项目费用报销规定、审批流程及预算经费控制

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项目费用报销规定、审批流程及预算经费控制财务部乐允 日常费用的界定项目日常费用办公费邮电费差旅费市内交通费低值易耗品维修费清卫费其他员工的工资及奖金、福利、通讯费、职工教育经费等分公司日常费用办公费差旅费市内交通费汽车使用费业务招待费等费用发生当月及时报销，跨月报销须附情况说明，金额较大且无正当理由的按擅自调节利润处理。跨年度费用于财务部规定期限内报销，如有特殊情况须向财务部提交情况说明，否则逾期不予报销。 日常费用界定及报销相关规定办公费项目办公使用的物品及相关费用发票未注明所购物品的品名、单价、数量、金额，须附销售方出具的清单（清单盖销售方财务或发票章）。邮电费项目办公电话费凭电信、通讯公司发票或学校行政事业性收款收据报销。差旅费因公出差期间的交通、住宿费用项目人员出差应提前向分公司经理报备。分公司人员因公出差须事先于分公司半月工作计划中列明，报销时填写《出差情况表》，方可报销。 日常费用界定及报销相关规定市内交通费因公外出发生的本地公交车、出租车费票据报销时需在车票的背面注明往返地点及事由。（如一次性取得连号定额票据，请将同次票据编号并在末张填写总张数、实报金额、往返地点及事由）低值易耗品项目日常采购的使用期限较短、单位价值较低的零星物品，如少量补充用的餐具、厨具、维修用具、清洁用具（施康）等维修费项目日常维修使用的配件、修理费等 日常费用界定及报销相关规定清卫费公寓项目清洁用具等其他服务人员考勤期间为上月26日至本月25日，要求在月末26日下班前向项目财务提供经项目经理签字确认的当月工资预提数（尽量按照实际出勤天数计算出工资单），寒、暑假补贴一律在2、8月预提。因预提工资不准确导致的月度考核数据偏差，由项目经理负责。如经常发生预提工资与实际工资偏差较大，按擅自调节利润处理。员工工资、奖金项目除上述费用外的零星费用，如农药测试卡等员工的薪酬 日常费用界定及报销相关规定员工福利员工的节日礼品、劳保用品等员工福利统一于5月、10月、12月入帐，实际操作如提前或延后，可采用临时借款或费用预提的形式，但实际费用金额必须与预提数额一致。发放实物的员工福利在报销时须附清单（清单内容包含实物名称、数量、每份价格，领用人名单及签字）。通讯费员工通讯费已在工资中补贴，原则上不再报销，如有特殊情况，须经总经理批准方可报销。职工教育经费员工提交申请，经公司人事部门批准后参加的与工作相关的各类培训、考试费用。如电工上岗证、锅炉操作证、厨师证、营养师证等。报销时须提供相关费用发票及培训、考试合格证或等级证书原件。员工个人电话费 日常费用界定及报销相关规定汽车使用费主要是项目自行采购配备的货车的油费、过路费、修理费、保险费以及私车公用发生的油费、过路费、修理费等。业务招待费原则上业务招待在食堂内部进行，费用以订餐单的形式处理：由招待人员（公司总部人员或分公司经理）与负责招待的食堂项目经理按成本价开具一式三联的订餐单，双方签字确认，收据联由招待人员（公司总部人员或分公司经理）交公司财务部作调整凭证，分别计入公司（或分公司）业务招待费并冲减项目材料成本；记帐联由项目留底备查（不需做帐务处理，只作为与考核数据核对的依据）。如有特殊情况需要在外招待，原则上仅限于学校副校长以上人员，报销时填写《业务招待费说明》。 日常费用报销审批流程1报销人根据原始单据填写报销单，交项目（分公司）财务审核报销凭证是否规范，费用是否超预算，确定审批流程。2食堂项目预算内费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字，超预算费用须经运营部负责人审批。3公寓项目费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字，公司分管负责人审批，公司财务部报销。4分公司预算内费用由报销人交分公司经理及运营部负责人审核签字，超预算费用须经总经理审批。 日常费用报销审批流程5项目财务人员交通、差旅费由分公司财务主管及分公司经理审核，分公司财务主管交通、差旅费由分公司经理审核，在分公司经费开支。分公司监控人员的费用经分公司财务审核票据后由监控负责人审批签字，在下拨到分公司的监控费用额度内开支，超预算费用由监控负责人决定从公司监控预算额度内下拨或向总经理申请增拨（批复邮件同时发送公司及分公司财务）。6项目各项罚款支出须由监控负责人签字后方可报销。7职工教育经费及探亲差旅费由人事部门审核。8 专项经费的申请及使用维修及设施设备添置专项经费可申请的范围：特种设备的保养费用：电梯保养年检费、锅炉保养年检费；暑假专项维修费：统一组织对炉灶、主要的设施设备检修等专项费用日常专项维修经费：由项目申报，按照单件500元或当次维修费用超过1000元列入到专项。专项改造费用：根据经营需要，用于水电等专项维修。设施设备添置：单价超过100元或单次超过1000元以上设备（消耗品除外）。宣传专项经费可申请的范围：包括开展专题宣传活动、学生互动活动等（含公寓）、标识系统的更新调整等。 专项经费的申请及使用---申请及审批方式填写《专项经费申请表》分公司经理审核签字运营部审核反馈申请单位、分公司财务主管和公司财务部凭审批单（打印）到本项目财务报销注经过审批的费用不纳入到项目考核利润；项目必须及时下载审批单将费用报销；申请时尽量做到数据的准确性，否则财务有权不予报销；严禁先做后申请，尤其是维修费用，项目要求对小维修要做到及时切勿集中维修，否则费用要求项目自行承担。 预算经费折的使用经费折按照预算费用类别分页登记项目费用除服务人员工资、服务人员福利外，其余费用在单个预算期内可打通使用，但必须由项目经理先向分公司经理提交经费转拨的申请，写明拨出、拨入经费名称及金额，分公司经理审核通过并及时回复项目财务，项目财务据此登记经费折后方能按正常审批程序使用转拨经费。财务人员根据经费折的结余数控制经费的使用，超支必须有上一级部门的审核批复。分公司费用不得打通使用。 预算经费折的使用经费折中各项费用的登记内容分为日期、凭证号、摘要、拨入、支出、结余六个栏次，财务在每个考核期开始时，按照预算费用分类登记拨入金额，实际使用时，逐笔、序时登记并结出余额。考核期结束，登记本考核期拨入、支出、结余数，以及本年拨入、支出、结余累计数（期末小结用红线划出标识，结余栏超支用负数表示）。因运营部、监控部、分公司的工作每月有所侧重，费用发生月份间不太均衡，所以每半年拨入一次，各部门应按工作计划做好统筹安排。 经费折登记示例----办公费日期凭证号摘要拨入支出结余1.1拨入09年1、2月办公费2001、2月办公费支出180202.26本期小计200180202.26本年累计200180202.26拨入09年3月办公费2002.283.3#购打印纸301703.43.8#购水笔121583.173.26#购墨盒401183.21办公费转拨邮电费100183.26本期小计200182183.26本年累计400362383.26拨入09年4月办公费2004.74.10#购文件夹、档案盒601404.164.23#购色带151254.224.37#购电脑配件（唐总4.21日批复）160-352.26本期小计200235-352.26本年累计6005973