bec商务信函写作规则

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1、商务信函的书写规则（一）写信的原则（WritingPrinciples）已从原来的3（Conciseness,Clearness,Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"：Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration)实例DearSirs,　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CopperWire　　WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100

2、tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicensewewillopentheL/Cbycable.(信的本文汉译)：　　关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第８／０７０／０２Ｂ号报盘单所报１００吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。　一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。要求书信的"完整"，　理由有三：１．一封完整的书信比

3、一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；２．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；３．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；４．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（CompleteandEffective）而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个"Ｗ"来检验，既："Who,What,Where,When及Why(包括How)"例如:在定货的信中，必须明确说明"需要什么商品"(Whatyouwant)"何时需要"(Whenyouneedthegoods)"货物发到何地

4、何人收"(toWhomandWherethegoodstobesent)"如何付款"(Howpaymentwillbemade)如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由"为什么"(Why)Clearness(清楚)（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此

5、，最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次"：（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a)Plea

6、seletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的""修饰的内容不同：a)你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们。所以a)可译成"请告你们要我们为此尽快做些什么"；b)可译为"请尽快告知，你们要我们为此事做些什么"。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误

7、解或不清楚。例句：不好：TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.(四)注意前后一致和紧凑，连贯不一致：Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.or;A

8、syouareacertifiedpublicacc