关于加强高校财务管理工作的实践与思考

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关于加强高校财务管理工作的实践与思考【摘要】“十一五”计划期间，我国高校财务管理工作面临着新的机遇和挑战，如何加快财务管理体制和机制创新，推动管理与服务的协调发展，成了工作成败的关键。笔者围绕国家有关文件精神，紧密结合自身的工作实际，对我国高校在新形势下如何更好地完成上述两项关键任务作一探讨，并提出具有创新性、可操作性的工作思路。　　　　一、目前高校财务管理面临的宏观形势　　　　在“十五”期间，我国高等教育改革和发展实现了历史性的突破。概括地讲，一是高等教育规模发生了飞跃式的变化，“精英教育”已过渡到“大众教育”；二是普通高校各项基本办学条件逐步改善，办学质量和学术水平不断提高；三是高等教育领域一系列重大改革取得突破，有力地促进了高等教育的发展；四是通过“211”、“985”等系统工程的有效实施，高水平大学和重点学科建设得到加强，教育服务能力明显提升。这些年，我国高校招生人数和办学经费这两项基本指标的变化就很好地体现了教育改革的成果。14 　　高校各项事业的快速发展，给高校财务管理工作带来了机遇和挑战。一是高校资金紧张的局面仍然严重。主要原因是国家对高等教育投入不足的现实暂时无法改变，高校收费行为受到严格限制，而与此同时高校办学经费需求日趋增长，很多高校仍承担着较大的还贷压力。二是财务管理环境发生了变化。从宏观上来看，我国高校发展战略从以规模扩张为主的外延式发展转变为以优化结构、提高质量、提升层次为重点的内涵式发展。这成为高校财务管理“如何提高管理质量和效益”必须面对的新课题。从微观层面来看，强调资金安全，规范收费行为，清偿建设贷款，面对审计稽查，实施国库支付等制度的推行，均对高校财务工作带来了强烈的冲击。　　　　二、加快管理体制和运行机制的改革创新　　　　在新的发展形势下，教育部、财政部发布了《教育部、财政部关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》（教财[2007]1号）。《意见》的第二大点提出“进一步深化改革，建立与公共财政体制和现代大学制度相适应的高校财务管理体制与运行机制”。笔者认为，财务管理体制是指一定经济制度下，对财务活动的各方面进行组织管理的制度和方法的总称。它包括财务管理权限的划分、财务管理机构的设置、财务制度的制定等内容，其核心是调整各方面经济利益关系。财务管理体制作为一种“制度安排”，会随着学校“其他制度安排”（如教学、科研等管理体制）的变化而做出适应性调整；同时，它又属于财务管理工作的“上层建筑”14 。对高校各项基础性的、具体的财经工作起着推动、促进和导向作用。科学规范的财务管理体制是做好高校一切财务工作的前提和基础，对学校各项事业的发展具有至关重要的意义。体制、制度与机制三者之间既有区别、又有联系。体制的构建必须以相应的制度规范为基础；运行机制是在某种体制条件下的运行机理和制衡系统，即财务管理体制应建立在完善的财务制度基础之上；而在财务管理体制的作用和导向之下，财务机制才得以有效运作。　　以下笔者结合某部属高校——S大学在财务管理体制和机制创新方面的具体做法作一实务性探讨。　　　　（一）财务管理机构的设置　　S大学的财务管理机构基本上是依照学校党委常委会—→学校财经工作领导小组—→主管（协管）财务校长—→学校财务主管部门—→二级单位财务部门的传统模式设置的。而在学校财务主管部门这一层面上，S大学体现了一些自身特色：一是S大学财务主管部门的全称叫“财务与国资管理处”，是把财务管理和国有资产管理工作（负责资产价值管理）安排到同一个部门。财务处下设国资管理科，专门负责国有资产（产权）全程管理、参与各类经济合同签订、招投标活动的监督管理以及校办产业的管理等事务。这种机构设置的好处就是加强了学校对资产的全方位管理，利于动态控制、内部协调，提高效率。二是在内部科室设置上将管理岗和服务岗作了创新性分离调整。S财务处（下文简称“S财务处”）目前科室设置如图1所示：14 　　这种做法的主要思路是：转变观念、明确职能、创新管理。将工作岗位按职能划分为管理岗和服务岗，局部调整了处内各科室的职能；主要目的是加强财务管理和提高服务质量，同时有利于内部管理和内部控制。通过管理岗和服务岗的分离定位，S财务处在经费投入和人员编制上也相应争取到了该学校更多的支持。　　　　根据实际工作需要，S财务处在机构设置调整中，新设了两个科室——稽核与督查科、会计电算化技术科。其中稽核与督查科的设立是规范和创新管理的一项重要措施。该科室由财务处处长直接分管。其主要工作分为两部分：一是稽核。主要是针对财务处内部，重点稽查处内各项经济业务及相关岗位。例如该科室就针对S大学科研经费报销的账务处理作过专门的抽样检查和分析报告，列举了财务管理上存在的不足和潜在的风险，并提出了一些具体的改进措施。这些工作既有利于加强内部控制，能够及时发现自身工作存在的问题，对改进工作流程、提高工作效率起到了积极的作用，同时又能为学校领导或是财务处长的决策提供有力的支持。二是督查。主要是针对学校二级单位的财务管理进行监督检查。检查内容包括各单位内部控制制度的建立及执行情况、规范办学办班和收费情况等。由于有了该科室组织实施，使之逐步规范化和制度化，真正起到内部监督检查的作用。　　　　（二）重视并落实制度建设14 　　完善的制度体系是管理体制建立的基础。S财务处十分重视制度建设工作：成立了专门的制度建设小组，组织全处的业务骨干对原来已有的财务制度进行了重新修订，并根据业务需要，及时拟定、出台了新的制度，逐步完善S大学财务管理的制度体系。制度建设小组在持续大半年的时间里，基本上是每周安排起码一天的时间集中审议修订相关的制度草稿，汇总各单位的反馈意见。每个制度从草拟到出台，都经历了一个反复推敲修改的过程。S财务处还编印了《S大学财务制度汇编》（共三册），收录了国家、地方和学校在财务管理、收费等十二大类财经规章制度，并向学校相关人员派发，以满足日常工作查阅学习所需，同时也起到了很好的宣传作用，使各级人员充分认识并重视财务制度。　　制度的完善，对S财务处规范管理、提高服务质量起到了积极的作用。如制定了《合同管理办法》，各个职能部门对外签订合同的权、责有清晰的界定。责任落实到具体的部门和个人，自然就降低了学校可能面临的各类经济和法律风险。又如《科研经费使用规范》的出台，对各类科研经费的开支范围及标准做出明确的规定。负责报账核算的工作人员大大减轻了压力，老师们通过了解有关的制度，也对财务报销审核工作多了理解、少了抱怨，促进了和谐校园的建设。　　S财务处把制度建设作为一项长期性工作来抓，成熟一个、出台一个。除了编写修订外，还应该包括制度的宣传、培训、制度执行效果的跟踪反馈等过程。S财务处在这方面也做了很多尝试，并取得了良好的效果。如设计关于财务制度建设的调查问卷，对全校财务人员按照不同要求采用案例分析的教学模式进行分类分班培训等。　　　　（三）发展基金会——多元化筹资的一种有益尝试14 　　目前我国高校筹资渠道普遍还是集中在财政拨款和学费收入。但很多时候，高校都会发现这些收入仅仅是能够满足学校正常运转所需；学校再发展，根本没有足够的资金支持。这个问题，无论是部属的重点高校还是地方性院校都同样存在。因此，高校校长最主要也最头痛的任务之一就是如何筹集到更多的办学经费。S大学在2004年成立了××省S大学发展基金会，目的是通过这样一个相对独立运作的机构，想方设法引进更多的社会捐赠资金并对其进行专业化的管理，从而有效地解决了制约学校发展的资金瓶颈问题。目前国内基金会起步早的北京大学、清华大学、南京大学运作得相当不错，有很多成功的经验值得各高校学习；S大学的基金会工作起步不久。他们对此总结的经验：一是充分利用校友资源。校友资源丰富的高校应该充分重视起来，捐赠文化在发达国家以及我国港、澳、台等地区都十分浓厚，我国目前也正在逐步培养并形成这种文化。因此，建立校友信息库、校友企业家联谊会、各个地区校友会等做法都是很有必要并且很有效果的。此外，对于捐赠的形式也可以是多种多样的。例如可以直接捐赠现金，也可以通过与学校建立某种合作关系（如产学研结合），对学校一些发展项目提供支持。因此，在争取捐赠资金时，高校也应该建立这么一个“双赢”的理念：“服务中求发展、贡献中求合作”。二是充分运用激励机制。S大学发展基金会对能够争取到捐赠资金的个人均按照一定的比例给予奖励，提高师生们筹集捐赠资金的积极性。三是基金会筹集到的资金达到一定规模后，要聘请专业人员进行管理和运作，在保证资金安全的前提下尽可能地提高资金效益。　　　　（四）积极面对各类审计和检查14 　　随着学校经济业务日趋复杂，高校经常要应对来自上级主管部门的各类审计检查。学校财务往往要为此花费相当多的人力、物力。但换一个角度来看，这些审计检查其实对提高学校管理水平产生了积极影响。高校属于事业单位，从行业特质上决定了它在财务管理上具有很大的刚性。因此，规范管理是高校财务工作最基本也是最重要的一环。要做到这一点，学校就必须要建立科学规范的管理体制，同时在发展的过程中不断修正、完善。而通过外部检查发现问题、完善体制则是推动这一过程最为有效的途径之一。　　S财务处在这方面的做法较为积极主动。例如审计署2005年公布了对全国18所高校的审计意见，其中提出的很多都是我国高校共性问题。S财务处就此整理出有关学习材料派发给全校财务人员并组织集中学习，要求认真学习审计意见，并逐条对照自身开展一些自查自纠工作。又如，近两年教育部对各部属高校先后开展了资金安全检查、清产核资等几个专项工作，S财务处专门组织人力，准备相关材料接受检查。通过检查，S财务处弥补了一些业务疏漏、理顺了工作思路、解决了历史遗留问题，并从中获取了信息，总结了经验。因此，对各类审计、检查，高校的心态应该是要化“压力”为“动力”。在积极配合开展检查工作的同时，更多的应该要学会通过检查做好总结、及时发现自身的不足，从而不断地完善学校的管理体制和运行机制。　　　　三、推动管理水平与服务质量的协调发展　　14 　　管理与服务，是高校财务工作的两个基本功能。这两者既对立又统一。但无论是实施管理还是提供服务，高校财务工作的最终落脚点还是统一在“服务”上。财务工作的目的就是要服务于学校全面、协调、可持续发展的需要；服务于学校提高办学质量和科研水平的需要；服务于构建节约型校园、和谐校园的需要。大学最根本的任务就是教学和科研，其他工作必须要围绕这两个中心来开展。在工作中“以人为本、善待师生”是高校财务工作人员需要不断培养和坚持的一种管理理念。　　S财务处近几年的财务工作基本是围绕推动“管理水平”和“服务质量”的提高这两个主题来开展的。其中一些先进的做法值得借鉴：　　　　（一）建立主题式工作模式　　从2005年起，S财务处拟定了一个三年工作计划，一年一个主题：2005年是“制度建设年”，2006年是“规范管理年”，2007年是“优质服务年”。S财务处制定上述三个主题的思路是：首先定好规矩，把根基打好；接着内强素质，理顺内务，提高自身管理水平；最后外树形象，服务质量上台阶。每项工作都专门成立一个工作小组，小组成员由处领导、各科室的业务骨干和有特长、充满干劲的年轻干部组成。小组成员除了完成日常的工作外，还要承担起“额外”的任务。几年来，财务处的工作强度相比以前大了很多，但同时财务队伍的管理水平也得到了很大的提高。　　从具体操作上来看，在“规范管理年”14 ，S财务处主要做的事就是完善各科室的内部管理。对日常工作流程进行了全面的审查和规范：模糊的使其清晰；存在漏洞的补充完整；程序繁琐的合理简化。在制定或修订规范过程中，基本要求是对岗位职责和工作流程尽可能明确和细化。S财务处主要是根据岗位职责和业务内容来进行规范，如对涉及预算、经济政策、收费、税务、票据等22项业务作了规范，并将这些工作规范、岗位职责以及员工的生活与福利等汇总编印成《S大学财务处员工手册》，财务处的工作人员人手一册，作为日常工作的工具书，使每个员工都清楚个人的权利与义务，了解财务处内部管理制度。　　S财务处还形成了一套良好的例会制度：处长办公会（重大事项集体商议决策，一般每周一次）、处务会（科长以上干部参加，定期召开）、科务会（科室内部或科室之间进行交流学习，不定期举行）。对所有的会议（包括处内的和对外的），都要求形成会议纪要。处领导每周都花上一些时间阅读这些会议纪要，通过这种方式及时、全面地了解本部门的工作动态等信息。　　在“优质服务年”，S财务处编印了《S大学财务服务指南》，收录了该校常用的财务信息，如各科室业务范围、联系方式、办事程序以及开支标准等。全校教职工人手一册。这本小册子目的就是提供给师生办理业务时查阅参考所用。此外，S财务处还实施了诸如预约报账、办理优先服务卡、“微笑服务月”14 等举措。S财务处这种提出一个主题，在一定时期内围绕这个中心开展一系列工作，创造一些成果的做法是很有成效的，这种工作模式对部门管理和服务水平的提高产生了积极的影响。　　　　（二）加大硬件建设力度　　提高管理水平和质量服务，除了人员队伍外，硬件必须跟上。S大学这几年一直在加大财务管理硬件环境的建设力度。　　1.推动管理信息化进程　　S财务处在机构改革设置过程中，成立了独立的会计电算化技术科，专门负责财务系统、财务数据及信息等的开发和维护。几年来，他们与专业的软件公司合作，先后开发了学费（票据）管理系统、综合财务信息系统、财务办公自动化系统（OA）、部门（个人）税务管理系统、校园卡查询系统等多个财务软件平台。同时还积极配合学校“数字化校园”工程的开展，推动全校数据资源共享的进程：纳入“数字化校园”一期工程的学生收费管理系统，实现学生收费与学籍、教务管理等功能联动，有效遏制学生恶意欠费的行为；此外，“网上银行”与工资发放、学生收费实现对接，进一步提高了办公效率。　　S财务处长期致力于推动办公自动化、财务电算化和管理信息化的进程，其信息化、网络化水平始终走在S大学各职能部门的前列。目前，无论是在对外服务的财务网站、查询平台，还是内部管理所用的OA系统、财务管理系统的运行，都真正起到了加快信息传递、满足决策需求、提高工作效率、完善内部控制的积极作用。　　2.服务办公环境的改善14 　　由于学校办公场地有限，S财务处办公场所一直比较紧张，师生们报账的审核大厅也经常是人满为患。在学校领导的大力支持下，S财务处把南校区（业务量最大）的报账大厅搬迁到宽敞的新址。经过精心布局，新的报账大厅实行“面对面”开放式的报账，办事人员可以舒适地坐着等待审核人员处理业务。由于场所扩大，财务处的审核窗口也相应增多，老师们的轮候时间自然也缩短不少。S财务处还在报账大厅设置了一个咨询岗，由审核人员轮流当值，专门负责为办事人员解答疑难，做好指引。这种硬件设施的改善，为他们提倡的“优质服务”创造了坚实的基础。　（三）营造支撑高水平管理和服务的软环境　　高水平的管理和服务，除了要有良好的硬件基础，更加重要的是软环境的支撑。软环境主要包括企业（部门）文化、制度体系、管理团队这三大方面的内容，而“人”则是其核心所在。下面是S财务处在部门文化营造和管理团队建设方面的一些做法。　　1.营造积极向上的部门文化氛围　　作为大学这个特殊行业的财务管理工作者，与政府机关、企业以及其他行业相比在营造文化氛围方面都具有先天的优势。S大学校长提出“大学管理靠什么？一靠制度，二靠文化”。近几年来，S财务处一直把部门文化建设作为工作的重点来考虑，提出“将财务处建设成为具有团结向上的文化氛围和具有良好的外部形象、管理与服务水平居于直属高校前列、干部职工有广阔发展空间的职能部门”。围绕这个目标，提倡“理想、爱岗、敬业、创新、合作”的管理理念（人文精神）。同时，财务处员工还以一句座右铭共勉：“14 铭记责任（良心）、创新管理（价值）、永葆纯洁（心灵）、追求卓越（服务）”。确立这样的思路后，S财务处在日常管理、员工培训等各个环节都注意把诸如理念、精神等文化的元素加入其中，使其逐渐得到认同，得以发展。　　笔者认为，文化并不虚无，它是“实实在在”的东西。一种文化氛围，无论是好的还是坏的，它都会在工作团队中、在生活圈子里潜移默化、慢慢扩散。因此，作为一个部门的管理者，积极去营造一种健康、向上的文化氛围，对其各项工作的开展、人才队伍的发展都将产生深远的影响。从S财务处的实践情况来看，已经取得回报。　　2.建设学习型的管理团队　　在财务队伍建设方面，S财务处特别强调“学习”。对员工提高自身素质的要求做到三性：“计划性、主动性、创造性”。除进行国家统一的财会人员继续教育外，S财务处每个学期都会安排数次集中学习。他们学习的范围很广，职业道德、财经法纪、业务知识、服务技巧、礼仪常识、心理健康、演讲艺术等等，凡是与工作相关，与队伍素质培养相关的都是学习的内容。授课的老师很多，请学校的专家学者，请五星级宾馆的经理、请办案经验丰富的纪检干部，还有自己处里的业务骨干等等。每节课程都经过精心安排，效果很好。在2006年，由财务处牵头，专门面向S大学财务、人事、校办等几个部门的科级以上管理干部举办了一个“3M管理课程培训班”，聘请了S大学管理学院、法学院和政务学院的教授们给学校的行政干部上课，提高了整个群体的理论认识和业务水平。14 　　教育部、财政部的《意见》对财会队伍建设要求做了较大篇幅的描述，值得我们在今后的工作中加以重视。　　　　四、结语　　　　科学的管理体制和运行机制是高校财务工作高效、良性运作的基石；管理和服务职能的协调发展是高校财务管理高水平的体现。从S大学在这方面的经验做法来看，他们在机构设置、制度建设、筹资渠道、内部管理、信息化技术推广以及队伍建设等多个方面都做了大量创新性的工作。S大学近几年来实现了跨越式的发展，截至2006年末统计，S大学拥有四个校区、在校学生达到了70000多人、教职工10000多人（含离退休人员3100人）。在我国高校综合实力排名上，S大学始终名列前茅。S大学的财务工作始终为学校教学科研各项事业的迅速发展提供了强有力的保障和支持。总体来看，在经费收支日益增长、经济业务日趋复杂的理财环境下，S大学近几年的财务状况始终健康良性地运行，财务管理规范、高效，服务质量也有跨越式的提升。这些与其重视体制与机制的创新、重视管理和服务两手抓的工作思路是密不可分的。事实证明，在高校财务管理中只要协调好体制与机制、管理和服务这两个关键问题，就能够促进管理水平的提高，真正发挥财务工作的两大职能作用。　　“十一五”计划时期是我国高校实现内涵式发展的一个重要阶段，既充满了机遇，又面临着挑战。“逆水行舟，不进则退”14 ，高校财务管理工作必须认清形势，重视体制与机制创新，协调管理和服务的发展，树立正确的成本观、全局观、和谐观，从而推动学校实现健康、良性、可持续的发展目标。　　　　李善民，教授，男，1963年出生，四川巴中人，1990年3月博士研究生毕业，获管理学博士学位，1996-1999年任管理学院副院长。现任中山大学管理学院教授，财务与投资学专业和金融学专业博士生导师，中山大学财务与国资管理处处长，美国国际财务管理学会（FinancialManagementAssociationInternational）会员。兼任广东资产评估协会副会长，广东省经济体制改革研究会副会长，深圳证券交易所博士后工作站指导专家。　　李善民教授曾在美国加州大学Hayward分校和美国太平洋路德大学作访问学者。近年来主持和参与了10多项国家自然科学基金和国家社会科学基金及省部级科研项目。在《经济研究》、《管理世界》等核心刊物上发表论文90多篇，出版了《中国上市公司并购与重组实证研究》、《个人理财规划》等专著及教材12部。多次获得省部级科技进步奖和哲学社会科学奖。1998年获广东省政府授予的“南粤教坛新秀”称号，2000年获教育部优秀教师“宝钢教育基金奖”。2005年被教育部评为“新世纪优秀人才”。14