基于模式选择下的工程机械企业档案管理系统的思考

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1、基于模式选择下的工程机械企业档案管理系统的思考　　摘要：本文从工程机械企业档案管理现状出发，分析工程机械档案管理系统的系统性能，着力论述工程机械企业档案管理系统的功能需求，提出工程机械企业档案管理系统的目标和功能需求，重点描述档案业务环节的功能需求。并且针对工程机械企业特点和发展前景，提出了工程机械企业档案运用C/S和B/S及混合模式系统架构的建议。　　关键词：工程机械企业；档案管理系统；模式选择　　一、工程企业档案管理现状　　1.1档案保存过于分散　　部分企业档案还未形成统一的保管单位，分公司的档案原则上只下分到部门进行集中管理，如遇部门较大，档案数量较多或地域等特殊原因，部

2、门档案则保存在多人手中，绝大多数部门单纯从本部门工作方便出发，将资料连同档案一起保留在本部门和少数人手中，造成档案资料分散，急需的资料查不到、拿不出；如遇人员离岗，一些重要的档案资料随之流失。技术图纸是工程机械企业的生命，但某些企业技术图纸当前一式四份或五份，图纸保管没有标准，分散留存，需要的部门均可复印保存，技术图纸关系到公司的生命，却散存在多部门中，没有明确图纸保管责任，最终导致公司泄密事件。　　一些创立比较长的工程机械企业，众多企业企业元老掌握着珍贵的企业档案，而他们并不愿意将自己保管的档案移交公司统一保管，使档案成为自己的资源，具有反映公司历史发展的档案分散在领导手中，

3、割裂了档案的完整。　　1.2档案管理意识淡漠　　部分企业，负责人对档案管理的重要性认识不够，不重视档案工作，视档案工作可有可无，不能摆在应有位置上，对档案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入档案事业。大部分档案管理员是兼职人员，对档案管理的认识不充分，忽视档案的日常保管，当有其它工作时，往往将档案工作排在最后，材料不及时归档且归档后档案堆积如山懒于整理，以致杂乱无章。公司员工档案意识淡漠，主要表现在：不知档案为何物，档案工作是做什么的；不关心不支持档案工作，不闻不问；不注意积累与保护档案。意识的淡漠和认识上的不到位都会直接影响或者导致行动上的不到位，这会在很大程度上制约档案

4、工作的发展。　　1.3档案管理硬件配备欠缺　　1.4档案管理模式不统一　　部分工程机械企业已确定档案管理模式，设立公司档案中心，各分公司下设档案室，并根据各业务部门条线职能划分档案二级类目，分为文书类、科技类、财务类、人事类、经营管理类、法律事务类、基本建设类、特殊载体类。但是，下设的分公司并没有设立档案室，而是只设档案库，档案二级类目的划分也不与公司统一，虽然有利于工作开展、档案方便利用，但从大局考虑，档案管理模式的不统一终将影响整个公司的档案工作长远发展。　　二、工程机械企业档案管理系统的目标要求　　工程机械企业档案管理系统是针对工程机械行业档案管理的特殊要求而提出的档案管

5、理系统，它是支持档案业务开展信息化应用和现代化管理的工具。档案管理系统能将分散在不同地域、不同部门的档案信息资源和档案工作者连接成为一个整体，为档案工作者提供了先进的通信手段，使他们能够把分布在不同地点的档案资源迅速组合起来，成为一种没有时间和空间约束，靠电子手段而现代化管理来联系的统一资源中心。　　2.1实现企业、用户权限管理　　企业权限管理指企业与子公司的级别权限管理。级别权限管理是指公司档案中心负责对分子公司授权，完成组织分子公司全宗管理的职能。子公司对专兼职档案管理岗位授权，完成部门档案室职能。用户权限管理是指按企业实际需要设置不同级别的用户，以达到既有利于档案信息保密

6、又方便利用的目的。由于工程机械企业基本已使用OA系统，系统中用户是按部门、岗位来分，为便于与OA接口管理，档案管理系统也可以参照企业办公自动化系统权限设置将档案权限分配到用户所在的部门、岗位，或用户个人。　　2.2实现档案事务性工作自动化　　企业档案事务性工作自动化很大程度上指电子文件的整理标识归档，档案管理系统应保证电子文件归档案的高效性和安全性，实现档案管理的前端控制。档案管理系统提供与企业办公自动化系统OA的有效连接接口，实现文档一体化管理，完成电子文件的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利用系统工作流，

7、对电子文档启动相应的鉴定、审批流程并促发下一个流程，使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态。　　2.3实现数字档案信息集成　　实现工程机械企业信息集成是工程机械行业的发展趋势。中国工程机械工业协会茅仲文秘书长2007在机械行业峰会上发表讲话：“各类产品的重点骨干企业（龙头企业）应实施计算机集成网络管理技术，全面提升企业现代化管理水平，提高经济效益。数字档案信息集成是科学技术发展和企业发展的必然要求。”这里提及的工程机械企业数字档案信息集成包括企业内部各工作部门业务数据包的集成、分子系统内部