秘书资格考试实务题4

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1、工作实务题背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、便条钟苗：在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。为此，公司准备在近期举办一期经济文书写作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。谢谢。行政经理苏明2004年3月25日二、便条钟苗：最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建

2、议，供会议筹备过程参考。请于明天下班前将建议交给我。谢谢。行政经理苏明2004年3月25日三、便条钟苗：公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急欲了解此处会议的社会效果，请你负责完成此项工作，并简要向我说明：1、你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？2、怎样才能全面收集相关信息？3、如何对信息进行加工？4、怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？四、备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：xx年x月x日内容：公司明天要召开安全工作会议，请你列出公司在纸面信息的安全上应采取的措施，我阅后将提交会议进行讨论（列出8点即可

3、）谢谢。参考答案做好纸面信息的安全，可采用下述方法：接收任何保密文件、资料等都要登记并签收；文件或其它保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应逐一锁上抽屉、柜子及门窗；用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密”或“保密”；为了确保安全，高密级信息可由工作人员亲自送交收件人；复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板

4、上；当传真保密信息的时候，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁立即收取；极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文档要粉碎。五、便条钟苗：华盛公司朱经理下周五将率其公司代表15人来我公司参观，黎x拟定的《关于华盛公司参观我公司的活动方案》我已看过，感觉内容不够完整，有些细节考虑不周。请你以书面形式向黎x说明拟定开放参观活动方案的要求，同时拟一份方案的要点给我。谢谢行政经理苏明2004年3月25日参考答案及评分说明1、拟订开放参观活动方案应注意：（1）目的明确。整个开

5、放参观活动都要围绕所确定的主题进行策划和组织。（2）时机选择要得当。开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选在雨季、酷暑或寒冬时节，最好安排在有纪念意义的特殊日子。（3）处理好公开与保密的关系。要规定好参观路线，选择好地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。（4）安排好细节问题。对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。（5）精心做好展示工作。包括：场景的布置、物品的陈列、文字说明的准备、人员的准备等。2、开放

6、参观活动方案的要点：（1）此次开放参观活动的主题是：扩大组织的知名度，提高美誉度；同时和谐组织与社区的关系。（2）安排开放参观的内容：①情况介绍。事先准备好简明生动、印刷精致的宣传小册子。②现场观摩。让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织服务、娱乐、福利、卫生等设施。③实物展览。参观组织的成果展览室。可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。（3）开放参观的时间：在下周五，即华盛公司朱红经理一行到来之日。（4）参观对象：华盛

7、公司朱红经理一行。（5）参观路线的选择要求做到：能引起参观者的兴趣；能保证参观者的安全；对组织正常工作干扰小。（6）策划宣传工作：①参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。②参观时，由向导陪同参观者按事先安排好的路线参观。对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。（7）做好解说及接待准备：①挑选并培训导游或解说人员；②制作并寄发请柬；③安排接待服务处；④准备特殊的参观用品；⑤准备礼品或纪念品。六、便条钟苗：公司刚刚招聘来两位做信息工作的秘书，将安排她们专门负责公司内外的日常信息传递工

8、作。请你今天下午2时在二楼小会议室，向她们介绍一下信息筛选与信息传递工作中应当注意的问题，及信息传递的常用方法。请你将介绍内容以讲稿的形式送交我一份。谢谢。谢谢行政经理苏明xx年x月x日参考答案1、信息筛选时要注意：（1）剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息；（2）注意挑选对实际工作有指导意义的、与业务活动密切相