上海市浦东新区民防工程档案管理规定（试行）

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1、上海市浦东新区民防工程档案管理规定（试行）第一条（目的依据）为加强上海市浦东新区民防工程档案的管理，发挥民防工程档案在人防战备建设、城市建设和管理中的作用，根据《城市建设档案管理规定》、“国家人防办和国家档案局关于印发《人民防空档案管理暂行规定》的通知”（1991人防办字第122号）、《上海市档案条例》、《上海市民防工程建设和使用管理办法》等国家和本市有关规定，结合实际情况，制定本规定。第二条（适用范围）本规定适用于上海市浦东新区民防办公室审批的新建、改建、扩建的各类民防工程的档案管理工作，凡上海市浦东新区民防办公室审批的民防工程的建设和管理单位，

2、必须遵守本规定。第三条（用语含义）民防工程档案系指在民防工程建设及管理活动中直接形成的对国家、社会和人民防空战备建设具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条（职责分工）浦东新区民防办公室负责管理浦东新区民防办公室审批的民防工程档案。市民防办公室、浦东新区档案局对浦东新区民防办公室的民防工程档案业务工作实行监督和指导。第五条（报送单位）建设单位形成的民防工程档案，在满足建设单位自行保存和报送城建档案部门等工作需求的同时，必须按本规定及时向浦东新区民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。第六条（报送范围）建设单位保存的档案按国家

3、和本市有关规范、标准进行收集、整理、归档。报送的民防工程档案按浦东新区民防办公室规定的报送范围进行收集、整理。民防工程档案报送范围包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等，具体范围由浦东新区民防办公室根据有关规定制定，并在民防网站上向管理相对人公布。第七条（组卷要求）报送的竣工档案应按照规定进行整理、组卷，形成案卷目录、卷内目录等。卷内资料排列顺序应依据卷内文件构成而定，顺序一般为案卷封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表和封底。每套竣工档案应编制索引目录卷作为零零卷，不列入总卷数内。索引目录卷应由编制说明、案卷目录及各卷卷内

4、目录组成。编制说明的内容应包括民防工程概况、档案编制依据、档案概况、案卷号的编写及代号注明等相关内容。第八条（报送时间要求）建设单位在民防工程竣工验收备案前，应当向浦东新区民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。第九条（条件要求）民防工程档案报送前应具备下列条件：（一）民防工程建成并满足平时和战时使用要求；（二）完成民防工程全过程文件材料的收集、整理与归档工作；（三）项目建设单位（法人）已组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，符合要求。（四）文件材料经系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级

5、和保管期限，并按照技术责任制进行审核签字。（五）民防工程竣工图做到图物相符，图形清晰，字迹工整，符合有关规范、标准和要求。第十条（电子文件）建设单位应采用现代信息技术管理归档电子文件，提高民防工程档案管理水平。电子文件形成后，与纸质档案资料一同向浦东新区民防办公室报送。电子文件应采用光盘或U盘报送两种形式。第十一条（检查内容）民防工程档案接收时检查的内容包括：（一）工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况；（二）竣工图的编制情况及质量状况，竣工图应加盖审图章；（三）档案的完整性、准确性及系统性情况。第十二条（档案接收）浦东新区民防办公室在接收民防工

6、程档案前应按有关规范、标准对该档案进行检验，接收后应向报送单位出具民防工程档案接收证明。第十三条（质量监督要求）建设单位未取得浦东新区民防办公室出具的民防工程档案接收证明，民防建设工程质量监督机构不得向其出具建设工程质量监督报告。第十四条（档案保管期限）民防工程档案保管期限分为永久和长期两种。凡指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程及四级以上（含四级）人员掩蔽工程和配套工程的民防工程档案为永久保存档案。其他民防工程档案为长期保存档案。第十五条（电子数据库）浦东新区民防办公室应采用现代信息技术形成归档电子文件，建立统一的电子数据库，每年向市民防办公室

7、提供。第十六条（档案移交）永久保存的民防工程档案在浦东新区民防办公室保存期满后应按国家有关规定向浦东新区档案馆移交，浦东新区民防办公室留存民防工程档案归档电子文件。第十七条（保密要求）各有关单位必须严格执行国家有关保密制度，加强管理，并定期对民防工程档案的密级进行鉴定和调整。第十八条（停建、缓建工程档案的处理）凡停建、缓建项目的民防工程档案由建设单位保管；撤销单位的民防工程档案由上级主管部门保管；若无上级主管部门的，则向浦东新区民防办公室移交。民防工程的使用权或管理权转移时，有关的民防工程档案由原单位整理后向接收单位办理移交手续，并向市浦东新区民防

8、办公室及时提供转移信息。第十九条（档案保管要求）保管民防工程档案的单位应当确保档案的完整和安全。保管档案的库房应当有防火、