规范农村“双语”幼儿园档案管理促进办园水平整体提高

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规范农村“双语”幼儿园档案管理促进办园水平整体提高　　新疆伊宁县幼儿园伊宁835100　　【摘要】幼儿园档案是反映幼儿园因地制宜实施素质教育，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，教育档案管理的目的在于规范幼儿园的教育管理工作，提高保教质量。本文客观分析了我区农村“双语”幼儿园档案管理存在的问题及原因，提出要实现以档案管理促进办园整体水平的提高，应抓住的几个重要环节：①树立规范的幼儿园档案管理意识。②及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭。③掌握一定的档案整理和归档的方法。　　【关键词】“双语”幼儿园，档案管理　　2011年和2012年连续两年，我曾受邀参加了县学前教育办公室对我县农村“双语”幼儿园办园水平的评估检查。我区农村“双语”幼儿园从2010年始如雨后春笋迅速涌现，到2012年，我县已建立了农村“双语”幼儿园88所。截止测查时园龄最长的园所一年多，最短的仅仅几个月。我们除察看实际的办园条件、教育环境及观看现场教学活动外，档案检查是另一项重要的内容。但几乎所有的农村“双语”幼儿园都存在着档案缺失、条理不清、混乱存放等情况。我想这种情况不仅在我县农村“双语”幼儿园，可能在我州甚至我区农村“双语”幼儿园也是普遍存在的。　　“ 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”幼儿园档案反映幼儿园贯彻党的教育方针，因地制宜实施素质教育，促进幼儿体、智、德、美全面发展的真实记录，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶。幼儿园档案管理工作是幼儿管理工作中的一项基础工作，它的科学化、制度化、规范化，可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。目前农村“双语”幼儿园师资力量和管理水平都很薄弱，我认为，可以规范档案管理为抓手，推动农村幼儿园明了工作任务，稳步发展。因此根据自己的所见所闻，提出自己的一点看法，以供镜鉴。　　在检查中，发现当前农村“双语”幼儿园档案管理乱象如下：　　（1）档案内容太少。有的幼儿园几乎没有档案。有的园所档案里仅有教职工名单简历、班级幼儿名单以及幼儿园工作行事历。　　（2）档案内容芜杂。园长及兼职档案员不知道幼儿园应建立哪些档案，档案里应收集哪些材料。虽然检查前给参加评估的园所发了通知，并给出了一份评估标准及评估方法的详尽材料，但多数幼儿园仍不得要领，许多资料散堆在一起，不能分门别类归档。把上级文件、工作计划、教学计划、规章制度等混乱地放在一个档案盒里，也不装订。有的幼儿园甚至没用档案盒，归档材料只是捆扎在一起堆放。　　（3）档案整理粗糙。字体不一（手写体与打印字体都有），纸张不同，档案没有封面，无标注日期。　　（4）缺乏专人负责，统一管理。国家对每所农村“双语” 幼儿园配一名管理人员和五名教师，每个教师带一个班。有的乡政府为解决园所人手严重不足的实际困难，配备了1-2名保育员。但还做不到设专职的档案人员。有的园长把所有档案工作揽于一身，但由于事务繁忙，力不从心，无法建立完整规范的档案。　　如此乱象，究其原因，我认为有如下几点：　　一是园领导是非专业出身，人员配置不够。我区农村“双语”幼儿园是国家为我区培养少数民族“双语”兼通人才，开发大西北，富民强边的一项重要的教育扶持项目。由于这个项目的推进迅猛，而我区又缺乏相应的幼儿教育管理及教学人才储备，就招收了很多非专业教师和管理人员。如我县为完成开园任务，就从各中、小学推荐的懂“双语”、有一定工作经验的教师中选拔了一批聘为园长。虽然她们在原先的工作岗位上个个都比较优秀，但中小学教育毕竟不同于幼儿教育，隔行如隔山，她们中大多数人在相当长的时期内无法适应新的工作。新建的幼儿园就如一张白纸，工作千头万绪，幼儿园日常实际工作已让她们疲于应付，诉诸于文字的档案工作更是没时间、没精力，也欠能力去做。这是造成多数农村幼儿园档案不全、不规范的重要原因之一。而这种状况也极大地阻碍了她们进行教育反思与专业的进步成长。 　　二是规范档案管理的意识淡薄。没有配置必要的档案保管设备，未安排专、兼职档案员。建议在目前人员编制不足的情况下，园长可根据本园教师特点，给每个教师分配一些必要的档案工作，使其成为兼职的档案人员。材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，统一管理。园领导要重视档案工作的日常指导与检查。应督促兼职的档案分管人平时勤于整理记录，避免检查时慌了手脚，从网上或其它园所胡乱抄材料甚至不加修改应付塞责。园领导对此项工作的要求不能仅停留在“资料有人保管，所需材料有人提供”的层面上，不能满足于“资料收放整齐、不丢不损”的档案管理状况。　　三是档案管理制度不健全。有定期归档制度，即学年末上交一次归档材料，而鲜有随时归档制度。对归档材料，在归档范围及内容上，重视收集反映幼儿园整体的资料，而忽视班组及教师个人资料的收集。这导致教师个人教学反思、教养笔记、幼儿观察记录等材料由于未归档而散在教师手中，不能发挥应有的作用。　　四是档案收集范围不清，档案管理方法欠缺。特别是教育教学档案内容较完整的少，无论是幼儿园整体教育资料还是班组或教师个人资料，结果性材料多，过程性材料少，极大地降低了教学、教研资料的查考、借鉴等使用价值；资料形式以书面文字居多，图片、音像等形式较少；此外，由于方法欠缺，档案管理中还存在档案整理无序、分类不明确的问题。如日常工作计划与各种会议记录、政治、业务学习记录、工会活动计划等混杂其中。　　幼儿园档案管理是幼儿园工作的重要内容之一，但要真正实现以档案管理促进教育教学在内的办园整体水平的提高，应该抓住以下几个重要环节。　　1.树立规范的幼儿园档案管理意识 　　要认识到建立健全档案的必要性和价值。幼儿园档案是在幼儿园管理和教育教研中形成的记录和反映教育过程、教育成果、教育水平的重要史料和证据。幼儿园中很多工作具有常规性和重复性。作为工作或活动记录的档案，具有一定的查考、利用、保存价值。如我园每年开展大型的常规教育活动――亲子运动会，每次活动前，我们会参照历年运动会档案，仔细选择经过检验认为较为合适的运动项目；活动中我们对比赛过程进行拍摄拍照；活动后总结反思：哪些项目既有利于发展孩子的运动体能和技能，简单有趣又安全，且有利于裁判认定、家长轻松把握的就予以保留。在开展运动会活动中产生的所有材料，运动项目的研讨、比赛中的照片、总结等等汇集起来就是这个活动的专题档案。　　2.及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭　　档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料，所以资料收集都是从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起的。首先，在全园教职工中宣传档案的作用，使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次，制定各类档案交存的负责制度，要求各相关责任人将平时的原始资料都要保存好，活动结束或每学期末，必须及时将资料上报档案室存档统一管理，从而确保档案收集的完整性。　　3.掌握一定的档案整理和归档的方法　　现在农村“双语”幼儿园还不具备设置专职档案管理人员的条件，我们可聘请档案局的专业人员对所有的教师进行基本的档案制作整理、装订等方面的专业培训，还可以向正规示范园所求助，请她们就幼儿园档案整理归类给予专门的培训和指导，掌握主要的档案立卷归档的基本功：①案卷的外观要美。厚薄适当，装订齐整，背脊档案名的书写简明、醒目。②卷内文件材料分班装订，尽量减少卷内文件材料之间的磨损。③ 为便于查阅、复印，案卷装订时，采用活页拉杆夹。④档案包装材料应尽可能一致。⑤分类归档。为便于查阅，可根据档案的性质和内容采取不同的分类方法。如按时间分类或按专题分类。　　4.建立健全档案管理制度　　明确归档范围与时间。在园务管理、教育教学及教研活动中，凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料都属于归档范围。可分别采取随时归档与定期归档的方法。全园各班级开展的教育活动记录，如每年的“三八”主题教育活动、故事大王比赛、国庆节庆祝活动、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、教师工作能力考核等都是我园的常规活动，在筹备计划之前，我们都要翻阅档案记录，从往年的计划、总结中取往年之长，同时又避免往年活动的不足，精心策划，精心设计。活动的安排，发布的海报、家长签到表、发言记录、活动总结等文字资料和所拍照片、录像等图片资料及声像资料，要在活动结束后马上整理，随时归档。而每学期的教养笔记、当班记录、周教育计划、区域活动计划及自主性幼儿记录（如自然角植物生长记录表）等资料在学期结束时上交，归档时间按学年度整理，实行定时归档。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起。同时还要明确归档的文件材料要求：凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰并要注明题目、时间，以有利于长期保存和利用；打印材料用纸应可能统一纸张，同时要保存在U盘上。 　　建立借阅制度并认真执行。配备借阅登记本，凡是借阅者应按要求填好借阅登记表，要求借阅者不得在所阅材料内圈画、拆页、画线；并规定归还日期，逾期不还要及时催要，以防长时间后因遗忘而丢失。　　5.幼儿园档案管理内容可参照教育行政及教育主管部门制定的评估标准，结合本园实际，对全园档案进行有特点的建档分类　　可参考下列分类：　　上级文件类――（不言自明，不必细说）。　　园务管理类――园务产生的会议记录、决定等文书档案。　　保教档案类（保教档案是幼儿园最主要也是子类较多的档案）――有全园保教计划、各年级组教育计划、园本教研计划及教研记录、教学反思、教师培养计划、师徒结对协议、保育管理、大型教育活动的计划实施及总结等。　　家长工作类――家长委员名单、家长会记录、家长问卷、家庭教育讲座、家访记录等材料。　　幼儿卫生保健类――幼儿体检表、计划免疫记录本、学期体检单、消毒、卫生检查记录、每周食谱、幼儿膳食营养测算等材料。　　后勤工作类――安全、财产、财务管理、幼儿园基本建设、食品安全、食品采购等。　　声像档案类――各类活动的图片、照片及音像资料。　　为便于查找利用，档案要制作案卷目录。把各类档案，根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。 　　总之，教育档案管理的目的在于规范幼儿园的教育管理工作，提高保教质量，促进教育教学和教研不断发展。幼儿园档案是领导开拓思路的基石，是教师教育教学中不可缺少的好帮手，更是园所之间互相学习互相借鉴的纽带，只有做好档案管理工作才能更好地为幼儿园建设服务。因此，农村“双语”幼儿园领导要树立规范档案管理意识，把此项工作纳入本园教育工作的发展中，对档案负责人员的配备和培训、档案保管设备的配置、档案管理工作的指导等方面予以保证，同时要结合幼儿园管理的现代化进程，逐步实现档案管理的规范化、现代化，以此促进农村“双语”幼儿园保教水平的不断提高。