鸿智自动办公系统用户手册

《鸿智自动办公系统用户手册》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

鸿智自动化办公系统用户手册上海鸿智安科信息技术有限公司 目录版权声明2一、产品简介41.1系统概述41.2系统特点41.3系统架构51.4系统环境6二、系统安装与卸载72.1安装步骤72.2安装步骤122.3客户端的安全和配置13三、使用说明173.1功能简介173.2功能特性173.3系统结构183.4操作说明193.4.1系统登录193.4.2我的办公桌20 3.3.3工作流443.3.4公共事务493.3.5信息交流713.3.6人力资源753.3.7销售管理863.3.8系统管理973.3.8附件程序116 一、产品简介1.1系统概述鸿智自动办公系统采用领先的B/S（浏览器/服务器）操作方式，使得网络办公不受地域限制。系统集成了包括电子邮件、短信息、公告通知、安全文件服务器、审计中心、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯录、工作流、公告通知管理、投票管理、考勤管理、工作计划、工资上报、绩效考核、会议管理、车辆管理、图书管理、销售管理、网络会议、讨论区、聊天室、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编码查询和法律法规查询等功能模块。鸿智自动办公系统采用基于WEB的企业服务器，主HTTP服务器采用先进的Apache服务器和Mysql数据库，性能稳定可靠。1.2系统特点Ø便捷性系统可运行于Windows/NT4/2000/Xp/2003等多种平台。安装简单，无需专用知识，傻瓜一步式及可。Ø网络性采用领先的B/S结构，客户端只需浏览器，运行快捷、操作简便。基于网络应用，无论出差旅行，还是居家办公，都能让工作随时随地。独特的实时传讯功能，使得无论是办公流程、通知发送、同事交流更加便捷。结合鸿智VPN实现异地轻松办公。Ø经济性合理的市场定位，使得企业可以用很小的投入带来工资管理、考勤管理、人事管理等极具价值的企业信息化管理，从而提升企业的工作效率。Ø可靠性基于WEB的系统结构，性能稳定可靠。数据存取集中控制，避免了数据泄漏的可能，提供数据库备份，保护系统数据安全Ø安全性独一无二的文档安全管理系统，让企业重要资料流转更安全，更可靠。 1.3系统架构鸿智自动办公系统由服务器端和客户端组成：服务器端采用PHP+JAVA+HTML+JS开发语言加ApacheWEB服务器加Mysql数据库的极佳组合，使系统的稳定性、高效性、安全性、跨平台可移植性、扩展性得到充分保证。客户端采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需要安装专用软件，系统的管理维护十分简单。整套系统基于B/S模式，其实施架构如图1-1：用户层浏览器（IE）WEB服务器服务层Apache通用办公模块业务管理模块系统管理模块应用层PHP数据库数据层MySQL）图1-1实施架构图 1.4系统环境※管理中心项目条件CPUPentiumⅢ以上内存最低256M操作系统Windows2000/XP/2003硬盘空闲空间1G以上浏览器IE6.0、Maxthon、Firefox等Http服务器Apache2.x开发语言PHP+JAVA+HTML+JS数据库MYSQL4.x加速器Zend+MMCache※客户端项目条件CPUPentiumⅢ以上内存最低256M操作系统Windows2000/XP/2003/vista硬盘空闲空间600M以上浏览器IE6.0、Maxthon、Firefox等 二、系统安装与卸载2.1安装步骤第一步：双击执行安装程序，等待下面所示的界面出现，并点击“下一步”。第二步：选择安装路径（建议使用默认路径，切勿使用长路径名），选择路径后，执行“下一步”。 出现下面所示界面，正在安装所需文件：第三步：安装完毕后出现如下画面，点击“完成”按钮即完成安装。 第四步：配置SmartOA服务器地址（主机名或IP地址）和端口，如下图所示： 一般情况下，直接点击“启动”即可。客户端可以通过主机名或局域网IP访问办公系统，如果服务器与Internet连接，也可以通过Internet域名或InternetIP地址访问。出现下图所示界面，点击“确定”。这样的安装工作已经完成，接下来进入注册使用阶段。第五步：进入鸿智自动办公系统登录界面后，第一次登录须以用户admin登录，密码是adminuser，进入系统后可以修改密码。 第六步：点击“登录”后点击【软件注册】，如下图所示：第七步：点击“软件注册”后进入软件注册页面，取得机器码，然后和鸿智安科联系，将该机器码发送给鸿智安科的工程师得到注册码，序列号和授权文件，然后将这些信息填写在注册页面，最后点击“注册”就完成软件注册。（如有问题请及时联系售后服务电话和技术人员）注册成功如图所示：第八步：然后登录鸿智全新自动安全办公系统，可以在“我的办公桌”菜单下的“控制面板”中的“个人资料”修改密码。建议随后进行系统初始化，设置单位、部门和用户等信息。 2.2安装步骤第一步：退出“鸿智安全OA配置”，在下图红圈所示的位置，点击鼠标右键，然后点击“停止”。第二步：“控制面板”中进入“添加/删除程序”，找到“鸿智自动办公系统”，并点击“更改/删除”按钮。 第三步：弹出如下窗口，选择“除去”并点击“下一步”，直到卸载完毕。第四步：在弹出的对话框中点击“确定”，开始卸载鸿智全新自动安全办公系统。2.3客户端的安全和配置鸿智全新自动安全办公系统客户端是鸿智全新自动安全办公系统自带的辅助工具，开机自动登录鸿智全新自动安全办公系统实现实时消息、文件传送和共享、发送邮件等功能，并全面与鸿智全新自动安全办公系统无缝结合。第一步：首先运行我们提供给的鸿智全新自动安全办公系统客户端安装包，双击运行。 第二步：请仔细阅读鸿智安科最终软件产品许可协议，选择“接受”，点击“下一步”。 第三步：选择客户端安装目录，点击“下一步”完成安装。第四步：鸿智全新自动安全办公系统客户端启动之后，鼠标右击。第五步：配置SmartOA服务器地址、客户端登录用户名和密码以及其他选项设置。 三、使用说明3.1功能简介鸿智全新自动安全办公系统是专为中小型企业定制的网络办公软件，采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。集成了包括电子邮件、短信息、公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、公告通知管理、投票管理、安全文件管理、考勤管理、工作计划、工资上报、绩效考核、会议管理、车辆管理、图书管理、销售管理、网络会议、讨论区、聊天室、审计中心、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编码查询和法律法规查询等多个极具实用价值的功能模块。鸿智全新自动安全办公系统在功能上媲美售价极其昂贵的网络办公系统，在安装维护上更提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在30秒内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。鸿智全新自动安全办公系统采用基于WEB的企业计算，主HTTP服务器采用了世界上最先进的Apache服务器，性能稳定可靠。数据存取集中控制，避免了数据泄漏的可能。完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性，并且所有页面均进行身份验证和权限验证。基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。公文流转支持使用word等附件。3.2功能特性1、独创web服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装，建立企业信息中枢只需1分钟；2、客户机无需安装专用软件，使用浏览器即可实现全球办公；3、支持多级部门/成员单位模式，全面面向集团应用；4、内置工作流系统，通过傲视同群的“智能表单设计”、灵活的自定义流程，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批；5、完善灵活的菜单自定义机制，方便挂接外部的B/S、C/S或单机版系统，具有良好的扩展性；6、独特的界面主题功能，允许创建多种界面主题，每个用户均可选择不同风格的界面； 7、内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注，可限制只能阅读文件而不能下载或打印；8、集成鸿智自动办公系统客户端，实现信息即时消息、文件发送与共享、消息广播等；9、集成Internet邮件管理组件，提供web方式的远程邮件服务；10、集成手机短信组件，重要信息可直接发送到员工手机，支持群发短信，可实现PDA手机登陆，查阅办公情况11、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案，并按照用户的需求，对重要文件进行设定级别，让重要文件安全流转。12、集成销售管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录13、集成公告、内部邮件、即时短信、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种方式14、集成考勤管理、员工日程安排查询、员工工作日志查询、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具3.3系统结构3.3.1平台架构鸿智自动办公系统采用基于WEB的企业计算平台，如下图：客户机IE应用逻辑PHP引擎HTTP服务器数据库客户机IE客户机IE采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，系统的管理维护十分简单。 3.3.2管理层次鸿智自动办公系统采用灵活的权限管理机制，更贴近用户的需求。管理者可以根据本单位的需要自行定义角色及其权限，并定义每个员工所属的角色，管理层次可由管理者自行控制。3.4操作说明3.4.1系统登录在服务器上安装了鸿智自动办公系统之后，局域网上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的网址，形如http://主机名(也可以是Internet域名)或http://IP地址即可进入网络办公系统。如果服务配置为使用非80端口，只需在输入网址后面加入“:端口号”，例如：http://192.168.1.10:8080进入登录界面如图： 输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。主界面及组成如图：其中，菜单有三种显示的方式：1、窗口左侧树形菜单。2、窗口上部横放菜单。3、状态栏右侧菜单。系统默认的主菜单主要由8大部分组成，分别是：我的办公桌、工作流、公共事务、信息交流、人力资源、销售管理、系统管理、附件程序。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的,用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置，具体设置详见3.3.6.1。3.4.2我的办公桌“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目地列在主操作区上，方便用户操作。用户登录后，主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明，如下图：此处特别介绍自定义桌面的功能，桌面可自定义，定义方式详见于“3.3.6.5界面设置”。 3.3.2.1电子邮件“电子邮件”位于主菜单“我的办公桌”下，包括两个菜单项：内部邮件和Internet邮件。1、内部邮件内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。写邮件界面如图所示：点击“编辑”可以实现在线编辑选择重要程度单击选择是否手机短信提醒点击可以选择自定义组a.添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组 选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。自定义组的设置和使用请查看“我的办公桌控制面板自定义用户组”。a.邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送。邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office文档附件。b.如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。c.选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。d.如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件的时候，可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑）。e.如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。f.邮件箱管理允许用户自定义文件夹。g.发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。h.收件箱中可将邮件导出。发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图： 查看对方的状态导出、编辑和再次发送功能导出和删除功能邮件的状态，包括对方未阅读“”、对方已阅读“”和对方已删除“”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。所有的邮件都可以导出为“.eml”格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。收件箱中如下图：收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读 两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存，可转存至“个人文件柜”。邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示：a.选择邮箱（如收件箱），输入邮件主题包含文字（输入“a”）b.点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件c.查询邮件时也可根据发件人等信息进行查询。注：内部邮件有智能存储优化功能，发送的邮件和对方接收的邮件只占用1份磁盘空间；另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍，只会占用一个附件的磁盘空间。邮件可设置为指定人员监控，具体设置在“ 系统管理系统资源管理系统资源监控”。2、Internet邮件进入Internet邮件后先配置邮箱，即输入邮箱的pop3和smtp地址，以及选择账户格式，请参考所租用邮箱的相关说明，或参考Outlook的设置，如图：配置好以后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。点击进入邮箱3.3.2.2短信息“短信息”位于主菜单“我的办公桌”下，也分为内部短消息和手机短信。 内部发送短信的界面如下，操作方式与“电子邮件”类似。收信人在30秒内可以收到短信，收信人屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，如下图，收件人如果已看过该短信，点击“我知道了”则不再提醒，点击“删除短信”则该短信不再保存，点击“回复短信”则可直接回复。注：短信刷新时间在“安装盘:YCSmartOAwebrootinc”文件夹中的“SmartOA_config.php”中可以修改。该文件可以修改包括短信刷新时间、在线刷新时间和附件以及数据库路径配置等。点击“链接”可以连接到相关页面短信发送者和短信内容短信类型短信计时点击菜单项“短信息”里的内部短信息可以查看所有未删除的短信息。点击左下角的短信箱功能键，可以方便的查看最近的短信，且避免了过多的短信的干扰（进入短信箱，则自动取消所有的短信提醒），并实现短信息与信息源的链接。查看短信时，将鼠标光标停在发送人的名字上时，可以看到发送人的部门。 点击功能按钮直接操作可以批量删除短信息点击“短信箱”进入该界面短信类型点击“在线用户”可以看到所有在线用户的列表，可方便的给该用户发送短信。可在此直接发送内部邮件点击“短信”可直接发送短信息可以使用短信查询功能，查看历史短信。 可选择发送人或者接收人2.手机短信：SmartOA短信服务器的安装和使用：安装SmartOASMS.exe，进入以下界面，密码为空。进入后设置SIM卡管理和选项设置，具体请和我们技术工程师联系。手机短信模块为可选模块，实现由SmartOA系统向手机发送短信的功能。 填入短信内容向外部人员发送填写号码首先选择收件人[内部员工]（也可群发），填好内容，点击发送按钮。如果需要向外部人员（或者是个人资料中未填写手机号码者）发送短信，可在收件人[外部号码]中填写相应号码即可发送。由SmartOA发出的短信，手机可直接回复（前提是该手机号码为SmartOA内部员工），回复格式为：邵君：xxxxxx冒号前面为欲发送对象的名称，冒号后面即为欲发送内容。3.3.2.3公告通知“我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种，发布公告通知的方法详见“公共事务”下的“公告通知管理”。查看公告如下图： 公告通知的分类显示对于使用“MHT”格式编排的公告通知，所见到的图片应如下所示：对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。公告的查阅情况可以在“公共事务/公告通知管理”中查看，查阅结果按部门排序，见下图： 公告通知查阅情况，在管理员的职权范围内是可以清除的，如上图所示，罗列出了各个部门公告通知发布对象中所有的部门和人员列表，并且将“已读人员”和“未读人员”分开罗列，清晰明了。3.3.2.4新闻新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。 发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌新闻”可以列出。如下图，点击“评论”即可进行新闻评论。点击评论后进入“新闻评论”，可以发表评论，如下图：3.3.2.5投票投票在“公共事务投票管理”中发布和设置，在我的办公桌下的投票，可以查看已经发起的投票，如下图： 点击标题进入投票点击标题即可进入投票，选择其中的一项或几项，然后点击“投票”。3.3.2.6个人考勤“个人考勤”位于“我的办公桌”下，包括5个部分，依次列在主操作区左边页面上。a.今日上下班登记上下班登记非常简便，只需点击一下鼠标，如下图，具体排班设置（上下班时间设置）说明详见“系统管理/公共事务/考勤管理/排班管理”。 点击登记b.今日外出登记外出登记，需要填写“外出事由”、“归来时间”，选择“批准人”，如下图。申请人填好后点击“申请外出”，“批准人”会收到一条短信息提示。“批准人”执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。批准人归来时间外出事由填好之后，点击“申请外出”，然后需要等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请，界面变成下图所示。如果领导不批准，界面自动刷新为下图所示，需要申请人自己手动删除申请。 如果领导批准，界面自动刷新为下图所示。归来的时候点击“外出归来”就可以了。领导批示的操作说明详见“人力资源”下的“考勤管理”。c.请假登记“请假登记”的界面和操作与“外出登记”的界面比较类似，请假的历史一般能显示如下界面：点击“新建请假登记”按钮后，登记界面如下图： 领导批准同外出申请，假期结束后，应该申请销假，如下图：销假被批准后，点击“请假历史记录”，就可看到以前请假的信息。c.出差登记“出差登记”的界面和操作与“请假登记”基本相同，不同之处在于“出差登记”不需要指定“批准人”，只是作一个登记即可。d.上下班记录查询 “上下班记录查询”的界面如下，输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。3.3.2.7日程安排“日程安排”位于“我的办公桌”下，日程安排以月历的形式显示在界面上，如下图：这个月内的日程安排点击表示日期的数字，进入日程安排管理界面，如下图： 如果选择私人事务，则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。员工日程安排查询的使用请查看“公共事务/日成安排查询”。用户可以订制日常事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用。日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。 3.3.2.8工作日志“工作日志”位于“我的办公桌”下，是一个非常实用的记事工具，日志采用Html编辑器，具备一定的文字排版效果。如下图，界面分三部分：点击查看、编辑a.点击“新建日志”按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。b.“最近的5篇日志”列出了最近的5篇日志，点击表格中的日志内容提示，可以查看、编辑日志。c.“日志查询”可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为Excel格式。 3.3.2.9通讯簿“通讯簿”位于“我的办公桌”下，如下图：“通讯簿”提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。1、管理分组“通讯簿”支持Outlook与Foxmail通讯簿格式，点击左边的“管理分组”卷标，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。如下图：2、索引（按姓氏） 点击任意一个索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图：1、联系人分组可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。如下图：点击编辑点击查看详情2、查询“联系人查询”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。 3.3.2.10个人文件柜“个人文件柜”位于“我的办公桌”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。可将文件任意移动文章的全局搜索返回根目录点击查看详情已经共享的文件夹可将文件夹设置为共享个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示： 将可以共享该文件夹的用户名称拉至左边，点击保存即可。如果需要撤销该文件夹的共享，则同样的步骤将左边待选人员全部删除该文件自动成为非共享。个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点击右上角的“全局检索”按钮，可以看到如下功能：可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，如上图所示。 3.3.2.11控制面板*****“控制面板”位于“我的办公桌”下，包括8个部分。A.个人资料“个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“业务信息库”中的“员工信息查询”中查阅。其中设置手机短信号码的功能主要是针对“短信组件”使用，在个人资料中填写手机号码的，系统将可以直接给该用户名发送手机短信，而不用另外指定手机号码。使用手机短信模块中需要设定此号码 其中的手机号码可选择为不公开，此号码在手机短信模块使用的时候能直接调用，并与机主信息对应。B.个性设置“个性设置”包括讨论区昵称、头像、讨论区签名文件、菜单背景色、短信息提示音等的设置以及常用网址的设置。C.个人网址“个人网址”可以编辑和添加、删除个人收藏的网址链接，按序号升序排列，在桌面上可以显示。直接点击该收藏网址即能登陆。D.修改密码Ｅ.自定义桌面　自定义桌面是用户对于在“系统管理/界面设置”中选定的几个桌面模块中选择自己喜欢的模块使其显示或者不显示，如此自定义自己的个性化桌面。Ｆ.我的帐户在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：用户的主角色、辅助角色和管理范围。 在此设定的别名，可以作为与用户名一样的登陆用名。3.3.3工作流工作流模块的详细资料见于《工作流使用详解》，此处仅作简单介绍。关于工作流的设置请详见“系统管理->公共事务设置->工作流设置”。3.3.3.1新建工作新建工作流，可以看到用户有新建权限的所有工作流程以及相应的分类。 如上图，点击其中一个分类，能够看到该分类下用户能新建的工作流程名称，点击其中一个，显示该流程的文号以及流程步骤和步骤列表。如果用户在工作流设计中，并没有某一个流程的第一步骤地经办权限，则在新建工作这个模块中不显示此流程，相应的，如果用户对于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限，就看不到该分类显示。如下图，点击新建就可以进入流程的办理：3.3.3.2待办工作新建工作流后，将出现以下界面，显示为流程的名称、文号以及步骤和目前的状态。尤其在主办这个框内，如果出现“主办”字样，说明用户在当前步骤为主办人员，如果出现“否”字样，则说明该用户目前只是经办人员，可以签办意见，却不能修改、保存表单和转交下一步骤。 点办理进入流程办理，主要是对表单的签办和保存。以上是点击办理后进入的界面，这里主要处理对表单签办和保存。 在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word和Excel文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。如果用户目前无法办理，可以选择“委托”，即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该人员主办，如下图：3.3.3.3工作查询对于已经完成的流程，或正在进行的流程，如果用户是该流程的经办人员或者监控人员或者设定的可查询人员。 查询可以有多种，包括查询执行中的工作、最近10项工作和按照流程查询三种。按照流程查询的时候，需要选择某一个流程，可以进行多种形式的针对具体表单项目的查询。用户可以根据工作流的状态或者文号或者时期以及公共附件的名称来查询工作流，或者按照“表单数据条件”来选择。表单数据指的是该工作流所使用表单中的各个控件的名称，该查询可以按照任意一个控件的值来查询，查询条件包括“大于”、“小于”等多种。 3.3.3.4工作监控工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的用户，如上图显示，监控人可以查看表单并将流程转交下一步。监控人员的设定在工作流设计中实现。3.3.4公共事务3.3.4.1公告通知管理“公告通知管理”位于主菜单“公共事务”下，操作界面如下图所示： 点击标题可查看通知的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该通知的用户：“我的办公桌”的主操作区开头就是“公告通知”，如果一个公告通知状态是“生效”，而且新建公告的时候选择了“使用短信息提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一条提醒短信。“新建公告通知”的界面如下图： 短信提醒方式选择选择公告通知的类型编辑通知的内容是否允许下载、打印附件新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有“普通格式”和“MHT格式”两种，后者无需输入，只要在附件区上传“.mht”格式的文件即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。公告通知的类型，这个类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知”中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动会转为失效状态。 同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为office文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“.mht”格式的附件，在查看时可以直接显示。发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认是可以下载。点击“修改”进入修改公告通知界面，您可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是Office文档，还可以对Office文档进行在线编辑，如下图：点击“编辑”可以开始在线编辑允许下载和打印附件关于“MHT”格式的公告通知的发布，见下图： “MHT”格式的公告通知可实现图文混编，可以由各种文档或者网页保存为以“.mht”结尾的文件，并以此作为附件上传。查阅时，直接显示附件的内容。点击“附件”后的“编辑”按钮，进入Office文档在线编辑页面，实现快捷、方便的在线编辑功能。除了Office固有的菜单功能外，我们还加入了手写签名、电子印章等功能，所有模块的附件只要是Office文档，就可以实现在线编辑，如下图： Office文档在线编辑功能将在3.7中做详细介绍。3.3.4.2新闻管理新闻管理界面如下图，点击标题可查看新闻的详细情况，点击“修改”可编辑新闻内容，点击“管理评论”可以进入评论管理。 新建一个新闻，新建新闻可以上传附件，上传后可直接对Office附件进行在线编辑，如果附件为图片，察看新闻时也可看见图片预览。具体可见下图：显示图片预览“新闻”具中有评论功能，如图，点击“评论”按钮，可对新闻进行评论： 点击可以发表自己评论3.3.4.3投票管理投票管理模块实现了针对某些议题进行投票的功能，点击进入，可以看到“投票管理”和“新建投票”两个功能。1.新建投票。点击“新建投票”按钮，建立一个新的投票项目，选择发布范围，并可使用短信提醒，详见下图。2.投票管理。投票管理针对已发起的投票进行管理，包括对投票项目的增删和修改，也可察看已发起的投票的投票情况。投票一般可设定于桌面上。 新建后在管理投票中可以查看到如下界面：新建的投票，需要设定投票的选项，点击上图中的“投票选项”来增加设计好的投票项目。如下图所示：增加项目后的新建投票可以正式进入投票。 3.3.4.4员工日程安排查询“员工日程安排查询”位于主菜单“公共事务”下，可以查看每一位员工的日程安排，如果员工的日程安排类型是个人事务，在这里将查询不到。3.3.4.5员工工作日志查询“员工工作日志查询”位于主菜单“公共事务”下，可以查看员工的工作日志。员工的工作日志查询是按照角色的权限排序来分配的，即：角色权限排序比较高的用户可以查看角色权限排序比较低的用户的工作日志，同级不能查看。除查询外，可以对员工的工作日志进行点评。3.3.4.6工作计划 “工作计划”分为“工作计划查询”、“工作计划管理”和“工作计划类型设置”三部分。A.“工作计划查询”可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询。工作计划又分为“全体工作计划”和“部门工作计划”两种。界面如下图所示： B.“工作计划管理”模块主要为部门和单位负责人制定，拥有该模块应用权限的用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，提交后发布人仍可修改工作计划内容。选择计划类型C.“工作计划类型设置”可添加计划类型，如下图所示： 3.3.4.7办公用品管理1．办公用品信息管理新建办公用品： 输入相应的办公用品信息，点击添加即可。当前库存就是库存初始化。办公用品查询：输入相应的信息进行查询，支持模糊查询，查询结果如下：2．办公用品登记管理新建办公用品登记：选择登记标示：采购入库、领用、借用、归还、报废。采购入库需要输入采购单价，领用、借用、归还需要选择相应得人员。 今日操作查看，对今日的操作结果进行查看和修改误操作，放弃操作（删除操作库存回滚）。办公用品登记查询：输入相应得信息进行查询，查询类型包括明细、汇总明细。登记标示空白查询所有的登记，例如选择领用，查询结果如下：单击查看部门领用汇总单击查看明细 3.3.4.8固定资产管理固定资产管理模块位于公共事务菜单下，使用该模块前首先需要在该模块下的“参数设置”模块中设置相关的参数。“计提折旧方式”可选按年、季、月三种方式折旧，“残值处理方式”可选“残值”或“残值率”。增减处理类型不能修改。如下图： 注意：以上两个参数一经设定后便不能再修改，设定时请慎重进行，建议由财务人员或在财务人员的指导下设定。设定时会出现确认提示，点击“确定”继续。完成后界面如下： 设定固定资产参数，还要设置固定资产的类别。设定完参数后，就可以进行固定资产的管理，可以新建、修改、减少和查询固定资产，还可以对固定资产进行折旧处理。新建固定资产时，有些数据与资产折旧相关，建议由财务人员或在财务人员的指导下操作。新建界面如下图所示： 在固定资产管理模块还可以修改固定资产的信息和减少某一件固定资产，以及查看某资产的折旧记录，首先输入查询条件（也可以为空），查询出相应的固定资产信息，如下图，点击“编辑”进入编辑界面（同新建固定资产的界面相同），可以修改固定资产的基本信息，点击“减少”可以减少该条固定资产的信息。可设定固定资产类别，添加的资产类别可以随时进行编辑、删除。固定资产折旧只能在相应的时间进行，如在“参数设置”模块设置“折旧计提方式”为按年折旧，则只能在每年的12月份进行折旧，如果按季折旧，则只能在每年的三、六、九、十二月份进行折旧，而且每件固定资产每年（季、月）只能折旧一次，如果该年（季、月）已经进行过折旧，则只能等到下年（季、月）再进行折旧操作。 例如在“参数设置”模块中设定为按季折旧，则我在二月份的时候点击“固定资产折旧”菜单时则给出如下提示：固定资产查询界面如下，输入查询条件，则列出相应的固定资产信息。点击“详情”或资产名称可以查看该资产的详细信息，点击“折旧记录”可以查看该资产的折旧记录。 3.3.4.9图书管理“图书管理”位于主菜单“公共事务”下面，包括三个菜单项。A.图书类别定义。用户可以根据自己的需要管理图书的类别。B.图书信息录入管理。界面如下：C.图书查询。界面和上图中图书管理的界面相似。 3.3.4.10会议申请与安排“会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。1．会议申请会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。被批准的申请具有短信提醒功能。如下图所示：选择一位会议管理员进行审批可使用手机短信提醒管理员和与会人员待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。审批通过后会有短信息提醒。至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，都会如下图一般以列表形式罗列出来，供用户查询。如下图所示： 会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对会议纪要进行修改。1．会议查询会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询的结果以列表列出。点详细信息出现“会议详细信息”页面，如左图 1．会议管理会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。如下图：管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。2．会议室设置会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。3．管理员设置 管理员设置模块主要设定管理会议的管理员，在设定好管理员后，用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。1．会议纪要会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管理员和会议申请者，可以修改会议纪要。3.3.4.11车辆申请与安排“车辆申请与安排”共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。界面类似“会议申请与安排”模块。A．车辆使用申请模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提醒功能。 B．车辆使用查询模块即可按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询，也可按照指定条件查询。C．车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。D．车辆维护管理分为车辆维护记录添加和查询两部分。车辆维护记录添加可以新建车辆维护记录，如下分别是维护记录管理的图片：E．车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。 F．调度人员管理，车辆管理中可以指定车辆调度人员，车辆的申请信息都会发至车辆调度人员，调度人员可以处理申请，即批准或者不批准。这个模块实现的就是调度人员的选择。3.3.4.12公共通讯簿公共通讯簿的主界面同“我的办公桌”下的“通讯簿”，公共通讯簿的设置在“系统管理”下的“公共事务设置”里。3.3.4.13组织机构信息“组织机构信息”位于主菜单“公共事务”下面，包括三个菜单项。此功能可以查看本单位的单位信息和部门信息，还可以查看员工的信息及在线、外出情况。 3.3.5信息交流3.3.5.1讨论区讨论区位于主菜单“信息交流”下。讨论区的主题是由管理员设置的，设置方法详见“系统管理”下的“讨论区设置”。进入讨论区，首先显示讨论区列表：发表文章点击标题查看内容讨论区可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。用户可通过点击右上角的“其它讨论区”返回讨论区列表。3.3.5.2网络会议网络会议位于主菜单“信息交流”下，包括三个菜单项。A.文本网络会议管理。操作界面如下图所示： 文本网络会议是由有“文本网络会议管理”权限的用户创建的。B.文本网络会议。进入网络会议，首先显示网络会议列表：网络会议可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议。网络会议以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击网络会议界面右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表。C.互动会议。进入后，如未使用过Netmeeting，系统会自动提示进行Netmeeting的设置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。 3.3.5.3图片管理用户可设置图片共享目录将图片进行分类管理。图片管理目录的设置见“系统管理-〉交流设置-〉图片管理设置”。3.3.6人力资源3.3.6.1人事档案“人事档案”位于主菜单“人力资源”下，包括四个菜单项：人事档案管理、人事档案查询、统计分析和字段信息定义。可以建立和查看每一位员工的人事档案，并根据单位的不同设定多样化的自定义档案信息，便于查询和管理。1.人事档案管理。用户进入界面后，选择部门，点击需要编辑的人名，就可以修改员工的信息了，也可增加和更改员工照片，可导出人事档案，以Excel格式作为备份。2.人事档案查询。操作及界面和人事档案管理相同，不过在点击人名后不能编辑该员工信息，只能查看。3.统计分析。统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析，包括：按年龄统计、按学历统计、按性别统计和按政治面貌统计，以分析图表的方式形象化的显示。 4.字段信息定义字段信息定义，是针对于一些单位的档案管理有特殊的字段需要定义而设定的。在这个模块里，用户可以设定5个自定义的字段，这些字段可以支持包含五种输入方式，有：单行输入框、多行输入框、下拉菜单、多选框和单选框。 增加自定义字段的时候，首先要设置字段显示名称和字段显示顺序，这将在档案的管理和查询时体现出来。在选择输入类型的时候，单行输入框和多行输入框（前两种）只需在下面的单选“”中点击即可，对于下拉菜单、多选框和单选框，在点击图标下方的单选“”，即可出现如下图示：在每一个要显示的名称之间用逗号隔开，输入完毕后点击确定即可在自定义字段上显示。如果希望该自定义字段能够进入档案查询，则需要在“查询字段”按钮上打勾。3.3.6.2考勤管理“考勤管理”位于主菜单“人力资源”下，包括3个部分，依次列在主操作区页面上。1.考勤审批 考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能，具有审批职权的用户，在这里可以看到不同部门的人向该用户提交的考勤审批请求。点击“批准”或者“不批准”就是审批。审批项目包括“今日外出审批”、“请假审批”和“出差审批”三项。2.人员考勤记录选择某个部门的人员，可以查看该用户的考勤记录。列于首页的是今日该人员的上下班登记和考勤统计查询。考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录，该记录详细列出了用户的上下班统计、外出记录、请假记录和出差记录。如下图：3.考勤记录查询与管理 用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况，其中对外出与请假记录可以执行删除操作。3.3.6.3劳资管理“工资上报”位于主菜单“人力资源”下面，包括三个菜单项。“工资流程管理”、“财务工资录入”和“部门工资上报”。利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目，新建工资上报流程，查看各部门工资上报的报表等。工资上报主要是为了解决一些企业为实现员工效益工资数据的收集而设计的。利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息，并直接发送给财务人员。1.工资流程管理工资项目定义： 输入项目名称、计算项需输入计算公式、上报项用于部门奖金等上报。工资流程管理，新建工资流程：操作：报表样式定义,定义报表中工资项目的显示顺序。 说明：如果不定义报表头中工资的项目从左至右的顺序为工资项目中定义的顺序。报表样式定义无需每次定义，系统会选取最新的一次报表样式定义。导入工资数据:用户可以将EXCEL的工资数据导入到SmartOA系统中。说明：1）首先EXCEL中的工资项目必须在SmartOA系统中进行定义；2）EXCEL文件必须另存为CSV格式文件。发送工资条：将工资数据以内部邮件的形式发送给用户，流程终止后才能发送工资条，工资条只能发送一次。 2.部门工资上报：用于部门奖金的上报。设为默认值：有些工资项目数据可能所有的员工都是一样的，如果某一工资项目的值设为默认值后改值将自动的出现在后续员工输入的文本框中。3.财务工资录入：部门上报项目数据不能修改点击此处计算所有项目 3.3.6.4人员考核人员考核功能模块可以实现对公司员工的各种考核如季考核、月考核等。考核的主要方式是给员工打分。具体的操作步骤：第一步：考核项目设定，包括两个方面：考核指标集和指标集明细。考核指标集的作用解决企业内部员工考核的多样性，不同类型员工的考核项目不同如普通职工、适用工、干部的考核，不同时间考核如季考核、年考核等。指标集明细，考核指标集的具体考核项目和每个考核项目评分范围。考核指标集建立如下图：输入考核指标集名称和考核指标集描述点击新建即可。指标集明细建立（点击上图中指标集明细）： 输入考核项目、分值范围点击添加即可。注意：如果考核指标集已经被应用，如果对该考核指标明细进行修改则会影响到已应用的考核任务！！！第二步：考核任务管理新建考核任务：按照管理范围：由于考核人和被考核人都是多个，如果选中按照管理范围，每个考核人进行考核时只能考核自己管理范围内（在系统管理à用户管理中设定）的被考核人。如果不选中考核人进行考核时就对所有的被考核人进行考核。选取适当的考核指标集，下拉框中会显示上一步所建立的考核指标集。匿名：在查询考核数据时是否显示考核人名称。如下图： 管理已发布的考核任务：点击考核人、被考核人、考核项目指标集进行查看。状态：该考核任务是否终止还是生效，终止的考核任务不能进行考核和修改考核分数。 操作：对考核任务进行修改、删除、终止考核任务和恢复以终止的考核任务。考核数据查询：输入查询条件进行查询，查询结果。点击考核人、被考核人、考核项目指标集进行查看。点击查阅查看考核分数。 分值统计统计特定分数段的人数，如输入89，85，84，80，统计分数为（89-85、84-80）统计结果如下： 3.3.7销售管理销售管理模块主要是一个类似企业CRM系统的管理模块，这其中涉及到客户信息的管理、产品销售和供应商的管理。3.3.7.1客户关系“客户关系”包括五个菜单项：客户基本信息管理、联系人信息管理、客户服务管理和综合查询。1.客户基本信息管理客户基本信息管理主要是实现新建客户信息和对客户的基本信息进行管理和查询。 管理罗列的客户信息对于已有客户信息的快速查询新建客户信息的时候，要求用户输入客户的各种详细信息，以便以后查询，在这些详细信息中，有许多是需要用户自定义的字段，该字段的定义见于“销售管理/基础数据设置”。设定该客户是否共享以及共享范围 新建客户的时候，需要设定该客户是否共享，或者设定共享范围，在共享范围之外的人（销售主管除外）是看不到该客户的详细信息的。2.联系人信息管理联系人信息管理，联系人信息包括联系人的单位、姓名等信息，联系人信息管理包括新建和管理两项功能。即客户名称，在客户关系管理中建立点“群发”可同时对全部联系人发送手机短信息3.客户服务管理 客户服务管理和查询，主要包含客户服务记录的登记和客户服务日程安排。点击日期查看客服日程安排客服日程安排查询记录结果新建客户客户服务记录见下图，新建后的客户服务记录可以在客户服务日程安排中查询到。此为客户自定义字段 4.综合查询综合查询有四个部分组成，分别是：“销售部门、人员”、“客户信息”、“联系人信息”和“客户服务”。3.3.7.2销售管理产品销售包括：A.产品信息管理产品信息管理包括“产品管理”、“新建产品”、“服务性产品管理”和“新建服务性产品”四种功能。产品管理的界面如下，可以对已经增加的产品进行查询和管理。 新建产品，包括新建产品的供应商和产品名称与产品信息，并可以自定义部分字段。服务型产品管理和新建，可以增加服务型的产品信息并且实现管理和查询功能。服务型的产品的新建和管理功能类似普通产品。 B.销售合同查询销售合同管理主要是对单位的合同进行管理，主要包括新建和管理两个功能，查询功能针对具体的输入项进行查询，方便快捷的实现管理。 合同的内容，可以作为合同的内容概要或者提要C.销售记录管理销售记录管理与产品管理类似，主要涉及销售记录的客户名称等等，客户信息来自客户关系模块，产品信息来自产品信息管理。 D.综合查询综合查询包括合同查询核销售记录查询。合同查询主要是对“销售部门、人员”、“合同信息”和“客户信息”的查询，还可以对这几个模块的自定义字段进行查询。具体的界面如下：销售记录查询与合同查询类似，主要涉及“销售部门、人员”、“销售信息” 和“客户信息”的查询。3.3.7.3供应商供应商包括：A.供应商信息管理供应商基本信息管理主要包括供应商基本信息的新建和查询以及编辑修改的功能。地区的修改在系统管理下的系统代码设置详细信息和编辑功能，可直接点击操作。 新建供应商信息时，包含对供应商的各种详细的联系方式的建立。如上图所示。供应商查询管理，并可实现对供应商信息的编辑修改。B.供应联系人管理供应商联系人管理与客户关系模块中联系人管理类似，在此不作赘述。3.3.7.4统计分析统计分析主要针对以上三个模块的统计，包括客户统计、服务统计和销售统计。统计分析的作用是，在一个设定的范围内，分析得到某一个变量的比重。统计方式针对“销售部门、人员”、“客户类型”、“客户企业概况”等多种不同的方式进行统计分析。A.客户统计有“销售部门、人员”、“客户类型”和“客户企业概况”三种统计方式，统计范围用户可设定，如下所示： 点击其中任何一个会弹出统计图表选定范围后点击“确定”，出现如下图示。统计结果显示可以分长型条或者表格或者圆盘分割图的方式显示出来。选择统计图的统计按照以上三个分析点此选择结果的图示方法 选择不同的分析图B.客户服务统计C.销售统计客户服务统计与销售统计类似于客户统计。3.3.7.5基础数据设置A.销售主管指派销售主管指派的功能是指定销售主管，销售主管具有查看所有客户信息的权限，但是不可修改别的销售员的客户信息。B.字段信息定义 3.3.8安全文件服务器安全文件服务器是一个企业内部员工进行文件资料转换的区域，可以实现普通文件的共享，但当重要文件设定的密级以后，只能由该用户指定的用户才能操作该重要文件，保证了重要文件在企业内部的流转的安全性。点击【安全文件服务器】如图所示：分为：【用户密级】、【安全目录】、【共享目录】，下面详细介绍一下每个模块的功能。3.3.8.1用户密级管理员可以为每个用户设定安全密级，如图所示：安全密级分为：非密、内部、机密、秘密。 文件同样也分为：非密、内部、机密、秘密。3.3.8.2安全目录【安全目录】是用户自己的一个私有存储空间，如图所示：【安全目录】显示的是用户的私有目录，点击安全目录可以隐藏下属的所有目录同样你可以根据自己的需要【新建目录】，点击【新建目录】，如图所示：填写指定的【排序号】【文件夹名称】后，点击【确定】，一个新的子文件夹就创建成功了。【重命名文件夹】可以根据文件夹的排序号，来修改当前的文件夹名称，如图所示： 【查询文件】当文件比较多时，我们为您提供了一个查询功能，如图所示：根据文件的文字，排序号，内容关键字等，可以快速的帮您找到要找的文件。【文件上传】可以把您认为重要的文件，或者需要流转的文件上传到文件管理服务器，如图：在上传的过程中，系统要求用户强制对文件进行标密。 【文件转移】，点击，可以将选择的文件或者文件夹转移到其他目录下面去。3.3.8.3文件操作每个文件都有【授权】【编辑】【删除】权限，如图：点击【授权】，如图： 把需要授权的用户添加到左边的授权框中，点击保存，该用户就可以查看到这个文件的内容了当您需要对该用户设置策略时，只要选中该用户，点击【设置策略】，如图：分别有【编辑】【删除】【阅读】，默认是阅读策略。策略设置完成后点击【确定】就可以了。【编辑】点击该按钮，如图所示：可以根据用户需求，修改文档的密级，更新文档，添加文档说明等。【删除】点击该按钮将文件删除，如图： 对于office文档，提供在线编辑，在线阅读功能，如图所示：点击【阅读】【编辑】，如图：真正实现了在线阅读，在线编辑功能.3.3.8.4共享目录点击【共享目录】，如图： 这些是由管理来制定的网络共享磁盘。管理员可以为整个公司设定以个共享磁盘，也可以为单个部门设定共享磁盘。如何设置在“系统管理”将详细说明。3.3.9系统管理3.3.9.1组织机构设置“组织机构设置”位于主菜单“系统管理”下，包括四个菜单项。A.单位管理：可以输入单位的相关信息。B.部门管理：可以根据本单位实际情况设置多级部门。可填写部门职能的简略介绍。如图：C.用户管理： 用户管理主要是添加和查询用户，并对用户的基本属性做一定的修改。系统管理员可以对用户的密码进行清空。点击“用户管理”首先会出现查询用户的界面如下：在左边的部门中点击部门名称，则将自动列出该部门的所有人员，并可以添加用户至该部门中：仅admin具备清空密码的功能在此可设定用户的手机禁止用户登录SmartOA的一些选择每个用户可指定多个辅助角色相同角色的用户排序号码在增加用户的时候，有一个“指定辅助角色” 选项，主角色用于排序，用户的权限是主角色和多个辅助角色的权限合集。如此一来，角色的设置数目就可以减少，并且便于定义多个基本的权限组合，更加灵活。为了实现SmartOA从内部办公系统，提升为企业对外窗口的目的，SmartOA内对用户登录设置了三个访问控制属性：1.禁止登录SmartOA系统：如果这个属性被选上，则该用户虽然属于某一个部门却不能登陆系统，对普通用户为不可见，也不是在“离职/外部人员”列表中。在人力资源等模块可以对其进行管理。2.禁止查看用户列表：如果用户被禁止查看用户列表，则此用户无法看到任何一处的用户名单，由此也不能给任何用户发送即时消息或者邮件。3.禁止显示桌面：有的客户不能察看桌面，如果相应的模块权限也没有，则这个用户就无法看到系统的一些关键数据，保密措施之一。在添加新用户的功能下，可以看到部门用户列表，如下图所示。对于系统管理员(admin)来说，可以在此清空密码或者编辑用户属性。D.角色与权限管理。管理员根据本单位需要添加角色和给每个角色定义权限。添加角色界面如下：点击新建角色 点击编辑权限点击编辑权限，在该角色可以执行的模块名称前打勾即可。3.3.9.2工作流设置 系统中的“工作流”功能非常实用、灵活，可以极高的效率完成必须由多个人按照一定的步骤、顺序分工完成的工作任务。流程分为固定步骤流程和自由流程，流程设置包括设计表单和定义流程两部分。设计表单表单是业务流程中的数据的载体，是日常工作中的工作单、业务卡片等以纸张形式存在的单证在办公系统中的数字化体现。表单的内容和用于填写信息的“字段”是可以由用户自己定义的，本系统支持用户定义任意多张表单用以体现不同的业务或公文的单证格式。设计表单的方法为：点击“新建表单”按钮，然后指定表单名称,保存后该表单即出现在“未分类表单”下的列表中，接下来需要编辑表单字段，通过“新建表单字段”来加入新的字段，需要指定字段名称等信息，用户可以通过表单预览来查看表单效果，直到满意为止。字段的序号是可以调整的，应尽量保证序号的连续性。定义流程流程是日常工作中的业务办理过程在办公系统中的数字化体现。流程的步骤也就是业务办理过程中的办理环节。流程与流程的步骤是可以由用户自己定义的，本系统支持用户定义任意多个流程用以体现不同的业务或公文的办理过程。 定义流程的方法为：点击“新建流程”按钮，然后指定表单和流程类型，不同的流程可以指定相同的表单。流程类型分为“固定步骤流程”和“自由流程”两种，二者的区别是：“固定步骤流程”是针对工作中的工作流步骤可以固定，没有很大变化的模块定义的，“自由流程”是针对工作中的工作流步骤无法固定，带有很大的灵活性，会有一些反复的情况定义的，都可以带有word文档附件。保存后该表单即出现在“管理流程”下的列表中，接下来需要编辑步骤，通过“新建流程步骤”来加入新的步骤，需要指定步骤名称等信息，流程步骤的序号是可以调整的，但必须是从1开始的连续数字，中间不能有空缺的序号。步骤定义完毕后需要编辑每一步骤的经办人和可写字段。第一个步骤的经办人可以新建基于该流程的公文流转或业务。设计表单界面如下图： 定义流程界面如下图：设定流程名称、所用表单、流程类型设定流程步骤的序号、名称点击进入流程设计器，默认进入图形化设计 可以选择图形还是列表视图，当前状态是图形视图右键菜单可以设置流程的步骤属性自由流程不需要编辑步骤。流程分类建立流程分类，将定义好的流程进行归类，以便查询。注：关于工作流的详细说明，请参见网站的“工作流使用详解”文档。3.3.9.3公共事务设置1.考勤设置考勤设置分为“排班管理”、“考勤数据管理”和“编辑考勤管理人员”和“设置上下班登记间隔时间”。“排班管理”是用来设置单位考勤时间的，最多可以显示6次登记。 “考勤数据管理”和“清空考勤数据”用于方便地删除各项考勤的数据或者全部考勤数据。“编辑考勤管理人员”指定考勤的管理人员（在请假登记和外出申请时向“编辑考勤管理人员”中指定的人员申请）。“设置上下班登记间隔时间”，可以防止考勤作弊。考勤管理中可以设置免签人员，这些用户一旦被设置为免签，则不需要上下班登记。为了考勤数据中更加可靠的实现公平，考勤管理中具备“设置节假日时间”，节假日不算入考勤中。2.公共网址设置该模块用来管理公共网址，可在此模块添加、编辑和删除公共网址。界面如下图： 3.工作日志设置工作日志设置，主要是对工作日志进行锁定，就是在一定时间范围内，工作日志是不可修改的。4.公共通讯簿设置界面与操作方式同“我的办公桌”下的“通讯簿”。3.3.9.4交流设置A.简单讨论区设置。“简单讨论区设置”包括讨论区的新建、编辑和删除。新建讨论区界面如下图： B.超级论坛设置。“超级论坛设置”和一般网站上的论坛设置类似。C.文本聊天室设置。操作方式与“讨论区设置”基本相同。D.公共文件柜设置。“公共文件柜设置”位于主菜单“系统管理”下，包括公共文件夹的新建、编辑、删除、权限设置。新建文件夹界面如下图：管理员可以指定文件夹的访问、管理、新建和下载/打印权限，设置都在“权限设置”中进行，如下图所示：E.网络硬盘设置。用来设置网络硬盘的共享目录和管理权限，如图： 网络硬盘只能共享SmartOA服务器的文件路径。F.图片浏览设置。设置的方法与网络硬盘一致。3.3.9.5手机短信设置手机短信模块为可选模块，具有模块权限、提醒权限、外发权限、短信管理功能。A.模块权限 如上图，此模块主要设置允许手机短信提醒的模块，如果选中某个模块为允许发送手机短信的模块，则在使用该模块时，可以选择发送手机短信提醒用户。B.提醒权限此处设置允许提醒的人员，如果该用户未被选入允许提醒人员列表中，系统将不会向该用户发送手机短信提醒。C.外发权限外发权限设置和提醒权限设置一样，此设置为选定某些用户可以经由系统向外发送手机短信，若未被选入允许人员列表，则无外发权限。D.短信管理 短信管理实现了对于所有已发未删除手机短信的查询和统计功能，便于单位最终的统计和管理。3.3.9.6界面设置可以将IE浏览器窗口标题、主界面-底部状态栏置中文字和主界面顶部大标题、登录界面图片改为适合本单位的文字。 上传登录界面的图片是否允许用户上传头像更改左上角的主标体SmartOA系统用户，可在“我的办公桌”下“个人设置”模块中，设置自己喜欢的界面风格。 点击“桌面模块设置”，可添加或修改桌面上左右列出的功能模块的排列顺序。添加模块可以从Index中选择模块，并将其编号，选择其显示的左或者右的位置即可。添加后，在管理模块下，可以看到已选模块列表。在已选择模块后点击“编辑”，可以编辑其位置、序号和文件。3.3.9.7菜单设置该模块为用户提供一个自定义菜单的界面，使用户能够按照自己的特点与习惯更改菜单的名称，以及根据自己的需要添加自定义模块，挂接在SmartOA系统中。在用户对菜单进行设置前，建议先向科技进行咨询，在开发商的指导下进行修改。而且开始的时候最好使用下图中“菜单备份/恢复”对菜单进行备份，以备恢复用。下图为“菜单设置”模块的主界面： 点击“编辑”，可以编辑菜单的名称和图片，如下图：点击“下一级”，可以编辑、添加和删除下一级菜单，界面和操作方法和上一级相同，如下图： 点击“增加菜单主分类”可以添加一级菜单分类，界面如下图：用户在自定义完菜单的时候建议检查一下菜单设置的有效性，点击“错误子菜单列表”按钮，则列出来所有设置不正确的子菜单： 3.3.9.8系统代码设置系统代码设置主要是为了以下四个模块的类型多样化而设置，这四个模块分别是：“内部短消息类型”、“公告通知类型”、“新闻类型”和“系统日志类型”。以内部短信息为例，点击“内部短信息类型”的下一级，可以排列出系统默认的内部短信类型，这些类型都是不能删除的。如下图示：自己添加的类型是可以删除的点击“增加代码项”，可以增加新的短信息类型：则以后内部短信息的类型中就多了一项。特别对于公告通知管理，每一个公告通知都要对应一个通知类型，如“财务通知”、“行政通知”等。如此对于办公时能更加便捷。 3.3.9.9数据库管理用来进行数据库优化、修复、备份、导入和升级，以及修正在线人数问题。在进行该模块的任何操作前，请备份数据库，以策安全。3.3.9.10系统日志管理系统日志模块提供对用户登录系统情况、访问量的统计、用户对SmartOA的部分操作记录进行查询和管理。3.3.9.11系统资源管理该模块用来查询每个用户占用系统存储空间情况（邮件、个人文件柜）。允许管理员限制个人邮箱、个人文件柜的容量。资源回收模块可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，以便释放所占用的空间。系统资源查询中能看到部门的所有人在内部邮件和个人文件柜中占用的资源，并以列表方式显示：系统资源管理中可以查询、监控和回收及设置系统资源。 系统资源回收功能主要是对系统得历史短信和内部邮件的清除，或者清除一些系统垃圾。包括：删除所有已读内部短信、备份或删除指定时间的资源、删除指定用户的资源和清除系统垃圾等。具体操作界面如下：删除特定用户指定模块资源删除指定模块和时间的资源把已经阅读的内部段信息全部删除 回收已删除用户的资源对于系统资源的监控，主要是针对部分用户的占用资源情况和SmartOA本身在服务器的总体资源中的占据比例。SmartOA所在硬盘空间情况对于各个角色，可以设置其“个人文件柜”和“内部邮件”的容量大小，如果大小不填，则表示不限制容量。 3.3.9.12系统访问控制系统访问控制用来设定用户登录系统IP规则和考勤IP规则，限制用户只能从设定的IP段登录和考勤。如果没有设置该规则，则允许用户从任意IP段登录和考勤。（对于广域网使用的客户来说，最好不要设置，以免广域网无法登录。）3.3.9.13系统安全设置为了系统的安全性，可设定密码的有效期，并且可以设置密码错误登陆次数的限制。3.3.9.14系统信息显示软件版本号、注册码、服务器信息以及SmartOA最新版本等。3.3.10审计中心该模块是用来审计单位企业对文件服务器的使用情况，一旦出现文件泄露，可以及时的找到元凶该模块分为：【日志概况】【年度数据】【时段统计】【日志管理】【日志概况】：显示了一些基本信息，和最近的10条日志，如图： 【年度数据】：根据日志，显示出每个月的使用情况，并编制成表和图，让用户更加直观.【时段统计】：根据每天的使用情况，显示每天的访问量，同时也是编制成表和图的形式。【日志管理】：用来查询每个用户的日志，只有管理员才有权限可以吧日志清空，如图所示： 当管理员需要查找日志时，填写上述内容，点击【确定】，系统就可以根据用户的条件，筛选出用户所需要的日志,如图：【清空系统日志】：将所有日志全部清空，只有得到最该领导的批准，管理员才能清空日志。3.3.11附件程序提供一些实用信息，如：邮政编码查询、公交信息、列车时刻、万年历、世界时间和一些小游戏。