秘书基础第二章 会议组织与管理

《秘书基础第二章 会议组织与管理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、广东省职业技术教研室省编教材《秘书基础》教学课件书名：秘书基础主编：曾思燕张祥民出版社：世界图书出版广东有限公司书号：ISBN978-7-5100-3701-6/C·0006如需全书ppt课件请联系020-87213881-621（分机）QQ：10121082制作方：广东圣贤智本书目录第一章：秘书职业概述第二章：会议组织与管理第三章：办公室事务管理第四章：公文写作与文书处理第五章：秘书的职业生涯规划与自我管理秘书做些什么畅所欲言第二章会议组织与管理2.1会议概述2.2会议准备工作2.3会间工作管理2.4会后工作教学目的知识目标（1）了解会议的概念、功能、

2、要素、种类、规则；（2）学习和掌握会前准备工作的具体操作方法；（3）学习会间管理工作的做法；（4）学习怎样做好会后工作。能力目标（1）能够策划会议方案、发送会议通知、安排会议日程、（2）掌握布置会场、迎宾签到、会间服务的工作方法（3）能够清理会场、安排与会者返程、整理会议文件。教学的重点与难点一、教学重点1.会前准备工作2.会间签到工作3.会后安排与会者返程二、教学难点1.会议的种类2.会议策划方案的制定3.会议通知、会议纪要的拟写2.1会议概述2.1.1会议的功能看了秘书与会议案例后，想一想以下问题：（1）会议的功能是什么？（2）会议的种类有哪些？（3

3、）秘书与会议有何关系？讨论交流（1）会议的含义会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议特征：2人以上、有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导、目的是议事，解决问题（2）会议的功能1.信息交流2.发扬民主3.科学决策4.检查监督5.沟通协调6.树立权威附属功能知识讲解（3）会议的要素（4）会议的类型（4）秘书工作会议的内容（1）会议的含义是什么？（2）说说会议有什么功能作用？（3）投票箱属于会议的什么要素？（4）某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议是什么会议？请回答2.2会议准备工作（1）看了会务工作案例后，你认为应该怎样做好会前的准备工作

4、？（2）什么是会议的议程与日程？（3）如何发送会议通知？（4）怎么样布置会场？（5）常见的会议文件有哪些？讨论交流2.2.1会议策划方案设计1.会议策划书的一般内容（1）会议的目标、指导思想和会议名称。（2）会议的议题、议程和日程安排。（3）邀请的领导、贵宾，出席和列席会议的人员，会议的规模。（4）会议的时间。（5）会场的地址、规格及布置要求。（6）会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。知识讲解（7）会议的方式和技术手段。（8）会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。（9）会议的宣传方式，

5、如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。（10）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。（11）其他应当说明的事项。2.会议策划程序2.2.2会议议程与日程安排1.会议议程的内容2.会议日程的内容（1）会议策划书的一般包括哪些内容？（2）会议议程和日程的有什么作用？（3）议程和日程有什么联系？（4）请你拟写一卡片式会议通知。（5）如何安排主席台坐位？（6）会议主题文书有哪些？想一想2.2.3会议通知1.会议通知的内容。（1）会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。（2）会

6、议相关材料。（3）回复时需要的信封、邮票等。（4）有关票证。（5）会议地点、交通工具、线路等。2．发送会议通知的方法（1）口头通知与书面通知。①口头通知。口头通知即当面或电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用当面口头通知。参加人数较多且来不及或不方便发书面通知的，适用电话通知。②书面通知。书面通知即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。（2）正式通知和非正式通知。3．发送会议通知的程序2.2.4会场选择及布置1．会议地点的选择要求（1）交通便利。（2）会场的大小应与会议规模相符。（3）场地要有良好

7、的配置设备。（4）场地应不受外界干扰。（5）会议地点宜有停车场地。（6）场地租借的成本必须合理。2．布置会场和安排座次（1）会场整体布局的要求。①庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。②会场的整体布局要和谐。③中大型会场要有一个绝对的中心，多采用半圆形、方形的形式，以突出主持人和发言人；中大型会场还要注意进、退场的方便。④小型会场要注意布置的集中和方便。（2）会场的布局形式。（3）主席台的座次安排。①依职务的高低安排座次②为方便工作，会议主持人有时需在前排边座就座，有时按职务顺序就座。③主席台座次应编制成表，

8、先报上级主管审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到