件管理”章，同时纳入本部门《文件清单》(HT/PB-JL-12001)、《记录清单》(HT/PB-JL-12002)管理。示例2/－　－　保定恒天汽车投资有限公司文件序号，从001－999文件类型代号(见表3)部门代号(见表2)□□□□□年号（如12代表2012年）HT□□□□表3文件类型代码文件类型代码文件类型代码传真CZ会议纪要JY宣传类XC制度、规定ZD申请、请示SQ非质量记录JL计划JH通知TZ通报TB总结ZJ联络书LL报告、汇报、说明、决定QT5.4.3

8、　技术文件编号方法：工艺文件编号执行《工艺文件编号方